Özel Yazılım Teklifi Nasıl Değerlendirilir? Bakılacak 10 Madde

Yazılım teklifi nasıl değerlendirilir?

Yazılım teklifi, önce kapsam eşitlenerek değerlendirilir, bedel ancak kapsam eşitlendikten sonra anlam kazanır. Yazılım raftan alınan bir ürün değildir; aynı başlıkla verilen iki teklif çok farklı iki işi anlatıyor olabilir. "Sipariş takip sistemi" diyen bir teklif beş ekranı da otuz ekranı da kastedebilir.

Bu yüzden okumaya toplam tutardan başlamayın. Teklifi şu sırayla okuyun: ne yapılacak, ne yapılmayacak, bittiğine nasıl karar verilecek, sonra ne olacak, en son ne kadar tutacak. Bir teklifte ilk dört sorunun cevabı yoksa, sondaki rakam henüz karşılaştırılabilir bir rakam değildir.

Hazır bir ürünün işinizi görme ihtimali de bu aşamada masaya konmalıdır. Standart stok, cari ve muhasebe ihtiyacı için özel yazılım teklifi almak çoğu zaman gereksizdir. Teklif veren bir firmanın "buna gerek yok, şu ürün yeter" diyebilmesi de iyi bir işarettir.

Özel yazılım teklifinde bakılacak 10 madde

Sağlam bir teklif en az şu 10 maddeye açık cevap verir; bir maddenin boş olması teklifi geçersiz kılmaz ama size soru sormanız gerektiğini gösterir.

Teklifin sık atlanan altı maddesi nasıl okunur?

Tablodaki maddelerin hepsi önemlidir, ama sonradan tartışma açan başlıklar çoğu zaman kapsam, kabul, bedel türü, kaynak kod, bakım ve değişikliktir. Bu altısını satır satır okuyun.

Kapsam ve kapsam dışı

Kapsam yeterince net mi anlamak için kendinize şunu sorun: bu metni okuyan başka bir yazılım firması aynı işi çıkarabilir mi? "Raporlama modülü" yazıyorsa cevap hayırdır; "depo bazında stok raporu, Excel'e aktarma, yetkiye göre görünüm" yazıyorsa evet.

Kapsam dışı listesi ise bir firmanın işi anladığını en iyi gösteren bölümdür. "Bordro bu aşamada yok", "makineden otomatik veri alımı sonraki aşamaya bırakıldı" gibi cümleler, firmanın konuyu düşündüğünü gösterir. Boş bir kapsam dışı bölümü her şeyin dahil olduğu anlamına gelmez; çoğu zaman yalnızca konuşulmadığı anlamına gelir.

Kabul ölçütü

Kabul ölçütü, işin bittiğine neye bakarak karar verileceğini yazar. Türk Borçlar Kanunu'nun 477. maddesi, eserin açıkça veya örtülü olarak kabulünden sonra yüklenicinin, kasten gizlenen ve gözden geçirmede fark edilemeyecek ayıplar dışında sorumluluktan kurtulacağını söyler. Yani kabulün ne olduğu teknik değil, hukuki sonuç doğuran bir konudur.

Teklifte "müşteri onayı ile teslim edilir" gibi genel bir cümle varsa, soru sorun: Kim onaylayacak, hangi veriyle test edilecek, hata bulunursa süre nasıl işleyecek, kullanmaya başlamak onay sayılacak mı?

Bedel türü

Teklifteki rakamın niteliği, rakamın kendisi kadar önemlidir. TBK 480. maddesine göre götürü bedelde yüklenici, öngörülenden fazla emek gerekse bile kural olarak bedelin artırılmasını isteyemez; aynı madde olağanüstü durumlar için uyarlama imkânı da tanır. Bedel önceden belirlenmemiş veya yaklaşık belirlenmişse 481. madde, eserin değerine ve giderine bakılacağını düzenler. Yaklaşık bedelin işsahibinin kusuru olmaksızın aşırı ölçüde aşılacağı anlaşılırsa da 482. madde devreye girer.

Pratikte şuna bakın: teklifte "tahmini", "yaklaşık", "başlangıç fiyatı" gibi kelimeler var mı? Varsa sabit bir teklifle aynı terazide tartmayın. Sabit fiyat ve saatlik çalışma arasındaki seçim ayrı bir konudur, ayrı bir yazıda ele aldık. Buradaki amaç yalnızca hangisinin önünüzde durduğunu doğru okumaktır.

Kaynak kod ve haklar

Bu madde "kaynak kod sizindir" cümlesiyle bitmez. Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu'nun 52. maddesi mali haklara dair sözleşmelerin yazılı olmasını ve hakların ayrı ayrı gösterilmesini şart koşar. 55. madde, aksi kararlaştırılmadıkça bir hakkın devrinin ya da ruhsatın eserin işlenmelerini kapsamayacağını; 56. madde de sözleşmeden aksi anlaşılmadıkça kullanma izninin basit ruhsat sayılacağını belirtir.

Bu nedenle teklifte şu sorulara cevap arayın: Kod hangi aşamada teslim edilecek, başka bir ekibe değiştirtebilecek miyiz, firmanın başka müşterilere satabileceği ortak bir çekirdek var mı, kullanılan hazır bileşenlerin lisans koşulları neler? Her modelin yeri olabilir; önemli olan hangisini aldığınızı bilmektir. Ayrıntı için avukatınıza danışın.

Hata düzeltme ve bakım

Hata düzeltme ile bakım aynı şey değildir, teklifte de ayrı yazılmalıdır. Hata düzeltme, kapsamda söz verilenin çalışmaması halinde devreye girer; bakım ise güncelleme, izleme, sürüm uyumu ve yeni talepleri kapsayabilir. "Ücretsiz destek" kelimesi ikisinden hangisini kastediyor, açıkça sorun.

Süre ne kadar uzun olursa olsun içeriği yazılı değilse pek bir anlam taşımaz. Bizim standardımız teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltmedir; sürekli bakım ayrı bir anlaşmadır. Karşılaştırırken süreleri değil, süre içinde neyin yapılacağını yan yana koyun.

Değişiklik talebi

Yazılım projesinde yeni istekler çıkması olağandır, teklifin bunu nasıl yöneteceğini söylemesi gerekir. Aranan cevap kısadır: istek nasıl yazılır, etkisi kim tarafından, hangi sürede değerlendirilir, kim onaylar, onay olmadan başlanır mı? Bu maddesi olmayan düşük bir teklif, değişikliklerde beklediğinizden farklı bir tabloya dönüşebilir.

Düşük teklif neyi dışarıda bırakıyor?

Düşük teklifin neyi dışarıda bıraktığını görmenin yolu, firmaya sormak değil, teklifi aynı listeye dökmektir. Yöntem basittir ve teknik bilgi gerektirmez.

1. İhtiyacınızı tek sayfada yazın: süreç, kullanıcılar, bağlanacak programlar.
2. Yukarıdaki 10 maddeyi ve kendi kritik işlerinizi bir tabloya satır olarak ekleyin.
3. Tabloyu tüm firmalara aynı şekilde gönderin, her satırı doldurmalarını isteyin.
4. Her hücreyi "dahil", "hariç" ya da "belirsiz" diye işaretleyin.
5. "Belirsiz" satırları firmaya geri gönderin; toplam bedele ancak bundan sonra bakın.

Örnek senaryo: Diyelim ki bir depo uygulaması için iki teklifiniz var ve B teklifi belirgin biçimde daha düşük. Tablo şöyle çıkabilir:

Bu tablo B firmasını kötü göstermek için değil. İhtiyacınız gerçekten daha dar olabilir ve B doğru teklif olabilir; çevrimdışı çalışma sizin için gereksizse o satırı silersiniz. Önemli olan, bu kararı bilerek vermenizdir. A firmasının da pahalı olduğu için değil, kapsadığı işten dolayı farklı olduğunu görürsünüz; o farkın size değip değmediği ise sizin kararınızdır.

Teklif veren firmayla paylaşacağınız liste aynı olmalıdır. Bir firmaya başka, diğerine başka anlatılan iş, doğal olarak karşılaştırılamayan teklifler doğurur.

Yazılım teklif karşılaştırmasında kırmızı bayraklar neler?

Kırmızı bayrak, teklifin kötü olduğunu kanıtlamaz; o noktada durup soru sormanız gerektiğini gösterir. Dikkat edilecek işaretler şunlardır:

• İhtiyacı dinlemeden, ilk görüşmede ya da telefonda verilen kesin bedel
• Ekran veya akış listesi olmayan, yalnızca modül başlıkları sıralayan teklif
• "Her şey dahil" ifadesi, ama kapsam dışı listesinin hiç bulunmaması
• Kabul adımı olmayan, tek bir bitiş tarihine bağlı teslim
• Tamamı en başta istenen ödeme ya da teslimle bağı olmayan ödeme planı
• Bağlanacak programın sürümünü ve erişim yolunu sormadan "entegre ederiz" denmesi
• Veritabanına doğrudan yazmanın "daha hızlı" diye önerilmesi
• Verinin nasıl geri alınacağı sorusuna net cevap verilememesi
• Firmayla ayrılma durumunun hiç konuşulmak istenmemesi
• Sonuç vaatleri: "verimliliğiniz şu kadar artar" gibi kaynağı olmayan iddialar
• Kim çalışacak sorusuna hiç cevap verilmemesi

Bir bayrağı gördüğünüzde hemen eleyin demiyoruz. Küçük bir atölyenin küçük işi için tek sayfalık teklif yeterli olabilir. Ölçü, teklifin uzunluğu değil, sorduğunuz soruya verilen cevabın netliğidir.

Teklife eklenecek sorular

Teklifi imzalamadan önce aşağıdaki soruların cevabını yazılı isteyin; hepsi bir e-posta ile sorulabilir.

• Teklif hangi tarihe kadar geçerli? TBK 3. maddesine göre kabul için süre belirleyen öneren, süre sonuna kadar önerisiyle bağlıdır. Süresiz teklifte belirsizlik kalır.
• KDV ve döviz: bedel KDV hariç mi, kur değişirse ne olur?
• Üçüncü taraf: lisans, barındırma, SMS, harita, API gibi kalemler hangi hesaptan, kim adına ödenecek?
• Sizden beklenenler: test verisi, kullanıcı, test ortamı, onay süresi. Biz geciktiğimizde takvim nasıl işler?
• Ekip: işi kim yapacak, alt yüklenici var mı? TBK 471, yüklenicinin eseri kendisinin yapmasını veya yönetiminde yaptırmasını kural kabul eder.
• Vazgeçme: yarıda vazgeçersek ne olur? TBK 484. maddesi işsahibine, yapılan kısmın karşılığını ödeyip yüklenicinin bütün zararlarını gidererek fesih imkânı tanır; sözleşmede ayrıca nasıl düzenlendiğine bakın.
• Devir: başka ekibe devretmek gerekirse elimizde hangi belgeler olacak?

Bu sorulara verilen cevaplar sözleşmeye taşınmalıdır. Teklifte yazıp sözleşmede unutulan madde, sonradan ispatı zor bir söze dönüşür. Sözleşme metnini avukatınızla gözden geçirin.

Sıkça Sorulan Sorular

Özel yazılım teklifi ne kadar ayrıntılı olmalı?

Başka bir yazılım ekibinin okuyup aynı işi anlayabileceği kadar ayrıntılı olmalıdır. Ekran ve akış listesi, kapsam dışı işler ve kabul ölçütü yoksa teklif henüz niyet aşamasındadır. Küçük işte kısa olabilir, ama bu üç başlığın karşılığı yine bulunmalıdır.

En düşük teklifi seçmek yanlış mı?

Yanlış değildir, yeter ki aynı işi kapsadığını doğrulayın. Aynı 10 maddelik listeyi dolduran iki firmadan biri gerçekten daha düşükse bu avantajdır. Fark kapsam dışında kalan işlerden geliyorsa, o işlerin bedelini sonradan siz ödersiniz.

Tekliften önce keşif ücretli mi olmalı?

Bu firmadan firmaya değişir. Kısa bir tanışma görüşmesi çoğu zaman ücretsizdir; ayrıntılı analiz belgesi üretmek ise ayrı bir iş olarak ücretlendirilebilir. Önemli olan hangisinin yapıldığının baştan bilinmesidir. Bizde ilk keşif online ve ücretsizdir, sonunda yazılı teklif verilir.

Teklifte kaynak kod yazmıyorsa ne yapmalıyım?

Yazılı olarak sorun; sessizliği kendi lehinize yorumlamayın. FSEK 52. maddesi mali haklara dair sözleşmelerin yazılı olmasını ve hakların ayrı ayrı gösterilmesini şart koşar. Hangi hakkın, hangi aşamada size geçeceğini sözleşmeye yazdırın.

ERP entegrasyonu teklifinde de aynı liste kullanılır mı?

Evet, temel 10 madde aynıdır; ama erişim yolu, lisans ve hata yönetimi satırları ağırlık kazanır. Bu kalemleri ERP entegrasyonu maliyetini anlattığımız yazımızda ayrıntılı ele aldık. Web sitesi teklifinde ise alan adı ve içerik gibi başka başlıklar öne çıkar.

Teklifinizi birlikte okuyalım

Elinizde bir teklif varsa, yukarıdaki tabloyla başlayın; "belirsiz" satırlar size hangi soruyu soracağınızı söyler. Bizden de teklif istiyorsanız fabrikaya özel yazılım ya da özel yazılım geliştirme işinde süreç aynıdır: önce iş akışınızı dinleriz, sonra kapsamı ve kapsam dışını yazar, sabit fiyatlı yazılı teklif veririz. Hazır ürünün yeteceği bir durum görürsek bunu da açıkça söyleriz.

Ücretsiz online keşif görüşmesi için iletişime geçin; WhatsApp'tan da yazabilirsiniz, en geç 24 saat içinde dönüş yapıyoruz. D'Cloud Software olarak teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme veriyoruz; süre ve bedel kapsama göre değişir, keşifte netleşir.