Cari Mutabakat Otomasyonu ve Ba-Bs Sonrası Karşı Taraf Kontrolü

Ba-Bs formları 2026'da hâlâ veriliyor mu?

Hayır. 25 Eylül 2024 tarihli ve 32673 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 565) ile Form Ba ve Form Bs bildirimleri Eylül 2024 dönemi ve izleyen dönemler için verilmez hale geldi. Tebliğ 1 Ekim 2024'te yürürlüğe girdi ve Ba-Bs uygulamasını düzenleyen 362, 381 ve 396 Sıra No.lu tebliğleri Eylül 2024 dönemi bildirimlerinden başlamak üzere yürürlükten kaldırdı.

Tebliğin gerekçesi de açık: elektronik belge uygulamalarının yaygınlaşması, belgelere elektronik ortamda erişimin kolaylaşması ve kamu kurumları arasındaki bilgi paylaşımının etkinleşmesi. Kısacası idare, faturaların büyük kısmını zaten elektronik olarak gördüğü için mükelleften ayrıca özet bildirim istemiyor.

Kaldırılma aslında iki adımda oldu. 25 Ocak 2021 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 523 Sıra No.lu tebliğle, elektronik belge olarak düzenlenen belgeler Temmuz 2021 döneminden itibaren Ba-Bs bildirimlerinin dışına çıkarıldı. O tarihten sonra bildirim, aynı tebliğde anılan KDV hariç 5.000 TL haddi aşan karşı taraflar için yalnızca kâğıt belgelerin sayısını ve toplam tutarını içeriyordu. 565 Sıra No.lu tebliğ ise kalan kâğıt belge bildirimini de Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırdı.

Bir ayrıntı önemli: 565 Sıra No.lu tebliğe göre Eylül 2024'ten önceki dönemler için eski tebliğlerin uygulamasına devam ediliyor. Yani geçmiş dönemlere ait Ba-Bs bildirimleri, bir inceleme ya da düzeltme gündeme geldiğinde hâlâ eski kurallara göre değerlendiriliyor.

565 Sıra No.lu tebliğin de hatırlattığı gibi bildirimi verenler bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerdi. Bugün bu mükellefler için karşı taraf kontrolü bir yasal bildirim değil, kendi kayıtlarının doğruluğunu teyit etme işi.

Ba-Bs kalktıysa cari mutabakat neden hâlâ gerekli?

Cari mutabakat, vergi bildiriminden bağımsız olarak iki işletmenin karşılıklı borç-alacak kayıtlarının aynı olup olmadığını teyit etmektir. Ba-Bs döneminde bu kontrol bir bildirim tarihine bağlanmıştı; bugün o tarih yok, ama kontrolün ihtiyacı yerinde duruyor. Çünkü farkların kaynağı vergi değil, kayıt: kaçan bir fatura, yanlış cariye işlenen bir tahsilat, kur farkı.

Dönem sonu mutabakatının pratik faydaları şunlardır:

• Kaydedilmemiş alış ya da satış belgesi dönem kapanmadan bulunur.
• Tahsilat ve ödemelerin doğru cariye işlenip işlenmediği görülür.
• Alacak bakiyesi karşı tarafın teyidiyle desteklenir; olası bir anlaşmazlıkta elinizde yazılı bir yanıt bulunur.
• Bağımsız denetime tabi şirketlerde, denetçinin teyit çalışması öncesinde farkların büyük kısmı kapanmış olur.

Denetim konusunda bir sınırı baştan belirtelim. Kamu Gözetimi Kurumu'nun yayımladığı BDS 505 Dış Teyitler standardına göre denetçi, teyit taleplerinin içeriğine, kime gönderileceğine ve yanıtların doğrudan kendisine gelmesine kendisi karar verir. Şirketin kendi mutabakat sistemi bu süreci ikame etmez, yalnızca öncesinde kendi kayıtlarını temizlemesine yardım eder.

Cari mutabakat farklarının tipik sebepleri

Mutabakatta çıkan farkların çoğu, iki tarafın aynı işlemi farklı zamanda ya da farklı tutarla kaydetmesinden doğar. Farkı sebebiyle listelemek, hangisinin gerçekten düzeltme gerektirdiğini hızla gösterir.

Faturaya itirazın bir hukuki çerçevesi de var. Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesinin ikinci fıkrasına göre faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmemişse içeriği kabul etmiş sayılır. GİB'in e-Fatura portalı kılavuzuna göre ticari fatura senaryosunda alıcı faturayı sistem içinde kabul ya da red edebilir; harici yollarla itiraz ise her durumda mümkündür. Mutabakatta çıkan bir fatura anlaşmazlığının hukuki sonuçları için avukatınızın ve mali müşavirinizin görüşünü alın.

Ba-Bs olmadan karşı taraf kontrolü: e-belge verisiyle belge bazında

Ba-Bs döneminde karşı taraf kontrolü, firma bazında aylık toplam belge sayısı ve tutarın karşılaştırılmasıydı. Bu yöntem bir farkın varlığını gösterirdi, ama hangi belgeden kaynaklandığını göstermezdi. Bugün e-belge listeleri sayesinde aynı kontrol belge bazında yapılabiliyor ve fark doğrudan belgeye iniyor.

VUK 509 Sıra No.lu Genel Tebliğ'e göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı iki kullanıcı arasındaki faturaların tamamı e-Fatura olarak düzenlenir. Bu, iki kayıtlı firma arasındaki her faturanın elektronik bir listede iki tarafta da göründüğü anlamına gelir. Karşılaştırma için en güvenli anahtar, faturanın tekliğini sağlayan ETTN ya da karşı taraf VKN'si ile belge numarasının birleşimidir.

Belge bazında kontrolün akışı şöyle işler:

1. Dönemin e-Fatura ve e-Arşiv listeleri, karşı taraf VKN'sine göre gruplanır.
2. Her cari için muhasebe programındaki kayıtlar aynı anahtarla eşleştirilir.
3. Listede olup kayıtta olmayan ve kayıtta olup listede olmayan belgeler ayrılır.
4. Kâğıt belgeler, ithalat belgeleri ve e-belge kapsamı dışındaki işlemler ayrıca listelenir, çünkü bunlar e-belge listesinde görünmez.
5. Kalan farklar cari bakiyesi mutabakatına girdi olarak verilir.

Bu sıra önemli. Belge bazında kontrol önce yapıldığında, karşı tarafa gönderilen mutabakat mektubunda çıkacak farkların büyük kısmı zaten bilinir. Mektup bir keşif aracı olmaktan çıkar, teyit aracına dönüşür.

Cari mutabakat otomasyonu adım adım

Cari mutabakat otomasyonu, mektubu yazmak yerine süreci yönetmektir: hangi cariye ne gönderildi, kim cevap verdi, hangi fark açık. Yazılım bakiyeyi okur, mektubu üretir, gönderir, hatırlatır ve kaydeder; farkın değerlendirilmesi ve düzeltme kararı insanda kalır.

Bakiye çekme adımı tamamen okuma işidir ve muhasebe kayıtlarına hiçbir şey yazmaz. Bu yüzden düşük riskli bir projedir. ERP entegrasyonu çalışmalarında okuma ile yazmayı ayrı risk sınıfları olarak ele alıyoruz: okuma, programın izin verdiği ölçüde veritabanından ya da resmî arayüzden yapılabilir; yazma her zaman ürünün resmî arayüzünden yapılır. Mutabakat otomasyonunun hiçbir adımı muhasebe kaydını kendiliğinden değiştirmez.

Gönderim tarafında e-posta çoğu işletme için yeterlidir. Yanıtın ispat gücü sizin için önemliyse kayıtlı elektronik posta gibi seçenekleri ve bunun hukuki etkisini avukatınızla değerlendirin. Biz kanal seçimini değil, hangi kanal seçilirse seçilsin gönderimin ve yanıtın kaydını kuruyoruz.

Mali müşavirlik ofisleri için aynı akış birden fazla mükellefin carilerine uygulanabilir. Mali müşavir otomasyonu tarafında kullanımdaki örneğimiz, bir mali müşavirlik ofisinde çalışan Luca fatura robotu; seçilen firmaların e-belgelerini tarayıp muhasebeleşmemiş belge sayısını gösteriyor. Mutabakatın belge bazındaki ilk adımı, yani eksik kaydı bulmak, bu tür bir tarama ile başlar.

Mutabakat yanıtlarının kaydı: neyi, nasıl saklamalı?

Mutabakat yanıtının değeri, sonradan bulunabilmesine bağlıdır. E-posta kutusunda kaybolan bir "mutabıkız" cevabı, bir anlaşmazlıkta işe yaramaz. Bu yüzden yanıtlar cari ve dönem bazında, değiştirilemeyecek biçimde saklanmalıdır.

Her mutabakat kaydında şu alanlar bulunmalı:

• Cari, dönem ve mektuptaki bakiye.
• Gönderim tarihi, kanal ve alıcı adresi.
• Yanıt: mutabık, mutabık değil ya da yanıt yok; yanıt tarihi ve yanıtı veren kişi.
• Karşı tarafın bildirdiği bakiye ve ekleri.
• Fark sebebi ve hangi belgeye dayandığı.
• Farkı kimin değerlendirdiği ve nasıl kapandığı.

Mutabakat mektupları çoğunlukla tüzel kişiler arasındadır, ama şahıs işletmeleri söz konusu olduğunda ad, soyad ve iletişim bilgisi kişisel veridir. 6698 sayılı KVKK'nın 12. maddesi, veri sorumlusuna bu verileri hukuka aykırı işleme ve erişime karşı koruyacak teknik ve idari tedbirleri alma yükümlülüğü verir. Yanıtlara kimlerin erişebileceği, ne kadar süre saklanacağı ve hangi kanaldan gönderileceği kurulumda yazılı olarak belirlenir.

Sıkça Sorulan Sorular

Ba-Bs formları kaldırıldı mı?

Evet. 25 Eylül 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 565 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile Form Ba ve Form Bs bildirimleri Eylül 2024 dönemi ve sonrası için verilmiyor. Eylül 2024 öncesi dönemler için eski tebliğlerin uygulaması devam ediyor.

Ba-Bs kalktıysa mutabakat yapmak zorunlu mu?

Ba-Bs bildirimi kalktı, ama cari mutabakat zaten bir vergi bildirimi değil, iki tarafın kayıtlarını karşılaştırma işidir. Kaçan faturayı, yanlış işlenen tahsilatı ve kur farkını bulmanın pratik yolu olmayı sürdürüyor. Hangi carilerle ve hangi sıklıkla yapılacağı işletmenin ve mali müşavirinin kararıdır.

Cari mutabakat otomasyonu muhasebe kayıtlarını değiştirir mi?

Değiştirmez. Bakiyeyi salt okunur çeker, mektubu üretir, gönderir ve yanıtları kaydeder. Fark bulunduğunda düzeltme kararı ve kaydı, mali müşavirin değerlendirmesiyle muhasebe programında yapılır.

Bağımsız denetimdeki teyit mektuplarını da bu sistemle gönderebilir miyiz?

Denetçinin teyit talepleri denetçinin kontrolündedir; BDS 505'e göre içerik, alıcı ve yanıtın doğrudan denetçiye gelmesi denetçinin kararıdır. Şirketin kendi mutabakat sistemi bu süreci ikame etmez, öncesinde kayıtları temizlemeye yardım eder. Denetçinizle nasıl bir ayrım yapılacağını baştan konuşmanızı öneririz.

e-Fatura dışındaki belgeler mutabakata nasıl dahil edilir?

Kâğıt belgeler, ithalat belgeleri ve e-belge kapsamı dışındaki işlemler e-belge listelerinde görünmez. Bunlar muhasebe kayıtlarından ayrıca listelenir ve cari bakiyesi mutabakatına eklenir. Belge bazındaki otomatik kontrol, bu kalemleri ayrı bir başlık altında gösterecek şekilde kurulmalıdır.

Mutabakat sürecinizi birlikte gözden geçirelim

Dönem sonu mutabakatı sizde e-posta kutusu ve Excel arasında yürüyorsa, ücretsiz bir online keşif görüşmesinde kullandığınız muhasebe programını, cari sayınızı ve yanıtları bugün nasıl sakladığınızı konuşalım. Programınızdan veriyi hangi yoldan okuyabileceğimizi açıkça söyler, uygunsa sabit fiyatlı ve kapsamı yazılı bir teklif veririz; teslim sonrası 15 gün hata düzeltme ücretsizdir. Görüşme için iletişime geçin; isterseniz WhatsApp'tan kısa bir mesaj da yazabilirsiniz.