İş Süreçleri Otomasyonu: Ofiste Hangi İşler Otomatikleştirilmeli?

İş süreçleri otomasyonu neden envanterle başlar?

İş süreçleri otomasyonu, kural tabanlı ve tekrar eden işin yazılıma devredilmesidir; hangi işin devredileceğine ise ancak işler görünür olduğunda karar verilebilir. Envanter bu görünürlüğü sağlar.

Envanter olmadan üç hata sık yapılır:

• Gürültülü işi seçmek. Herkesin şikâyet ettiği iş ayda bir kez yapılıyor olabilir. Kimsenin dile getirmediği, her gün yirmi dakika süren iş ise yılda çok daha fazla zaman alır.
• Yorum gerektiren işi seçmek. Müşteriye özel fiyat belirlemek, şikâyete cevap yazmak gibi işler kurala dökülemez. Bu işlerde otomasyon değil, şablon ya da hazır veri desteği işe yarar.
• Bozuk süreci otomatikleştirmek. Adımları kişiden kişiye değişen bir işi otomatikleştirmek, düzensizliği hızlandırmaktır. Önce süreç düzeltilir, sonra otomasyon konuşulur.

Microsoft'un Power Automate eğitim belgesi de otomasyon adayını seçerken benzer ölçütler sayıyor: süreç standart ve tutarlı mı, sık tekrarlanıyor mu, sonucu öngörülebilir mi, elle yapılırken hataya açık mı, hata olursa etkisi büyük mü. Aşağıdaki yöntem bu ölçütleri küçük bir ofisin bir haftada uygulayabileceği hâle getiriyor.

Bir haftalık görev kaydı nasıl tutulur?

Görev kaydı, her çalışanın bir hafta boyunca tekrar eden işlerini kısa satırlarla not ettiği bir tablodur. Ekranı izleyen bir yazılım gerekmez; paylaşılan bir Excel dosyası ya da kâğıt form yeterlidir.

Kayıt için kurallar:

1. Bir hafta, olağan bir hafta. Ay sonu kapanışı ya da bayram öncesi gibi istisnai bir hafta seçmeyin. Ayda bir yapılan işleri ise ayrıca, hatırlayarak ekleyin.
2. Görevi fiil ve nesneyle yazın. "Muhasebe" değil, "Pazaryeri siparişlerini muhasebe programına girmek".
3. Süreyi tahmin değil, ölçüm olarak yazın. Başlarken ve bitirirken saate bakmak yeterli.
4. Her tekrarı ayrı yazmayın. Aynı görev her gün yapılıyorsa bir satır açın, sıklık sütununa "günlük" yazın.
5. Çalışanı yargılamayın. Kayıt bir performans ölçümü değildir. Çalışan bunu böyle algılarsa süreleri kısa yazar ve envanter işe yaramaz.

Aşağıdaki tabloyu şablon olarak kopyalayabilirsiniz. İlk iki satır doldurma biçimini göstermek için örnektir.

Haftanın sonunda listeyi birleştirin. Aynı görevi iki kişi farklı adlarla yazmış olabilir; birleştirirken bunları tek satıra indirin.

Daha büyük ekiplerde masaüstü adımlarını kaydedip analiz eden araçlar da var. Microsoft, Power Automate içinde bunu "task mining" adıyla sunuyor. Bu tür bir araç kullanılacaksa çalışan ekranının kaydedildiğini unutmayın: 6698 sayılı KVKK'nın 10. maddesindeki aydınlatma yükümlülüğü ve 5. maddedeki işleme şartı gündeme gelir; konu hukuk danışmanınızla değerlendirilir. Küçük bir ofis için elle tutulan bir haftalık kayıt çoğu zaman yeterlidir.

Hangi görev otomasyona uygundur? Dört soruluk kapı

Bir görevin otomasyona uygun olması için adımlarının sabit, kararının kurala dayalı, girdisinin dijital ve sürecinin kararlı olması gerekir. Puanlamadan önce her görevi bu dört sorudan geçirin. Bir tanesine "hayır" cevabı varsa görev puanlanmaz.

1. Adımlar her seferinde aynı mı? Aynı ekranlar, aynı sırayla açılıyor mu? Kişiden kişiye değişiyorsa önce süreç yazıya dökülür.
2. Karar kurala bağlanabiliyor mu? "Tutar eşleşmiyorsa listeye al" bir kuraldır. "Müşteriye göre uygun fiyatı belirle" bir yorumdur.
3. Girdi dijital mi? Ekranda, dosyada ya da e-postada duran veri işlenebilir. El yazısı formlar, telefonla gelen bilgi ya da kâğıt irsaliye önce dijitale çevrilmelidir.
4. Süreç önümüzdeki aylarda değişecek mi? Program değişikliği ya da organizasyon değişikliği planlanıyorsa, bugün kurulan otomasyon yakında yeniden yazılabilir.

Kapıdan geçemeyen görevler çöpe atılmaz. Ayrı bir "önce düzeltilecekler" listesine yazılır. Bazen en büyük kazanç, otomasyondan önce süreci sadeleştirmekten gelir.

Puanlama yöntemi: sıklık × süre × hata maliyeti

Kapıdan geçen her görev üç ölçütte 1 ile 3 arasında puanlanır ve üç puan çarpılır; sonuç 1 ile 27 arasında bir öncelik puanıdır. Çarpma kullanmanın sebebi şudur: üç ölçütten biri çok düşükse görev öne çıkmamalıdır. Ayda bir yapılan beş dakikalık iş, hata maliyeti yüksek olsa da ilk proje olmaz.

Hata maliyeti sütunu çoğu zaman en çok tartışılan sütundur. Burada sorulacak soru şudur: bu görev yanlış ya da eksik yapılırsa ne olur ve kim fark eder? Bir muhasebeleşmemiş faturanın ay sonuna kalması, bir kritik stok uyarısının atlanması ya da bir beyan süresinin kaçması 3 puanlık hatalardır.

Örnek senaryo: altı görevlik bir envanter

Aşağıdaki tablo varsayımsal bir ticaret firmasının envanteridir. Aylık süre, ayda yaklaşık 21 iş günü ve 4 hafta varsayımıyla hesaplandı.

İki şeye dikkat edin. Birincisi, kritik stok kontrolü yalnızca 105 dakika sürse de hata maliyeti yüksek olduğu için haftalık rapordan önde. İkincisi, teklif hazırlama listeden çıkmadı; otomasyon yerine hazır fiyat listesi ve teklif şablonu gibi bir destekle ele alınacak.

Otomatikleştirmemeniz gereken işler

Her tekrarlayan iş otomasyona değmez; bazı işlerde otomasyonun kurulumu ve bakımı kazandırdığından fazlasını alır. Envanterde şu işaretlere bakın:

• Çok seyrek iş. Yılda birkaç kez yapılan bir işin otomasyonu, bir sonraki çalıştırmada büyük ihtimalle bakım ister.
• Sık değişen ekran ya da kural. Portalı ya da kuralı her ay değişen bir işte robotun bakım maliyeti yüksek olur.
• Doğrulama adımı insan gerektiren iş. CAPTCHA, iki adımlı doğrulama ya da e-imza gibi adımlar insanda kalır. Otomasyon bu adımdan sonrasını üstlenebilir, adımın kendisini değil.
• Banka ve ödeme portalları. Bu portallarda ekran robotu önermiyoruz. Bankanın dosya indirme seçeneği, kurumsal servisi ya da açık bankacılık kapsamındaki hesap bilgisi hizmeti doğru yoldur.
• Hazır çözümü olan iş. Kullandığınız programın içinde bu işi yapan bir özellik ya da modül varsa, önce o açılır. Var olan özelliği yeniden yazmayı önermeyiz.

İlk projeyi seçmek: puan yetmez, yol da gerekir

İlk proje, en yüksek puanlı görevler arasından resmî bir entegrasyon yolu olan, sahibi belli ve sonucu ölçülebilen görevdir. Puan önceliği gösterir; hangi görevin ilk sırada çalışacağını ise yöntem belirler.

Her aday görev için şu tabloyu doldurun:

Örnek senaryodaki ilk sırada pazaryeri sipariş girişi var. Büyük pazaryerleri satıcılarına sipariş verisi için API sunar; kullandığınız pazaryerinin güncel satıcı belgesinde teyit edilir. Muhasebe ya da ERP tarafında ise programın resmî arayüzü kullanılır. Logo, Netsis ve Mikro gibi programlarda üreticinin belgelenmiş arayüzleri var; erişim izni çoğunlukla yetkili bayi kanalından açılır. İki tarafta da resmî yol olduğu için bu görev iyi bir ilk projedir. Ayrıntısı ERP entegrasyonu sayfamızda.

İkinci sıradaki fatura indirme işi, portalın açık bir API'si yoksa yazılım robotu ile çözülür. Bu yaklaşımın kullanımda olan bir örneği var: bir mali müşavirlik ofisinde çalışan Luca fatura robotu, seçilen firmaların e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve UTTS belgelerini çekip muhasebeleşmiş ve muhasebeleşmemiş sayısını çıkarıyor, dosyaları mükellef klasörlerine dağıtıyor. Robot ofisin kendi bilgisayarında çalışıyor; giriş bilgileri orada kalıyor ve doğrulama kodunu çalışan kendisi giriyor.

Deneme dönemi: sonucu nasıl ölçersiniz?

Otomasyonun işe yarayıp yaramadığı, birkaç çalışma boyunca elle yapılan işle yan yana karşılaştırılarak ölçülür. Envanterde yazdığınız süre bu karşılaştırmanın başlangıç noktasıdır.

Deneme döneminde üç şeye bakın:

1. Doğruluk. Otomasyonun ürettiği sonuç, elle yapılan işin sonucuyla aynı mı? Farklar tek tek incelenir.
2. Kalan insan işi. Otomasyondan sonra çalışanın hâlâ yaptığı iş ne kadar? İyi bir otomasyon işi sıfırlamaz; istisnalara indirir.
3. Hata görünürlüğü. Otomasyon çalışmadığında bunu kim, nereden fark ediyor? Sessizce duran bir otomasyon, elle yapılan işten daha tehlikelidir.

Bu üç soru olumlu cevaplanınca envanterdeki ikinci göreve geçilir. Tek süreçle başlamanın değeri de buradadır: ikinci kararınız tahmine değil, gördüğünüz sonuca dayanır.

Sıkça Sorulan Sorular

Görev envanteri ne kadar sürede çıkarılır?

Olağan bir haftalık kayıt çoğu ofis için yeterlidir. Ayda bir yapılan işler ayrıca hatırlanarak eklenir. Kayıt bitince birleştirme ve puanlama genellikle tek bir toplantıda tamamlanır.

Puanlamada neden toplama değil çarpma kullanılıyor?

Çarpma, üç ölçütten biri 1 olan görevi geri plana iter. Toplamada 1 + 3 + 3 alan bir görev de, 2 + 2 + 3 alan bir görev de 7 puan alır; çarpmada ilki 9, ikincisi 12 olur. Böylece yalnızca bir ölçütte öne çıkan görev değil, üç ölçütte birden dengeli yüksek olan görev öne geçer.

Çalışanlar envantere neden direnç gösterebilir?

Kayıt bir performans ölçümü gibi algılanırsa çalışanlar süreleri kısa yazar ya da bazı işleri hiç yazmaz. Kaydın amacının kişiyi değil işi ölçmek olduğunu baştan söyleyin. Otomasyondan sonra çalışanın zamanının uzmanlık isteyen işe kaydığını da açıkça anlatın.

Ekranı kaydeden bir araç kullanmak gerekir mi?

Gerekmez. Küçük ve orta ölçekli ofislerde elle tutulan bir haftalık kayıt yeterli bilgiyi verir. Ekran kaydeden bir araç kullanılacaksa KVKK kapsamında çalışanların aydınlatılması gerekir; konuyu hukuk danışmanınızla değerlendirin.

İlk otomasyon projesi ne kadar tutar?

Görevin karmaşıklığına ve kullanılan programların sunduğu yollara göre değişir. Bu yüzden genel bir rakam vermiyoruz. Keşif görüşmesinden sonra sabit fiyatlı yazılı teklif veriyoruz; teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme standarttır.

Sonraki adım: envanterinizi birlikte değerlendirelim

Envanterinizi çıkardıysanız ilk üç görevi birlikte inceleyebiliriz: hangisinde resmî bir yol var, hangisinde robot gerekir, hangisinin önce süreç düzeltmesi istediği. Gerekmeyen otomasyonu önermeyiz. İş süreci otomasyonu için ücretsiz online keşif görüşmesi planlamak isterseniz iletişime geçin. İsterseniz WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.