Otomasyon

Yazılım Robotları ve İş Süreci Otomasyonu

Bir çalışanın her gün aynı sırayla açtığı ekranlar, indirdiği raporlar ve iki program arasında elle taşıdığı veriler otomatikleştirilebilir. Önce işin resmi bir yolu var mı diye bakıyoruz; yoksa ekranı kullanan bir yazılım robotu kuruyoruz.

Ücretsiz Online Keşif Tüm çözümler

Kısa özet

İş süreci otomasyonu, kural tabanlı ve tekrar eden işin yazılıma devredilmesidir: rapor indirmek, veri aktarmak, kontrol etmek, bildirim göndermek.
Yöntem sırası bellidir: önce programın resmi arayüzü (API), yoksa belgelenmiş dosya aktarımı, o da yoksa ekranı kullanan yazılım robotu (RPA).
Robot giriş ve doğrulama kodunu atlatmaz, kullanıcının kendi yetkisiyle çalışır. Ekran değiştiğinde güncellenmesi gerekir; bu yüzden bakım baştan plana yazılır.
Bir mali müşavirlik ofisinde kullanımda olan Luca fatura robotumuz bu yaklaşımın çalışan örneğidir; ekran görüntüleri ilgili sayfada.
Ofis, satış, depo ve fabrika süreçlerinde uygulanabilir. Sabit fiyat, teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme.

Hangi işler otomatikleşmeye uygun

Her iş otomasyona uygun değildir. Uygun olanların ortak noktası şudur: adımlar her seferinde aynıdır, karar kurallarla verilebilir ve iş sık tekrarlanır. Bir çalışan aynı işi her gün ya da her hafta, aynı sırayla yapıyorsa büyük ihtimalle otomatikleştirilebilir.

Uzmanlık ve yorum isteyen kısım çalışanda kalır. Otomasyonun amacı insanı işten çıkarmak değil, ekran başında geçen mekanik zamanı uzmanlık gereken işe aktarmaktır.

Bir portaldan ya da programdan her gün aynı raporu indirmek
Bir programdaki veriyi elle başka bir programa yeniden girmek
E-postayla ya da Excel ile gelen siparişi, irsaliyeyi, fiyat listesini sisteme işlemek
Belirli bir durum oluştuğunda ilgili kişiye bildirim göndermek: kritik stok, geciken sipariş, muhasebeleşmemiş fatura
Ay sonu kontrol listesini satır satır elle doğrulamak

Önce resmi yol, son çare robot

Otomasyon konuşulurken akla ilk gelen genellikle ekranı tıklayan bir robottur. Oysa robot, seçeneklerin en kırılganıdır: ekran değiştiğinde güncellenmesi gerekir. Bu yüzden her süreçte önce daha sağlam bir yol olup olmadığına bakıyoruz.

Otomasyon yöntemleri — sağlamlık sırasına göre
Yöntem	Ne zaman	Artısı	Dikkat edilecek
Resmi arayüz (API, web servis)	Program belgelenmiş bir arayüz sunuyorsa	En sağlam yol; sürüm değişikliklerinde öngörülebilir	Erişim başvurusu, lisans ya da istek limiti olabilir
Belgelenmiş dosya aktarımı	Program Excel, CSV ya da XML içe/dışa aktarımı sunuyorsa	Ne gönderildiği dosyada görünür	Gerçek zamanlı değil, belirli aralıklarla çalışır
Veritabanından okuma	Yalnızca rapor ve kontrol için, programın izin verdiği ölçüde	Hızlı ve toplu okuma	Yazma her zaman resmi yoldan yapılır
Yazılım robotu (RPA)	Yukarıdakilerin hiçbiri yoksa	Elle yapılan işi aynen yapar	Ekran değişince güncellenir; kullanım koşulları kontrol edilir

Ofis, satış, depo ve fabrika süreçleri

Aşağıdaki liste bir ürün kataloğu değil; geliştirebildiğimiz iş türlerini gösteriyor. Hangisinin sizde uygulanabileceği, kullandığınız programlara ve sürecin nasıl işlediğine bağlıdır.

Muhasebe ve ofis

Muhasebe portalından fatura sorgulama, indirme ve muhasebeleşme kontrolü (mali müşavir ofisinde kullanımda)
Gelen faturaların ve belgelerin kurala göre klasörlenmesi
Cari ekstre ve bakiye hatırlatmalarının belirli günlerde hazırlanıp gönderilmesi
Ay sonu kontrol listesinin otomatik doğrulanması

Satış ve sipariş

E-postayla ya da Excel ile gelen siparişin okunup ERP’ye resmi arayüzünden aktarılması
Bayi siparişlerinin onay adımından geçip programa düşmesi
E-ticaret ve pazaryeri siparişlerinin muhasebe programına taşınması
Geciken siparişler için sorumluya otomatik bildirim

Depo ve stok

Kritik stok seviyesinin altına düşen ürünler için uyarı
Sayım sonuçlarının programdaki bakiyeyle karşılaştırılıp fark listesinin çıkarılması
Tedarikçi portallarından fiyat ve stok bilgisinin düzenli toplanması (portalın izin verdiği ölçüde)

Fabrika ve üretim

Vardiya sonunda üretim kayıtlarının toplanıp yöneticiye özet rapor olarak gönderilmesi
Üretim, fire ve duruş verisinin ERP’ye aktarılması
Makine ya da istasyon verisinin panoya taşınması
Sevkiyat ve irsaliye bilgisinin müşteri portalına iletilmesi

Çalışan bir örnek: mali müşavir ofisindeki fatura robotu

Bu yaklaşımın kullanımda olan örneği, bir mali müşavirlik ofisi için geliştirdiğimiz Luca fatura robotu. Robot, seçilen firmaların faturalarını tarar, kaçının muhasebeleşmediğini gösterir, dosyaları klasörlere dağıtır ve belirlenen saatte kendiliğinden çalışır. Giriş ve doğrulama kodu çalışanda kalır.

Ekran görüntüleri ve ayrıntılar mali müşavir ofisi otomasyonu sayfasında. Ofisin adını gizlilik nedeniyle paylaşmıyoruz.

Robotların zayıf noktaları ve önlemleri

Otomasyonu satarken yalnızca kazancı anlatmak kolaydır. Kurulumdan sonra işinize yarayıp yaramayacağını ise zayıf noktaların baştan yönetilmesi belirler.

Bilinen riskler ve kurulumda alınan önlemler
Risk	Ne olur	Önlem
Ekran değişikliği	Robot ilgili adımda durur	Adımlar yapılandırma dosyasında; hata bildirimi; bakım kalemi
Oturumun düşmesi	Robot çalışamaz	Yeniden giriş istenir; çalışan bilgilendirilir
Doğrulama kodu, iki adımlı doğrulama	Robot bunları atlatmaz	Giriş her zaman insanda kalır; tasarım buna göre kurulur
Sessiz hata	İş yapılmamış ama fark edilmemiş olur	Her çalışmanın sonucu tabloda ve günlükte görünür
Kişisel veri	Mükellef ya da müşteri verisi işlenir	Bilgiler işletmenin kendi bilgisayarında ya da sunucusunda kalır; KVKK süreçleri birlikte gözden geçirilir

Tek süreçle başlayın

Otomasyona en iyi başlangıç, bütün şirketi bir anda dönüştürmek değil, en çok zaman alan tek bir süreci seçmektir. Bu süreç çalışır hâle gelince sonuç görünür olur ve sıradaki sürecin kararı veriye dayanır.

Keşif görüşmesi: hangi işler tekrar ediyor, hangi programlar kullanılıyor
Süreç seçimi: en sık tekrar eden ve kuralları en net olan iş
Yöntem kararı: resmi arayüz, dosya aktarımı ya da robot
Deneme: otomasyon birkaç çalışma boyunca elle yapılan işle karşılaştırılır
Teslim: sabit fiyat, teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme; sonrası için isteğe bağlı bakım

Hangi programlarla çalışır?

Bu çözüm muhasebe programınızın yerine geçmez; onunla veri alışverişi yapar. Her programın veriye erişim yolu farklıdır, ayrıntısı ilgili sayfada.

Sahada nasıl görünüyor?

Sabah raporu

Her sabah birinin portala girip indirdiği rapor, belirlenen saatte robot tarafından alınır ve ilgili kişiye gönderilir. Rapor alınamazsa bu da bildirilir.

Çift veri girişinin kaldırılması

Bir programda oluşan kayıt, ikinci programa resmi arayüzünden ya da dosya aktarımıyla taşınır. Aynı veri iki kez elle girilmez.

İstisnaların yakalanması

Muhasebeleşmemiş fatura, kritik stok ya da geciken sipariş gibi durumlar listelenir ve sorumlusuna iletilir. Ekip tüm listeyi değil, yalnızca istisnaları inceler.

Vardiya sonu üretim özeti

Sahadan toplanan üretim, fire ve duruş kayıtları vardiya sonunda özetlenip yöneticiye gönderilir; gerekiyorsa ERP’ye aktarılır.

Referans iş birliği

Entegrasyon tarafında yeni bir hat kuruyoruz ve ilk projeleri referans iş birliğiyle yürütüyoruz: projenin sonunda ölçülebilir sonuçları vaka çalışması olarak yayımlamamıza ve sizi referans göstermemize izin veren firmalara özel koşul uyguluyoruz. Karşılığında alacağınız şey standart bir paket değil, süreçlerinize göre yazılmış bir sistem — ve geliştiren ekibe doğrudan erişim.

Sık sorulan sorular

RPA ile API entegrasyonu arasındaki fark nedir?

API entegrasyonu, programın dışarıya açtığı resmi arayüzü kullanır ve daha sağlamdır. RPA yani yazılım robotu ise kullanıcının elle kullandığı ekranları kullanır; resmi arayüz olmayan yerde işe yarar ama ekran değiştiğinde güncellenmesi gerekir. Önce resmi yola bakıyor, robotu son çare olarak kullanıyoruz.

Robot şifrelerimizi saklıyor mu?

Robot, işletmenin kendi kullanıcısıyla ve işletmenin kendi bilgisayarında ya da sunucusunda çalışır. Giriş ve doğrulama kodu adımı kullanıcıda kalır. Bilgilerin nerede tutulacağı kurulumdan önce yazılı olarak netleştirilir.

Hangi programlarla çalışıyor?

Belirli bir programa bağlı değil. Logo, Netsis, Mikro, Luca, Paraşüt gibi muhasebe ve ERP programlarında önce o programın sunduğu resmi yollar kullanılır. Robot, web arayüzü olan ve kullanım koşulları uygun olan portallarda devreye girer.

Fabrikada da kullanılabilir mi?

Evet. Üretim kayıtlarının toplanması, vardiya özetleri, fire ve duruş raporları, ERP’ye aktarım gibi işler otomatikleştirilebilir. Sahadan veri toplanması gerekiyorsa üretim takip ve barkodlu stok çözümlerimizle birlikte kurulur.

Daha önce çalışan bir örneğiniz var mı?

Evet. Bir mali müşavirlik ofisinde kullanımda olan Luca fatura robotu, bu yaklaşımın çalışan örneği. Ekran görüntüleri mali müşavir ofisi otomasyonu sayfasında.

Ne kadar sürer, ne kadar tutar?

Sürecin karmaşıklığına ve kullanılan programların sunduğu yollara göre değişir. Tek bir süreçle başlamayı öneriyoruz; keşif görüşmesinden sonra sabit fiyatlı yazılı teklif veriyoruz. Teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme standarttır.

Mersin dışındaki işletmelerle çalışıyor musunuz?

Evet. Keşif görüşmesi online yapılır; kurulumun büyük kısmı uzaktan tamamlanabilir. Mersin, Adana, Hatay, Osmaniye ve Gaziantep’te gerektiğinde yerinde kurulum da yapıyoruz.

İlgili çözümler

Mali Müşavir Ofisi Otomasyonu

Luca’da fatura sorgulama, muhasebeleşme kontrolü ve dosyalama gibi her ay tekrar eden işleri yapan yazılım robotu. Kullanımda olan bir sistem.

ERP ve Muhasebe Programı Entegrasyonu

Logo, Netsis, Mikro, Zirve, ETA — hangisini kullanıyorsanız kullanın. Programınız kalır, sahayı ona biz bağlarız.

Üretim Takip Yazılımı (MES)

Tezgâhta ne olduğunu vardiya bitmeden görün. İş emri, duruş, fire ve OEE ölçümü — mevcut ERP’nizin üstüne.

Fabrikaya Özel Yazılım

Paket yazılımın bittiği yerde başlayan iş. Süreçlerinize göre yazılan, kaynak kodu size ait sistem.

Mevcut sisteminizi konuşalım

Hangi programı kullandığınızı, sahada hangi verinin elle girildiğini ve neyi otomatikleştirmek istediğinizi anlatın. İlk görüşmede teknik olarak mümkün olup olmadığını ve hangi yöntemle yapılacağını netleştiriyoruz.

Ücretsiz Online Keşif İlgili hizmetimiz