Uzaktan Yazılım Firmasıyla Çalışmak: Süreç, Sözleşme ve Saha İşleri

Uzaktan yazılım firması seçerken şehir mi, süreç mi belirleyici?

Belirleyici olan süreçtir; yakınlık yalnızca saha işi çok olan projelerde ciddi bir avantaj sağlar. Yazılımın kendisi zaten ekran başında üretilir. Geliştiricinin sizin binanızda oturması kodu değiştirmez, ama işinizi anlamak için izlediği yöntem her şeyi değiştirir.

Dürüst olmak gerekirse, yakın bir firmanın öne geçtiği durumlar da var. Sürekli sahada olması gereken bir bakım ekibi arıyorsanız, makineye fiziksel olarak bağlanan işler ağırlıktaysa ya da işletmenizde hiç teknik sorumlu yoksa, kısa mesafe gerçek bir kolaylıktır. Diğer yandan bir portal, panel, entegrasyon veya özel program işinde asıl riski kapsamın belirsizliği oluşturur.

Hangi işler uzaktan yürür, hangileri sahada yapılmalı?

Bilgisayar başında tamamlanabilen işler uzaktan yürür; fiziksel cihaza, kablolamaya veya gerçek çalışma ortamına bağlı işler sahada doğrulanmalıdır. Aşağıdaki tablo genel bir başlangıçtır. Projenizde hangi satırın nereye düşeceği keşifte netleşir.

Sahada iş olması, firmanın her seferinde gelmesini gerektirmez. Bazı işleri sizin tarafınızdaki teknik sorumlu, firmanın yazılı talimatı ve görüntülü desteğiyle yapabilir. Bunun mümkün olup olmadığı, işletmenizde böyle birinin bulunmasına bağlıdır. Bulunmuyorsa bu bilgiyi teklif aşamasında söylemek, sonradan çıkacak bir yol gideri tartışmasını önler.

Online keşif görüşmesinde neler netleşmeli?

Online keşif, işin yazılımla çözülüp çözülmeyeceğini ve sahada ne kadar iş olduğunu ortaya çıkarmalıdır. Görüşmenin sonunda elinizde bir ekran listesi değil, "şu süreç şu kişilerden geçiyor, şu veri şu programda duruyor" diyen bir tarif olmalı.

Görüşmeye şunlarla girmek süreci hızlandırır:

• Bugün kullanılan Excel dosyaları, formlar ve ekran görüntüleri
• Kullandığınız ERP veya muhasebe programının adı ve sürümü
• İşi bizzat yapan kişi; yalnızca yönetici değil
• Sürecin kısa bir videosu, özellikle depo veya atölye işlerinde
• En çok sorun çıkaran tek adım

Firmanın burada ne sorduğuna dikkat edin. "Kaç ekran istiyorsunuz?" diye başlayan bir görüşmeyle, "Bu sipariş kapıdan girdikten sonra kimin eline geçiyor?" diye başlayan görüşme aynı değildir.

Teslim parçaları, test ve kabul uzaktan nasıl yürür?

Uzaktan projede teslim, tek büyük bir tarih yerine kendi başına çalışan parçalarla yürümelidir. Çünkü aynı binada olmadığınız için yanlış anlaşılmayı fark etmenin en güvenilir yolu, çalışan ekranı erkenden görmektir.

Her parça için dört şey önceden yazılır: ne teslim edilecek, kim test edecek, hangi veriyle test edilecek ve "tamam" demek için neye bakılacak. Bir ERP entegrasyonu parçasında bu şöyle görünebilir. Örnek senaryo: Satış sorumlusu test ortamında beş farklı siparişi girer; siparişlerin programda doğru cari ve satırlarla oluştuğunu muhasebe sorumlusu kontrol eder; hata çıkan kayıtların listede göründüğü de ayrıca doğrulanır.

Kabul adımını geçiştirmeyin. Türk Borçlar Kanunu'nun 477. maddesine göre eserin açıkça veya örtülü olarak kabulünden sonra yüklenici, kasten gizlenen ve usulüne uygun gözden geçirmede fark edilemeyecek ayıplar dışında sorumluluktan kurtulur. Aynı madde, gözden geçirmeyi ve bildirimi ihmal eden işsahibinin eseri kabul etmiş sayılacağını da söylüyor. Bu nedenle teslimi sessizce kullanmaya başlamak yerine, test sonucunu yazılı kayda geçirmek iki tarafın da yararınadır.

Bedel de buna bağlanabilir. TBK 479. maddesi, parça parça teslim kararlaştırılıp bedel parçalara göre belirlendiyse her parçanın bedelinin kendi tesliminde muaccel olacağını düzenler. Ödeme planı firmayla sözleşmede belirlenir; önemli olan ödemenin bir tarihe değil, kabul edilmiş bir parçaya bağlanabilmesidir.

Saha ziyareti planı teklife nasıl yazılır?

Ziyaret planı, kaç kez ve hangi iş için gelineceğini gösteren ayrı bir kalem olarak yazılmalıdır. "Gerektiğinde gelinir" cümlesi iki taraf için de bir anlam taşımaz.

Plan şu sorulara cevap vermeli:

1. Hangi aşamada saha ziyareti öngörülüyor: keşif, cihaz kurulumu, eğitim, canlıya geçiş?
2. Ziyaretten önce sizin hazırlamanız gereken ne var: kablolama, kablosuz ağ, cihaz, kullanıcı listesi?
3. Yol, konaklama ve ziyaret bedeli teklife dahil mi, ayrı mı?
4. Plan dışı bir ziyaret gerekirse hangi koşulla yapılır?
5. Sahaya gelecek kişi işin teknik tarafını bizzat çözebiliyor mu?

Bir de plan bozulduğunda ne olacağını konuşun. Örneğin hat durmadan cihaz kurulumu yapılamıyorsa ve ziyaret bu yüzden boşa gidiyorsa, bu yükü kim taşır? Böyle bir sorunun cevabı, proje başlamadan önce kolay, kurulum sabahı zordur.

Yazılım firması ile uzaktan çalışma sözleşmesinde neler yazmalı?

Sözleşme, görüşmede söylenenleri uzaktan da ispatlanabilir hale getiren tek belgedir; bu yüzden kapsamdan yetkili mahkemeye kadar temel başlıklar ayrı ayrı yer almalıdır. Aşağıdaki liste bir yazılım ekibinin baktığı kontrol noktalarıdır, hukuki tavsiye değildir. Metni avukatınızla netleştirin.

Uzaktan imza yeterli mi?

Tarafların ayrı şehirde olması imzayı zorlaştırmaz. TBK 14. ve 15. maddeleri, güvenli elektronik imzanın el yazısıyla atılan imzanın hukuki sonuçlarını doğurduğunu ve bu imzayla gönderilip saklanabilen metinlerin yazılı şekil yerine geçtiğini düzenler. Sıradan bir taranmış imzanın ya da mesajla verilen onayın ne kadar geçerli olacağı ise başka bir konudur; hangi yöntemin kullanılacağını avukatınıza sorun.

Fikri haklar neden ayrı yazılmalı?

Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu'nun 2. maddesi bilgisayar programlarını eser sayar; 52. maddesi ise mali haklara dair sözleşmelerin yazılı olmasını ve hakların ayrı ayrı gösterilmesini şart koşar. "Tüm haklar devredilir" gibi genel bir cümleye güvenmek yerine, hangi hakkın kimde kalacağını açıkça yazdırın. Ayrıntı için kaynak kod sözleşmesi konusundaki rehberimize bakabilirsiniz.

Uzaktan erişim ve kişisel veri

Firma canlı sisteminizdeki müşteri veya personel verisine erişecekse, konuyu ayrıca ele alın. KVKK veri işleyeni, veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen kişi olarak tanımlar; 12. madde de kişisel verinin başkası tarafından işlenmesi halinde güvenlik tedbirlerinden birlikte sorumluluk öngörür. Hangi rolün kime düştüğü somut duruma göre değişir ve hukuk danışmanınızla belirlenir.

Pratik tarafı daha nettir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun Kişisel Veri Güvenliği Rehberi (Ocak 2018), erişim yetki ve kontrol matrisi oluşturulmasını ve kullanıcıların işlem kayıtlarının düzenli tutulmasını önerir. Rehber, veri işleyenle yapılan sözleşmenin yazılı olmasını da önerir; sır saklama ve veri ihlalini bildirme hükümlerine de yer verilmesini önemli görür. Uzaktan çalışan firmaya kişiye özel kullanıcı verin, ortak şifre paylaşmayın, erişimi işin gerektirdiği sistemle sınırlayın ve iş bitince hesabı kapatın.

Yetkili mahkeme

Sözleşmelerde sıkça görülen yetki maddesinin şartları vardır. HMK 17. maddesi, sözleşmeyle mahkeme belirleme imkânını tacirler ve kamu tüzel kişileri arasındaki uyuşmazlıklar için tanır. 18. madde de yetki sözleşmesinin yazılı yapılmasını, hukuki ilişkinin ve yetkili mahkemenin belirli veya belirlenebilir olmasını ister. İki tarafın da bu kapsamda olup olmadığını avukatınız değerlendirir.

Yazılım firması nasıl seçilir: ilk görüşmede sorulacak sorular

Yazılım firması seçerken en güvenilir ölçü, somut sorulara verilen somut cevaplardır. Aşağıdaki soruların her birini tüm adaylara aynı sırayla sorun.

Son iki soruda dürüstlüğe özellikle bakın. Bir firmanın belirli bir alanda referansı olmayabilir; bunu açıkça söylemesi, iddia edip kanıtlayamamasından daha iyi bir işarettir.

Sıkça Sorulan Sorular

Uzaktan yazılım firmasıyla çalışmak riskli mi?

Risk mesafeden çok yazısız ilerlemeden doğar. Kapsam, parça parça teslim, kabul ölçütü ve saha planı yazılıysa uzaktan yürüyen bir proje denetlenebilir kalır. Bu başlıklar yoksa aynı şehirdeki firmayla da aynı sorunlar yaşanabilir.

Yazılım firması hiç yerinde görmeden işimizi anlayabilir mi?

Portal, panel ve entegrasyon gibi işlerde çoğunlukla evet; belgeler, ekran paylaşımı ve süreci yapan kişiyle görüşme yeterli olur. Depo, atölye ve tezgâh başı işlerde video çok yardımcı olur ama yerinde ziyaret çoğu zaman gerekli kalır. Bu ayrım keşif görüşmesinde netleştirilmelidir.

Uzaktan çalışırken sistemlerimize erişim vermek güvenli mi?

Erişim kişiye özel, sınırlı ve kayıtlı olduğunda risk önemli ölçüde azalır. Ortak şifre paylaşmak yerine ayrı kullanıcı açın, yalnızca gereken sisteme yetki verin ve iş bittiğinde hesabı kapatın. Müşteri veya personel verisi söz konusuysa KVKK yönünü hukuk danışmanınızla ayrıca değerlendirin.

Saha ziyareti ücretsiz olmalı mı?

Bunun tek bir doğrusu yok; önemli olan bedelin teklif aşamasında görünür olmasıdır. Ziyaretin sayısı, amacı, yol ve konaklama gideri yazıldığında sürpriz maliyet çıkmaz. D'Cloud Software'de ilk keşif online ve ücretsizdir; saha ziyareti gerektiğinde ayrıca planlanır.

Sözleşmeyi uzaktan imzalamak geçerli mi?

TBK 14. ve 15. maddeleri, güvenli elektronik imzanın el yazısıyla atılan imzanın hukuki sonuçlarını doğurduğunu düzenler. Karşılıklı ıslak imzalı nüshanın kargoyla gönderilmesi de sık kullanılan bir yöntemdir. Sözleşmenin niteliğine uygun yöntemi avukatınızla belirleyin.

Uzaktan çalışıp çalışamayacağımızı birlikte görelim

D'Cloud Software, Mersin merkezli yazılım ekibidir. Fabrikaya özel yazılım, portal ve ERP entegrasyonu işlerini Türkiye genelinde uzaktan yürütüyoruz; saha kurulumu gereken projede ziyaret planını baştan yazıyoruz. Yayımlanmış bir fabrika vaka çalışmamız yok; bunu ilk görüşmede de söylüyoruz.

Keşif sonunda kapsamı yazılı teklife çeviriyor, sabit fiyatla çalışıyor ve teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme veriyoruz. İşinizin uzaktan yürüyüp yürümeyeceğini ücretsiz online keşif görüşmesinde konuşmak için iletişime geçin; isterseniz WhatsApp'tan da yazabilirsiniz, en geç 24 saat içinde dönüş yapıyoruz.