Fiş Okuma Programı ve OCR: Gider Belgesi Muhasebeye Nasıl Aktarılır?

Fiş okuma programı nedir, OCR gerçekte ne yapar?

Fiş okuma programı, belge görüntüsündeki yazıyı metne çeviren OCR ile bu metinden tarih, tutar, KDV ve satıcı gibi alanları ayıklayan bir modeli birleştirir. OCR tek başına yalnızca "görüntüde ne yazıyor" sorusuna cevap verir. "Bu rakam KDV mi, toplam mı" sorusunu ayıklama modeli cevaplar.

Microsoft'un Document Intelligence belgesi bu ayrımı anlatıyor: Read modeli diğer hazır modellerin altındaki OCR motorudur, makbuz modeli ise satıcı adı, işlem tarihi, vergi ve toplam gibi alanları yapılı biçimde döndürür. Belgeye göre makbuz modeli termal fişlerde Türkçeyi, fatura modeli ise Türkçe ile Türk lirasını destekliyor.

Destek listesi, Türkçe fişinizin doğru okunacağı anlamına gelmez. Bu modeller genel eğitimlidir; Türkiye'deki yazar kasa fişi düzeni, kısaltmaları ve çoklu KDV satırları için kendi örneklerinizle sınanmalıdır. Hangi ürünü seçerseniz seçin, kararı kendi belgelerinizle yapılan bir denemeye dayandırın.

Büyük dil modelleri de belge okumada kullanılıyor ve düzeni farklı belgelerde esnek olabiliyor. Ancak bu alandaki teknik yazılar, net okunamayan bir değerin makul görünen başka bir değerle doldurulabildiğini ve hatanın biçim denetiminden geçebildiğini anlatıyor. Bu risk için kendi denemenizde silik fişleri de sınayın; onay adımı bu yüzden kalkmaz.

Belge türüne göre doğru yöntem hangisidir?

Doğru yöntem belgenin türüne göre değişir; e-belgede yapılı veri zaten vardır, OCR yalnızca kâğıt ya da görsel olarak gelen belgede gerekir. Bütün belgeleri aynı OCR hattına sokmak kaçınılması gereken bir tasarım hatasıdır.

e-Belgede neden OCR'a gerek yok?

e-Fatura ve e-Arşiv, UBL-TR biçimindeki XML dosyasıdır; satıcı, alıcı, tutar ve vergi alanları dosyada ayrı etiketlerle durur. PDF, bu verinin görüntüsüdür. XML'i okumak, görüntüyü okuyup tahmin yürütmekten daha güvenilir ve daha basittir. Satış ve alış XML'leri e-belge portalınızdan ya da kullandığınız programdan toplu indirilebiliyorsa, işin büyük kısmı burada biter.

Yalnız PDF geldiyse karekod ne sağlar?

Karekod, belgeyi görüntüden okumadan temel alanları almayı sağlar. GİB'in 29 Mayıs 2024 tarihli duyurusuna göre e-belgelerde karekod uygulaması 1 Eylül 2023'te başladı. Karekod Standardı Kılavuzu'nun (Şubat 2023) e-Fatura örneğinde gönderen ve alıcı VKN/TCKN, tarih, belge numarası, ETTN, para birimi, matrah, hesaplanan KDV ve ödenecek tutar yapılı metin olarak yer alıyor. Karekod okunup alanlar alınırsa OCR'a gerek kalmaz; bu tarihten önceki belgelerde karekod olmayabilir. PDF düzenlenebilen bir dosya olduğu için, ETTN ile gelen kutusundaki ya da e-belge listesindeki kaydı karşılaştırmak iyi bir denetimdir. Kılavuzun güncel sürümü GİB'in e-Belge sitesinden teyit edilmelidir.

Bu mantık aynı zamanda bizim çalışma biçimimizdir. Bir mali müşavirlik ofisinde kullanımda olan Luca fatura robotumuz, e-belgeleri görüntüden okumaz; ofisin bilgisayarında çalışıp e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve UTTS kayıtlarını Luca ekranlarından çeker, muhasebeleşmiş ve muhasebeleşmemiş sayısını çıkarır, PDF ve XML'i mükellef klasörlerine dağıtır. Robot Luca'ya kayıt aktarmaz; muhasebeleştirme sonraki aşamadır.

OCR hangi alanlarda hata yapar?

OCR en çok görüntü kalitesi düşük belgelerde ve birbirine benzeyen karakterlerde hata yapar; muhasebede sorun yaratan hatalar da genellikle rakamlardadır. Genel bir doğruluk oranı yazmıyoruz, çünkü sonuç belge kalitesine ve düzenine bağlıdır. Tek güvenilir ölçüm, kendi belgelerinizle yapılan denemedir.

Silik fiş önemsenecek bir konudur. Termal kâğıt zamanla solabildiği için fişin geldiği gün fotoğraflanması, ay sonuna bırakılmasından iyidir.

Girdi kalitesi sonucu doğrudan belirler. Microsoft'un belgesi her belge için net bir fotoğraf ya da kaliteli tarama öneriyor ve okunacak yazı için en küçük piksel yüksekliği veriyor. Fotoğrafta tek belge olması, gölge ve kırışıklığın az olması pratik kurallardır. El yazısı tarafında net bir sınır var: aynı belgenin el yazısı listesinde Türkçe yer almıyor.

Bu denetimlerin çoğu yapay zekâ gerektirmez. Basit aritmetik ve format kuralları, modelin kaçırdığı bazı hataları onay ekranına taşır.

İnsan onayı adımı nasıl kurulmalı?

İnsan onayı, okunan verinin kayda dönüşmeden önce bir kişi tarafından belgeyle karşılaştırılmasıdır ve muhasebe kaydı için kaldırılmamalıdır. Microsoft'un belgesi güven puanının 0 ile 1 arasında bir tahmin olduğunu, doğruluğun kritik olduğu senaryolarda sonucun kabul edilmesi ya da insan incelemesine gönderilmesi için kullanılabileceğini söylüyor. Aynı belge, bütün alanların güven puanı döndürmediğini de belirtiyor.

İyi bir onay ekranı şöyle tasarlanır:

1. Görüntü ve alanlar yan yana. Kullanıcı rakamı görselden kontrol eder, ayrı pencere açmaz.
2. Şüpheli alan işaretli. Düşük güven puanı, başarısız toplam denetimi ya da mükerrer şüphesi renk ve metinle belirtilir.
3. Düzeltme hızlı. Klavyeyle gezilir, kullanıcı fare aramaz.
4. Eşikler ayrı ayrı. Tutar ve KDV için yüksek, açıklama alanı için daha düşük eşik uygulanabilir. Eşik, denemedeki hatalara göre belirlenir.
5. İz kalır. Kim onayladı, hangi alan değişti, program ne okumuştu kaydedilir.
6. Hesap kararı ayrı. Sistem önerebilir, ama hesap kodu ve dönem kararı mali müşavir ya da yetkili muhasebe personelinindir.

Düşük riskli belgelerde otomatik geçiş sorusu sık gelir. Bizim önerimiz başlangıçta her belgenin onaydan geçmesidir. Yeterli deneme verisi biriktikten sonra, hata oranı ve belge türüne göre örnekleme yaklaşımı mali müşavirle konuşulabilir. Kayıt kararı mali müşavirde kaldığı için bu karar yazılım firmasına bırakılmaz.

Örnek senaryo olarak düşünün: diyelim ki ayda 300 gider belgesi geliyor ve bunların 180'i e-belge. Önce bu 180 belge XML ya da karekodla işlenirse OCR'a kalan 120 belgedir. Hesap örneği bir kazanç vaadi değildir; asıl söylediği şudur: önce belge karışımınızı sayın, OCR projesi belki düşündüğünüzden küçüktür.

Onaylanan veri muhasebe programına programın kabul ettiği yoldan gider. Luca için bu, kabul ettiği Excel aktarımı olabilir; API sunan programlarda ilgili servis kullanılır. Kaydın taslak olarak gitmesi ve son kontrolün programın içinde yapılması güvenli bir yoldur. Yöntem programınızın sürümüne göre kurulumda netleşir.

Kişisel veri ve saklama tarafında nelere dikkat etmeli?

Gider belgelerinde kişisel veri bulunabilir, bu yüzden OCR hattı KVKK kapsamında değerlendirilmeli; görüntüyü saklamak da asıl belgeyi saklama yükümlülüğünü kendiliğinden kaldırmaz. Hukuki değerlendirme için KVKK danışmanınızla ve mali müşavirinizle çalışın.

Kişisel veri. KVKK md. 3'e göre kişisel veri, kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. Şahıs firması faturasındaki T.C. kimlik numarası, adres, araç plakası ve kart bilgisinin bir kısmı bu kapsamda değerlendirilebilir. Çalışanların gönderdiği masraf fişleri de aynı şekilde ele alınır.

Bulut OCR ve yurt dışı aktarım. Belge görüntüsü yurt dışındaki bir servise gönderiliyorsa KVKK md. 9 devreye girer. 1 Haziran 2024'te yürürlüğe giren değişiklikle yurt dışı aktarımda yeterlilik kararı ya da uygun güvence aranır; standart sözleşme yolu seçilirse sözleşmenin imzadan sonraki beş iş günü içinde Kuruma bildirilmesi gerekir. Yerel çalışan bir OCR motoru bu sorunu azaltır, ama genellikle daha fazla kurulum ve deneme ister. Servis seçmeden önce verinin nerede işlendiğini ve model eğitiminde kullanılıp kullanılmadığını yazılı olarak sorun.

Saklama süresi. VUK md. 253'e göre defter ve belgeler, ilgili olduğu yılı izleyen takvim yılı başından itibaren beş yıl saklanır. TTK md. 82'ye göre ticari defterler ve muhasebe belgeleri için süre on yıldır. Sisteminizdeki görüntü arşivi için hangi süreyi uygulayacağınızı bu çerçevede mali müşavirinizle belirleyin.

Kâğıt asıl ne olacak? Fişin fotoğrafının kâğıt aslı yerine geçtiğini söyleyen açık bir düzenleme bulamadık. Bu yüzden mali müşaviriniz aksini söylemedikçe kâğıt asıl saklanmaya devam etmelidir. Görüntü arşivi, aslın yerine değil, aramayı kolaylaştırmak için tutulur.

Erişim ve güvenlik. KVKK md. 12 veri güvenliği tedbirlerini düzenler. Görüntü klasörüne erişim sınırlanmalı, ortak mesajlaşma gruplarında fiş dolaştırılmamalı, silme ve saklama kuralı yazılı olmalıdır.

Ne zaman hazır program, ne zaman özel çözüm gerekir?

Az hacimli ve standart belgelerde hazır gider uygulaması genellikle yeterlidir; özel çözüm ancak hacim, belge çeşitliliği ve mevcut programa bağlanma ihtiyacı birleştiğinde anlamlıdır. Hazır ürünü seçerken Türkçe fiş denemesi, kullandığınız muhasebe programına aktarım biçimi ve veri konumu üç temel sorudur.

Çok mükellefli bir mali müşavir ofisinde asıl tekrar genellikle e-belgelerin toplanması ve eşleştirilmesidir. Bunun için OCR'dan önce fatura robotu ya da e-belge eşleştirme daha fazla zaman açabilir. İşletmede ise gider tarafında fatura otomasyonu ile cari ekstre otomasyonu aynı veri akışında düşünülebilir. Belgelerinizin yalnızca küçük bir kısmı kâğıtsa, kâğıt için elle girişe devam etmek de dürüst bir sonuçtur.

Sıkça Sorulan Sorular

Fiş okuma programı yazar kasa fişini tam doğru okur mu?

Hiçbir program her fişi hatasız okumaz. Sonuç, baskı kalitesine, fotoğrafa ve fişin düzenine bağlıdır. Bu yüzden kendi fişlerinizden bir örnek setle deneme yapın ve kaydı onay adımından geçirin.

e-Fatura için OCR kullanmak mantıklı mı?

Genellikle hayır. e-Fatura verisi XML dosyasında yapılı olarak bulunur ve doğrudan okunabilir. Yalnızca PDF geldiyse önce karekod denenir; XML'e ulaşılabiliyorsa kaynak olarak XML tercih edilir.

OCR ile okunan belge otomatik muhasebeleşebilir mi?

Teknik olarak kayıt taslağı oluşturulabilir, ama onaysız kesin kayıt önermiyoruz. Hesap kodu, dönem, KDV indirimi gibi kararlar mali müşavire aittir. Otomasyonun işi yazım yükünü azaltmak ve şüpheli belgeyi işaretlemektir.

Fişin fotoğrafını çektikten sonra aslını atabilir miyiz?

Bunu söyleyen açık bir düzenleme bulamadık, bu yüzden önermiyoruz. VUK'a göre belgelerin saklanması gerekir ve fotoğrafın aslın yerine geçtiği kabul edilemeyebilir. Kararı mali müşavirinizle verin.

Bulut OCR servisine fatura göndermek KVKK'ya aykırı mı?

Kendiliğinden aykırı değildir, ama koşulları vardır. Belgede kişisel veri bulunuyorsa ve servis yurt dışındaysa KVKK md. 9'daki yeterlilik kararı ya da uygun güvence yolları değerlendirilir. Hukuki uygunluğu KVKK danışmanınızla doğrulayın.

El yazılı faturalar da okunur mu?

Basılı metin kadar güvenilir değildir. Microsoft'un Read modeli belgesindeki el yazısı dil listesinde Türkçe yer almıyor. Bu tür belgeleri elle girişe yönlendirmek daha doğru bir tasarımdır.

Gider belgesi otomasyonuna nasıl başlamalısınız?

Önce bir ayın belgelerini türlerine ayırın: kaçı e-belge, kaçı basılı fiş, kaçı el yazılı? Sonra en sık fişlerden birkaç onluk örnek ayırıp hazır bir OCR servisiyle veya seçtiğiniz ürünle deneyin. Tutar, tarih, KDV ve vergi numarasında kaç düzeltme gerektiğini sayın. Bu iki sayı, projenin ne kadar büyük olacağını söyler.

XML ve karekod işleme, onay ekranı ya da muhasebe programına taslak aktarım gerekiyorsa bunları mevcut programınızın yanına yazıyoruz. Mali müşavir otomasyonu ve fatura akışları için Mersin merkezli yazılım ekibimizle ücretsiz online keşif görüşmesi yapabilirsiniz. D'Cloud Software olarak kapsamı ve sabit fiyatı sözleşmeye yazıyor, teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme sağlıyoruz. Bizimle iletişime geçin ya da WhatsApp'tan yazın; en geç 24 saat içinde dönüş yaparız.