ERP Entegrasyonu Fiyatı Neye Göre Oluşur? Teklifte Bakılacak 9 Kalem

ERP entegrasyonu fiyatı neden tek rakamla söylenemez?

ERP entegrasyonu fiyatı tek rakamla söylenemez, çünkü aynı adı taşıyan iki iş arasında efor farkı çok büyük olabilir. "Logo ile site entegrasyonu" yalnızca stok miktarını okuyup siteye yazmak da olabilir, siparişi, iadeyi, tahsilatı ve faturayı iki yönlü taşımak da. İlki birkaç kayıt türüyle sınırlı bir okuma işidir; ikincisi muhasebe kaydı doğuran, hata yönetimi isteyen bir yazma işidir.

İkinci sebep programların farklılığıdır. Bazı ürünler belgelenmiş bir programlama arayüzü sunar, bazılarında erişim bayi kanalından açılır, bazılarında iş dosya aktarımı üzerine kurulur. Üreticinin dokümanı kapalıysa önce keşif gerekir. Bu fark projenin mimarisini, takvimini ve riskini baştan belirler.

Bu yüzden kurulumu görmeden verilen rakam bir tahmindir. Hangi program, hangi sürüm, kaç firma ve dönem, hangi kayıt türleri ve hangi yön netleşmeden sabit fiyat verilmemelidir.

ERP entegrasyonunun maliyetini belirleyen 9 kalem

Entegrasyon maliyeti dokuz kalemin toplamından oluşur ve her teklifte bu kalemlerin nasıl ele alındığı görünür olmalıdır. Bir kalem teklifte hiç geçmiyorsa, ya kapsam dışıdır ya da sonradan konuşulacaktır; ikisini de baştan bilmek gerekir.

1. Programın sunduğu erişim yolu

Programın veriye hangi kapıyı açtığı, maliyetin ilk belirleyicisidir. Paraşüt, DİA, SAP Business One ve Dynamics 365 Business Central gibi ürünlerde belgelenmiş arayüzler vardır. Logo, Netsis ve Mikro'da arayüz belgelidir ama erişim bayi kanalından ya da üreticiye başvuruyla açılır. Wolvox ve Nebim V3 gibi ürünlerde herkese açık geliştirici dokümanı bulamadığımız için önce keşif gerekir. Luca gibi ürünlerde ise iş ağırlıkla dosya aktarımına dayanır.

2. Akışın yönü: okuma, yazma, çift yön

Okuma, yazmadan belirgin biçimde daha az risklidir. Rapor ve panel için veri okumak programın kayıtlarına dokunmaz. Yazma ise ürünün resmî arayüzünden yapılmalıdır ve muhasebe kaydı doğurduğu için test, doğrulama ve hata yönetimi ister. Çift yönlü akışta hangi sistemin hangi alanda doğru kabul edileceği ayrıca kararlaştırılır.

3. Kayıt türü sayısı

Her kayıt türü ayrı bir eşleme, ayrı bir test ve ayrı bir hata senaryosu demektir. Cari, stok kartı, fiyat, sipariş, irsaliye, fatura, tahsilat ve iade ayrı kalemlerdir. "Sipariş aktarılsın" denildiğinde iptal, kısmi teslim ve iade de kapsamda mı, yazılı olarak sorun.

4. Hacim, sıklık ve üretici sınırları

Günde birkaç kayıt ile gün içinde sürekli akan yüzlerce kayıt aynı mimariyle kurulmaz. Gerçek zamanlı akış kuyruk ve yeniden deneme gerektirir; toplu akış belirli aralıklarla çalışır. Bulut ürünlerde üreticinin istek sınırları da tasarımı etkiler. Paraşüt'ün yayımladığı API tanımında istek sınırı belirtilir; DİA'da her web servis çağrısı kontör tüketir; Microsoft da Business Central Online için işlem sınırları yayımlar. Güncel değerler kurulum sırasında üreticinin belgesinde teyit edilir.

5. Eşleme ve veri temizliği

İki sistemde aynı ürün farklı kodla, aynı müşteri iki ayrı kartla duruyorsa, entegrasyon bu karışıklığı hızlandırır. Stok kodu, cari, birim, KDV ve ambar eşlemelerinin yönetilebilir bir tabloda tutulması ve gerekiyorsa önce temizlik yapılması ayrı bir efordur. Teklif bu temizliği kimin yapacağını söylemelidir.

6. Hata yönetimi ve izleme

Başarısız aktarımın sessizce kaybolması, entegrasyonlarda en pahalı sorundur. Sağlam bir kurulumda kayıtlar kuyruğa alınır, aynı kayıt iki kez gönderilse bile ERP'de iki kez oluşmaz, başarısız aktarım sebebiyle listelenir ve yeniden denenebilir, sorumluya uyarı gider. Bu katman teklifte yoksa, ilk ağ kesintisinde mükerrer fiş ya da kayıp sipariş olarak geri döner.

7. Üreticiye ödenen lisans, opsiyon ve kullanım bedelleri

Entegrasyonu yazan firmaya ödenen bedel, toplam maliyetin tamamı değildir. Bazı ürünlerde resmî arayüzün kullanımı ayrı bir lisansa, opsiyona, API anahtarına ya da kullanım bedeline bağlıdır ve bunlar üreticiye veya yetkili bayiye ödenir. Bu kalemleri her teklifte ayrıca sorun; aşağıda ayrı bir başlıkta ürün bazında özetledik.

8. Bakım ve sürüm yükseltme

Entegrasyon bitmiş bir iş değildir. ERP üreticileri sürümlerle alan ekler, arayüzlerini sürümler, bazen kırıcı değişiklikleri ayrıca ilan etmez. Örneğin Logo Objects ile ERP dosyalarının sürümleri birbirini tutmalıdır; Mikro'da uç noktalar sürüm sonekiyle ilerler ve büyük sürüm geçişinde servisin portu değişebilir. Teklif, teslimden sonra kimin, hangi koşulla bu takibi yapacağını yazmalıdır.

9. Test ortamı, barındırma, dokümantasyon ve devir

Entegrasyonun canlı veriye dokunmadan denenebileceği bir test firması ya da test ortamı, ara katmanın nerede çalışacağı (sizin sunucunuz ya da bulut) ve erişimin nasıl açılacağı (VPN, IP kısıtı) baştan belirlenir. Teslimde eşleme kuralları, kurulum adımları ve hata durumunda nereye bakılacağı yazılı verilmelidir. Dokümansız teslim edilen entegrasyon, yazan firmaya bağımlılık demektir.

Üreticiye ödenen lisans ve opsiyon kalemleri: ayrıca sorun

Entegrasyon teklifinin dışında kalabilen en önemli kalemler, üreticiye ya da bayiye ödenen lisans, opsiyon ve kullanım bedelleridir. Bunların varlığı ve tutarı kurulumunuza ve lisans sözleşmenize göre değişir; tutarı yalnızca üretici ya da yetkili bayi söyleyebilir. Aşağıdaki tablo, hangi üründe neyin ayrıca sorulması gerektiğini özetliyor.

SAP Business One için Service Layer ya da DI API kullanımının ayrı bir lisans gerektirdiğine dair doğrulanmış bir bilgiye ulaşamadık; bu yüzden ne gerekir ne gerekmez diyoruz, iş ortağınızla teyit edilir. Netsis'te NetOpenX Rest için ek lisans ya da modül gerekip gerekmediği de kurulumda teyit edilen bir kalemdir.

ETA:V.11'deki kullanıcı lisansı ayrıntısı özellikle önemlidir: üreticinin belgesine göre her API oturumu bir kullanıcı lisansı kullanır. Entegrasyonun kaç oturum açacağı, ofiste aynı anda kaç kişinin programa girdiğiyle birlikte hesaplanmazsa, lisans ihtiyacı eksik çıkabilir.

Biz hiçbir yazılım üreticisinin bayisi değiliz ve lisans satmıyoruz. Bu kalemlerin kurulumunuzda olup olmadığını yetkili bayinizle birlikte teyit ediyoruz; teyit tamamlanmadan takvim ve sabit fiyat vermiyoruz.

İki entegrasyon teklifini karşılaştırma tablosu

İki entegrasyon teklifini karşılaştırmanın doğru yolu, toplam rakamdan önce kapsamı aynı satırlara yerleştirmektir. Aşağıdaki tabloyu iki teklif için ayrı ayrı doldurun; boş kalan her hücre, satıcıya sorulacak bir sorudur.

Tek satırlık bir teklif ucuz görünebilir; ama yukarıdaki satırların çoğu boş kalıyorsa, o işler ya hiç yapılmayacak ya da sonradan ek bedelle konuşulacak demektir. Ayrıntılı ve pahalı görünen teklif ise bu satırların karşılığını verdiği ölçüde aslında daha az belirsizlik taşır.

Bir uyarı daha: doğrudan veritabanına yazmayı öneren bir teklif, kısa vadede daha hızlı görünebilir. Resmî arayüz yerine doğrudan tabloya yazmak programın kontrollerini atlar ve sürüm geçişlerinde en kırılgan yapıyı kurar. Teklifte yazmanın hangi yoldan yapılacağını mutlaka sorun.

Teklifte olmazsa olmaz maddeler

Sağlıklı bir entegrasyon teklifinde en az şu maddeler bulunmalıdır. Bu liste kiminle çalışırsanız çalışın geçerlidir.

• Yazılı kapsam: Hangi kayıt türünün, hangi yönde, hangi tetikleyiciyle aktarılacağı.
• Kapsam dışı listesi: Bu aşamada yapılmayacak olanlar, örneğin "iade akışı ikinci aşamada".
• Erişim yolu ve lisans varsayımı: Hangi arayüzün kullanılacağı ve hangi üretici lisansının sizde olduğu varsayıldığı.
• Kabul ölçütleri: Bir akışın "çalışıyor" sayılması için hangi kayıtla, hangi ortamda, kimin önünde deneneceği.
• Hata yönetimi: Başarısız aktarımın nasıl görüneceği, kime bildirileceği, nasıl yeniden deneneceği.
• Takvim ve ödeme planı: Aşamalar ve her aşamanın teslim tanımı; ödeme planı sözleşmede belirlenir.
• Değişiklik talebi: Kapsam dışı isteğin nasıl değerlendirileceği ve kimin onayıyla işe alınacağı.
• Destek ve bakım: Teslim sonrası ücretsiz hata düzeltmenin süresi ve sonrasındaki bakımın koşulu.
• Erişim ve gizlilik: Hangi sunucuya hangi kullanıcıyla bağlanılacağı, gizlilik yükümlülüğü, kişisel veri işleniyorsa ayrıca yapılacak düzenleme.

Bu liste hukuki tavsiye değildir; bir yazılım ekibinin önemsediği kontrol noktalarıdır. Sözleşme maddeleri avukatınızla netleştirilir.

Sabit fiyat, yazılı kapsam ve 15 gün hata düzeltme: nasıl çalışıyoruz

ERP entegrasyonu projelerinde önce keşif yapıyor, sonra sabit fiyat veriyoruz. Keşifte programınızı ve sürümünü, firma ve dönem yapınızı, kullanılacak erişim yolunu ve lisans durumunu yetkili bayinizle birlikte netleştiriyoruz. Ardından projeye salt okuma pilotuyla başlıyoruz: hiçbir kayıt değişmeden bağlantının doğru çalıştığı görülüyor, sonra yazma tarafı test ortamında açılıyor.

Sözleşmede sabitlenen kapsam için fiyat sabittir; bizim tahminimiz tutmadı diye ek fatura çıkmaz. Fiyatın değiştiği tek durum, kapsam dışı yeni bir istektir ve o da ayrı kalem olarak konuşulur, onayınız olmadan başlanmaz. Teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme standardımızdır. ERP sürüm takibi ve sürekli bakım ise ayrı bir bakım anlaşmasının konusudur.

Her soruya entegrasyon cevabı vermiyoruz. Günde birkaç kayıt söz konusuysa elle giriş daha ucuz ve daha az risklidir; stok kodları iki sistemde tutarsızsa önce kod düzeninin oturması gerekir. Bunları da ilk görüşmede söylüyoruz.

Sıkça Sorulan Sorular

ERP entegrasyonu ne kadar tutar?

Kesin rakam kurulumu görmeden söylenemez; programın sunduğu erişim yolu, yön, kayıt türü sayısı, hacim ve hata yönetimi bedeli belirler. Buna üreticiye ya da bayiye ödenen lisans ve opsiyon kalemleri ayrıca eklenebilir. Biz kapsam keşifte netleştikten sonra sabit fiyat veriyoruz.

Teklifte lisans bedeli neden yok?

Çünkü bazı lisans ve opsiyon kalemleri entegrasyonu yazan firmaya değil, üreticiye ya da yetkili bayiye ödenir. Logo Objects run-time lisansı, ETA:V.11'in API Entegrasyon opsiyonu, Mikro'nun API Key süreci ya da Luca Koza'nın web servis paketi bu türdendir. Her teklifte bu kalemlerin sizde olup olmadığını ve kimin temin edeceğini ayrıca sorun.

Ucuz teklif ile pahalı teklif arasındaki fark genelde nerededir?

Çoğu zaman hata yönetiminde, kayıt türlerinin sayısında ve bakım koşulunda. Kuyruk, mükerrer kayıt koruması, uyarı, test ortamı ve dokümantasyon içermeyen bir teklif ilk bakışta ucuzdur; bu eksikler ise canlıya geçtikten sonra maliyet olarak geri döner. Karşılaştırmayı kontrol tablosuyla yapın.

Entegrasyon bittikten sonra ek maliyet çıkar mı?

Çıkabilir ve bunu baştan bilmek gerekir. ERP sürüm yükseltmeleri alan ve arayüz değişikliği getirebilir; bu takip bir bakım anlaşmasının konusudur. Bizim standardımız teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltmedir, sonrasındaki bakım ayrıca anlaşılır.

Bayiden mi, bağımsız bir yazılım firmasından mı entegrasyon almalıyız?

İkisi de mümkündür ve çoğu zaman birlikte çalışır. Lisans, kurulum ve ürün desteği yetkili bayinin alanıdır; bağımsız bir yazılım firması ise entegrasyon kodunu yazar ve bakımını üstlenir. Biz hiçbir üreticinin bayisi değiliz; lisans adımlarını bayinizle birlikte yürütüyoruz ve bayilere taşeron geliştirme de yapıyoruz.

Sonraki adım: kurulumunuzu görelim, kapsamı yazalım

Elinizde bir entegrasyon teklifi varsa ya da yeni teklif alacaksanız, kurulumunuzu ve ihtiyacınızı birlikte netleştirebiliriz. Görüşmeye kullandığınız programı ve sürümünü, aktarılmasını istediğiniz kayıt türlerini ve yaklaşık günlük hacmi getirmeniz yeterli; ERP entegrasyonu için hangi lisans kalemlerinin bayinize sorulması gerektiğini de bu görüşmede listeleriz. İlk keşif görüşmesi online ve ücretsizdir. Bizimle iletişime geçin; isterseniz WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.