Mükellef sayısı arttıkça ay başı, aynı ekranlarda aynı tıklamalarla geçer. Bu işleri ofisinizin bilgisayarında çalışan bir yazılım robotuna devrediyoruz. Bir mali müşavirlik ofisinde kullanımda olan sistemi aşağıda ekran görüntüleriyle gösteriyoruz.
Bir mali müşavirlik ofisinde kullanımda olan Luca fatura robotumuz, seçilen firmaların e-Arşiv, e-Fatura, e-SMM ve UTTS kayıtlarını tek çalıştırmada tarar.
Her firma için kaç faturanın muhasebeleştiğini, kaçının muhasebeleşmediğini tek tabloda gösterir; fatura PDF’lerini firma, kaynak ve alış/satış ayrımıyla klasörlere dağıtır.
Belirlenen gün ve saatte kendiliğinden çalışır. Luca’ya ofis çalışanının kendi kullanıcısıyla girer; giriş ve doğrulama kodunu çalışan kendisi yapar, robot bunu atlatmaya çalışmaz.
Giriş bilgileri ofisin bilgisayarında kalır, buluta gönderilmez. Robot, Luca’nın resmi bir API’si üzerinden değil, ofisin elle kullandığı ekranlar üzerinden çalışır.
Sıradaki aşamalar geliştiriliyor: muhasebeleştirme, mizanın sorgulanıp kural tabanlı kontrol raporuyla indirilmesi ve e-tebligat kontrolü.
Mali müşavir ofisinde ay başını yiyen işler
Bir muhasebe ofisinde işin büyük kısmı uzmanlık ister: beyanname, mevzuat, mükellefle iletişim. Ama ay başında saatler başka yere gider. Her firma için aynı portala girilir, aynı tarih aralığı seçilir, aynı listeler tek tek açılır. Faturalar indirilir, klasörlere ayrılır, hangisinin muhasebeleştiği kontrol edilir.
Bu işlerin ortak özelliği, kural tabanlı ve tekrar eden olmalarıdır. Her ay aynı adımlar, aynı sırayla yapılır. Hata da genellikle bilgisizlikten değil, yorgunluktan ve dikkat dağınıklığından çıkar: bir firma atlanır, bir ay yanlış seçilir, bir dosya yanlış klasöre düşer.
Yazılım robotu tam bu tür işler içindir. Uzmanlık gerektiren karar çalışanda kalır; tıklamayı, beklemeyi, indirmeyi ve saymayı robot yapar.
Tekrar eden ofis işleri ve robotun bugünkü durumu
İş
Elle nasıl yapılıyor
Robotta durum
Firmaların faturalarını sorgulamak
Her firma için ayrı ayrı girilip liste açılır
Kullanımda: seçilen firmalar tek çalıştırmada taranır
Muhasebeleşmemiş faturayı bulmak
Listeler karşılaştırılır, gözle kontrol edilir
Kullanımda: firma bazında sayı tabloda görünür
Faturaları indirip dosyalamak
Tek tek indirilir, klasörlere elle taşınır
Kullanımda: PDF (istenirse XML) indirilip klasörlere dağıtılır
Her ay aynı saatte başlatmak
Biri hatırlayıp bilgisayar başına oturur
Kullanımda: gün ve saat seçilerek zamanlanır
Faturaları muhasebeleştirmek
Luca ekranlarında kayıt kayıt
Geliştiriliyor (sonraki aşama)
Mizanı indirip kontrol etmek
Excel’e alınıp formüllerle kontrol edilir
Geliştiriliyor: hesap planı kurallarıyla kontrol raporu
Kullanımda olan sistem: Luca fatura robotu
Aşağıdaki ekranlar, bir mali müşavirlik ofisinde kullanılan uygulamanın kendisinden alındı. Müşteri bilgisi göstermemek için firma adları ve sayılar örnek verilerle değiştirildi; ekranın düzeni ve sütunları gerçek uygulamayla aynı.
Uygulamanın ana ekranında üç modül var. Fatura sorgulama modülü kullanımda; muhasebeleştirme ile mizan sorgulama ve raporlama modülleri bir sonraki aşamada açılacak. Bunu bilerek böyle gösteriyoruz: henüz çalışmayan bir özelliği çalışıyormuş gibi anlatmıyoruz.
e-Arşiv satış ve alış, e-Fatura alış ve satış, GİB e-SMM satış ve alış ile UTTS akaryakıt kayıtlarını tarar
Çalışmadan önce firma listesi alınır; robot yalnızca işaretlenen firmalar için çalışır
Her firma için dönem tarihli fatura sayısını, muhasebeleşmiş ve muhasebeleşmemiş sayısını ayrı ayrı gösterir
İndirilen faturaları firma, kaynak (e-Arşiv, e-Fatura, e-SMM, UTTS) ve alış/satış ayrımıyla klasörlere dağıtır; tevkifatlı faturaları ayrı klasörde toplar
Hangi türlerin indirileceği seçilebilir; varsayılan yalnızca PDF, istenirse XML de kaydedilir
Son çalışma sonuçları: her firma için taranan fatura sayısı ve muhasebeleşmemiş fatura sayısı. Firma adları ve sayılar örnektir.
Ana ekran: fatura sorgulama kullanımda; diğer iki modül sonraki aşamada.
Nasıl çalışır: giriş sizde, tekrar eden iş robotta
Oturum ve doğrulama kodu
Robot, Luca’ya ofis çalışanının kendi kullanıcısıyla girer. İlk girişte açılan pencerede kullanıcı adı, şifre ve doğrulama kodunu (CAPTCHA) çalışan kendisi girer. Robot doğrulama kodunu çözmeye ya da atlatmaya çalışmaz. Oturum kaydedilir; oturum düştüğünde robot yeniden giriş ister.
Bu bir tercih değil, tasarım kuralı. Doğrulama adımı insan içindir ve öyle kalmalıdır; robot yalnızca giriş yapılmış bir oturumda, çalışanın elle yapacağı işi yapar.
Zamanlama
Çalışma saatleri ve günleri seçilir; örneğin hafta içi her sabah. Zamanlanmış çalışmada dönem her seferinde o günün ayına göre hesaplanır. Zamanlama bilgisayar yeniden başlasa da saklanır; çalışması için uygulamanın açık olması yeterlidir.
Sonuç ve dosyalar
Her çalışmanın sonunda firma bazında bir sonuç tablosu oluşur. İndirilen dosyalar masaüstündeki belirli bir klasör yapısına dağıtılır ve her firma için bir rapor dosyası yazılır. Birden fazla bilgisayar kullanılıyorsa sonuçlar ortak bir yönetim panelinde de izlenebilir.
Şifreler, KVKK ve kullanım sınırları
Mükellef verisi hassas veridir. Bu yüzden sistemin nasıl kurulduğu, ne yaptığı kadar önemlidir.
Luca giriş bilgileri ofisin bilgisayarında kalır; bize ya da bir buluta gönderilmez
Robot yalnızca ofisin kendi kullanıcısıyla, ofisin zaten yetkili olduğu firmalar üzerinde çalışır
Doğrulama kodu ve giriş adımı her zaman çalışanda kalır
İndirilen dosyalar ofisin kendi bilgisayarında, ofisin belirlediği klasörde tutulur
Kurulum öncesinde portalın kullanım koşulları ve ofisin KVKK süreçleri birlikte gözden geçirilir
Luca dışında neler otomatikleşebilir?
Luca fatura robotu bir başlangıç. Aynı yaklaşım, ofiste her ay elle yapılan başka işlere de uygulanabilir. Hangisinin uygun olduğu, ilgili portalın ya da programın sunduğu yollara bağlıdır.
Ofis işlerinde yöntem seçimi — genel çerçeve, kurulumda teyit edilir
İş
Önce bakılan yol
Not
Paraşüt kullanan mükelleflerin verisi
Paraşüt’ün belgelenmiş API’si
Resmi API varken ekran robotu kullanılmaz
Luca’ya toplu fiş aktarımı
Luca’nın kabul ettiği Excel aktarımı
Ayrıntısı Luca entegrasyonu sayfasında
Mükelleften gelen Excel ve PDF dosyaları
Dosyayı okuyup standart biçime çeviren program
Dosya düzeni mükelleften mükellefe değişir
Tebligat ve bildirim kontrolü
Portalın sunduğu yol keşifte incelenir
Uygulamada sonraki aşama olarak planlı
Ay sonu raporları ve mizan kontrolü
İndirilen Excel üzerinde kural tabanlı kontrol
Kurallar ofisin hesap planına göre tanımlanır; nihai değerlendirme SMMM’dedir
Ne zaman gerek yok
Az sayıda mükellefle çalışan ve ay başı işleri bir iki saatte biten bir ofis için robot kurmak ve bakımını üstlenmek değmeyebilir. Bunu keşif görüşmesinde açıkça söyleriz.
Robotun değeri, aynı işin çok sayıda firma için her ay tekrarlandığı yerde ortaya çıkar. Bir de hata maliyetinin yüksek olduğu yerde: atlanan bir firma ya da gözden kaçan muhasebeleşmemiş bir fatura, robotun maliyetinden pahalıya gelebilir.
Kurulum nasıl ilerler
Keşif görüşmesi: hangi portal ve programlar, kaç firma, hangi işler her ay tekrar ediyor
İş listesi: robotun yapacağı ve yapmayacağı işler yazılı hâle getirilir
Kurulum: uygulama ofisin bilgisayarına kurulur, ilk giriş ve klasör yapısı birlikte yapılır
Deneme dönemi: robot birkaç çalışma boyunca elle yapılan işle karşılaştırılır
Teslim: sabit fiyat, teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme; ekran değişikliklerine uyum ayrı bakım kalemi
Hangi programlarla çalışır?
Bu çözüm muhasebe programınızın yerine geçmez; onunla veri alışverişi yapar. Her programın veriye erişim yolu farklıdır, ayrıntısı ilgili sayfada.
Her ayın ilk günleri, ofisin çalıştığı firmaların faturaları sabah saatinde robot tarafından taranır. Çalışan güne, muhasebeleşmemiş faturaların listesiyle başlar.
Muhasebeleşmemiş fatura kontrolü
Hangi firmada kaç faturanın muhasebeleşmediği tek tabloda görünür. Ay sonu kapanışından önce eksikler bulunur, sürpriz ay sonuna kalmaz.
Düzenli dosya arşivi
Faturalar firma, kaynak ve alış/satış ayrımıyla aynı klasör düzeninde birikir. Bir faturayı aramak için portala yeniden girmek gerekmez.
Birden fazla çalışan, tek düzen
Ofiste birden fazla bilgisayarda robot çalışıyorsa sonuçlar ortak bir panelde izlenebilir; kimin hangi firmayı çalıştırdığı görünür.
Referans iş birliği
Entegrasyon tarafında yeni bir hat kuruyoruz ve ilk projeleri referans iş birliğiyle yürütüyoruz: projenin sonunda ölçülebilir sonuçları vaka çalışması olarak yayımlamamıza ve sizi referans göstermemize izin veren firmalara özel koşul uyguluyoruz. Karşılığında alacağınız şey standart bir paket değil, süreçlerinize göre yazılmış bir sistem — ve geliştiren ekibe doğrudan erişim.
Sık sorulan sorular
Luca şifremi size vermem gerekiyor mu?
Hayır. Robot ofisin bilgisayarında çalışır ve Luca’ya ofis çalışanının kendi kullanıcısıyla girer. Giriş bilgileri o bilgisayarda kalır; bize ya da bir buluta gönderilmez. İlk girişi ve doğrulama kodunu çalışan kendisi yapar.
Doğrulama kodunu (CAPTCHA) robot mu çözüyor?
Hayır. Robot doğrulama kodunu çözmeye ya da atlatmaya çalışmaz. Girişi çalışan yapar, oturum kaydedilir. Oturum düştüğünde robot yeniden giriş ister.
Bu sistem şu an gerçekten kullanılıyor mu?
Evet. Fatura sorgulama modülü bir mali müşavirlik ofisinde kullanımda. Ofisin adını gizlilik nedeniyle paylaşmıyoruz. Muhasebeleştirme ile mizan sorgulama ve kontrol modülleri geliştirme aşamasında; sayfada da öyle gösteriyoruz.
Luca ekranları değişirse robot çalışmaz mı?
Robot Luca’nın elle kullanılan ekranları üzerinden çalıştığı için, ilgili ekran değiştiğinde o adımın güncellenmesi gerekir. Adımlar koda gömülü değil, ayrı bir yapılandırma dosyasında tutulur; bu yüzden güncelleme hızlıdır. Bu uyumu teklifte ayrı bir bakım kalemi olarak yazıyoruz.
Luca’nın resmi bir ürünü ya da bayisi misiniz?
Hayır. D’Cloud Software hiçbir yazılım üreticisinin bayisi ya da çözüm ortağı değildir. Bu uygulama bağımsız olarak geliştirildi. Luca adı üreticisine aittir.
Mizan kontrolü yapıyor mu?
Henüz değil; sonraki aşamada. Hedef, Luca’dan indirilen mizanın ofisin hesap planına göre tanımlanan kurallarla kontrol edilip bir rapor üretilmesi. Kurallar genel muhasebe mantığına dayanır; nihai değerlendirme her zaman mali müşavirdedir.
Ne kadar sürer, ne kadar tutar?
Hangi işlerin otomatikleşeceğine ve kaç firmayla çalışıldığına göre değişir. Keşif görüşmesinden sonra sabit fiyatlı yazılı teklif veriyoruz. Teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme standarttır.
Mersin dışındaki ofislerle çalışıyor musunuz?
Evet. Keşif görüşmesi online yapılır, kurulum uzaktan bağlantıyla tamamlanabilir. Mersin, Adana, Hatay, Osmaniye ve Gaziantep’te gerektiğinde yerinde kurulum da yapıyoruz.
Hangi programı kullandığınızı, sahada hangi verinin elle girildiğini ve neyi otomatikleştirmek istediğinizi anlatın. İlk görüşmede teknik olarak mümkün olup olmadığını ve hangi yöntemle yapılacağını netleştiriyoruz.
