Banka Ekstresi Muhasebeye Aktarma: Dosya Yolu ve Eşleştirme Kuralları

Banka ekstresi muhasebeye aktarma: hangi yollar var?

Banka hareketlerinin muhasebe programına ulaşmasının dört ana yolu vardır ve hangisinin uygun olduğu bankanıza, programınıza ve hareket hacminize bağlıdır. Aşağıdaki tablo yolları, kimin sağladığını ve dikkat edilecek noktayı özetliyor.

Birkaç somut örnek, yolların gerçekte nasıl göründüğünü anlatır. Ziraat Bankası ve Akbank'ın kurumsal sayfaları, hesap hareketlerini MT940 biçiminde e-posta, SFTP ya da SWIFT üzerinden günlük veya farklı sıklıklarla gönderebildiklerini anlatıyor; Akbank gün içi hareketler için MT942'yi, Ziraat Bankası ise text ekstrenin web servisle alınabildiğini de anıyor. Luca'nın destek sitesi (2022 tarihli belge), anlaşmalı bankalardaki hesap hareketlerini günlük aralıklarla otomatik aktaran bir Banka Entegrasyon ekranını; Zirve'nin kılavuzu da anlaşmalı bankalardan ekstreyi otomatik alan bir Banka Servis bölümünü anlatıyor. Hangi bankaların desteklendiği programın güncel listesinden teyit edilir.

Açık bankacılık tarafında çerçeve mevzuatla çizilidir. Hukuki dayanak, 6493 sayılı Kanun'un 12. maddesinde sayılan hesap bilgisi hizmeti ve ödeme emri başlatma hizmetidir. TCMB'nin Mart 2026'da açık bankacılığın yeni özelliklerine ilişkin duyurusunu aktaran kaynaklara göre veri kullanıcının onayı olmadan paylaşılmaz ve kimlik doğrulama hesabın bulunduğu kuruluşta yapılır.

Biz neyi kurarız, neyi kurmayız?

Bankayla doğrudan bağlantı kuran ürünler bankalara, muhasebe programlarının kendi ekranlarına ya da bankalarla anlaşmalı, TCMB izinli kuruluşlara aittir; bu ürünleri biz yazmıyoruz. Bizim kurduğumuz şey, bankadan zaten elinize geçen dosyanın düzenli işlenmesidir: dosya tabanlı ekstre aktarımı ve eşleştirme kuralları.

Bu ayrımın pratik anlamı şu. Elinizde bankanın gönderdiği ya da indirdiğiniz bir hareket dosyası varsa, onu okuyan, kurallara göre hesaplara dağıtan, eşleşmeyenleri ayıran ve muhasebe programınızın kabul ettiği biçime çeviren yazılımı kurabiliriz. Bankanın sisteminden hareket çekme yetkisi gerektiren bir bağlantıyı ise ancak bankanın ya da izinli bir kuruluşun sunduğu yoldan kullanırsınız.

Banka portalında robot neden önermiyoruz?

Bir yazılım robotunun her sabah internet şubesine girip ekstre indirmesi teknik olarak düşünülebilir, ama bunu önermiyoruz. Üç nedeni var:

• Güvenlik. Kurumsal internet şubeleri güçlü kimlik doğrulamayla korunur. Robotun çalışabilmesi için şifrenin ve doğrulama adımının bir yazılıma devredilmesi gerekir; bu, kapıyı bilerek aralamaktır.
• Kullanım koşulları. Bankacılık kanallarının kullanım koşulları otomatik erişimi kısıtlayabilir. Bunu sözleşmenizden kendiniz kontrol etmeden robot kurmak, sorumluluğu belirsiz bırakır.
• Kırılganlık. Bankanın ekranı değiştiğinde robot durur. Ekstrenin dosya ya da servis olarak alınabildiği bir yerde ekranı taklit etmek gereksiz bir risk katmanıdır.

Bankaların çoğu ekstreyi zaten dosya olarak ya da kurumsal bir hizmetle sunuyor. Doğru yol odur. Robot, resmî bir dosya ya da servis yolu olmayan ve kullanım koşullarının uygun olduğu portallar için son çaredir; iş süreci otomasyonu yaklaşımımızda da sıra böyledir.

Eşleştirme kuralları: açıklama metninden cariye

Eşleştirme, her banka hareketinin hangi hesaba gideceğini kurallarla belirlemektir ve kurallar üç bilgiye dayanır: açıklamada geçen ifade, tutarın yönü ve karşı tarafın kimliği. Muhasebe programları da bu mantıkla çalışır. Luca'nın Banka Ekstreleri belgesi, her kuralın açıklamadaki bir kelimeye ve tutarın işaretine göre işlediğini, açıklamadaki ad hesap planındaki cari adıyla eşleşirse karşı hesabın otomatik atanabildiğini anlatıyor.

Aşağıdaki tablo varsayımsal bir kural setidir. Hesap adları örnektir; hangi hareketin hangi hesapta izleneceği muhasebe kararıdır ve kayıt yöntemi mali müşavirinizle belirlenir.

Kural tablosunu kurarken işe yarayan birkaç ilke var:

• Kimlik, addan güçlüdür. Açıklamada vergi numarası ya da IBAN geçiyorsa eşleşmeyi ona dayandırın. Ad benzerliği yalnızca öneri üretmelidir.
• Kurallar sıralıdır. Bir hareket iki kurala uyuyorsa hangisinin önce çalışacağı belli olmalıdır; en özel kural en üstte durur.
• Kural tablosu kodda değil, yönetilebilir bir ekranda durur. Yeni bir müşteri ya da yeni bir banka ifadesi geldiğinde geliştirici çağırmadan eklenebilmelidir.
• Her bankanın ifadesi farklıdır. Aynı işlem iki bankada farklı yazılır; kurallar banka bazında tanımlanır.

Eşleşmeyen hareketler, insan onayı ve mükerrer kontrolü

Kurala uymayan hareket varsayılan bir hesaba atılmaz; bekleyen hareketler listesine düşer ve bir kişi onaylayana kadar muhasebe programına gitmez. Bu kural yazılımın en önemli parçasıdır, çünkü yanlış eşleme aktarımı durdurmaz: kayıt kabul edilir, toplamlar tutar, hata aylar sonra cari mutabakatında ortaya çıkar.

Onay ekranı iyi kurulduğunda iş yükü azalır, çünkü kişi tüm listeyi değil yalnızca istisnaları görür. Ekranda hareketin yanında önerilen hesap ve önerinin dayanağı yazar: "IBAN eşleşti" ile "ada benziyor" aynı güvende değildir. Onaylanan bir eşleşme, istenirse yeni bir kurala dönüşür ve bir sonraki ay otomatik çalışır.

Mükerrer kayıt ikinci büyük risktir. Ekstre tarih aralıkları çakıştığında ya da aynı dosya iki kez yüklendiğinde aynı hareket iki kez muhasebeleşebilir. Önlem olarak:

1. Her hareket için bankanın verdiği referans ya da dekont numarası, tarih ve tutardan bir tekil anahtar üretilir.
2. Daha önce aktarılmış anahtar ikinci kez aktarılmaz; kullanıcıya gösterilir.
3. Her aktarımın hangi dosyadan, hangi tarih aralığıyla yapıldığı kayıt altında tutulur.
4. Dönem sonunda programdaki banka hesabı bakiyesi bankanın bildirdiği bakiyeyle karşılaştırılır; fark varsa hangi hareketin eksik ya da fazla olduğu listelenir.

Banka hareketleri kişisel veri de içerir: gönderen adı, IBAN, açıklama. Verinin hangi bilgisayarda ya da sunucuda işleneceği ve kimlerin erişeceği kurulumdan önce yazılı olarak belirlenir; KVKK süreçleriniz birlikte gözden geçirilir.

Muhasebe programına hangi yoldan yazılır?

Eşleştirilmiş hareketler muhasebe programına her zaman programın resmî yolundan yazılır: dosya kabul eden programlarda belgelenmiş banka aktarım ekranı, resmî arayüzü olan programlarda o arayüz. Veritabanına doğrudan kayıt atmıyoruz; programın kendi kontrolleri devre dışı kalır ve bozulan veriyi geri getirmek kazanılan zamandan pahalıya gelir.

Programa göre yol şöyle ayrışır:

• Luca. Luca'nın 2021 tarihli destek belgesine göre Banka Ekstreleri ekranı, bankadan alınan ekstrenin CSV olarak kaydedilip yüklenmesini, sütun başlıklarının sistemdekilerle birebir aynı olmasını ve kuralların uygulanıp fiş kesilmesini anlatıyor. Ara katman bu durumda Luca'nın beklediği başlıklarda dosya üretir; yükleme ve fiş kesme Luca ekranında yapılır.
• Zirve. Zirve'nin kılavuzu Banka Excel ekranında XLS dosyasındaki kolonların numaralandırılıp karşılık hesap kodlarının tanımlandığını, ayrıca PDF, HTML, TXT, CSV ve EML biçimindeki ekstrelerin de aktarılabildiğini anlatıyor.
• Logo, Netsis, Mikro gibi kurulu ERP'ler. Bu programların belgelenmiş arayüzleri var: Logo Objects ve Logo REST Servis, Netsis için NetOpenX, Mikro için Mikro Desktop API. Banka fişi ya da hareketi bu arayüzlerden yazılır; erişim ve lisans koşulları yetkili bayi kanalından teyit edilir.
• Paraşüt gibi bulut programlar. Yazma, üreticinin belgelenmiş API'si üzerinden yapılır; doğrudan veritabanı erişimi zaten yoktur.

Bu yapının adı ERP entegrasyonu da olsa, dosya tabanlı bir muhasebe entegrasyonu da olsa ilke aynıdır: okuma ve eşleştirme ara katmanda, yazma programın resmî yolunda.

Sıkça Sorulan Sorular

Banka hareketleri Excel ile muhasebe programına aktarılabilir mi?

Evet. Luca ve Zirve gibi programların banka aktarım ekranları, bankadan indirilen Excel ya da CSV dosyasını kabul eder. Dosyanın sütun düzeni programın beklediği düzende olmalıdır. Ara katman, farklı bankalardan gelen dosyaları bu tek düzene çevirebilir.

Bankamla muhasebe programımı doğrudan bağlayabilir misiniz?

Bankayla doğrudan bağlantı ürünleri bankalara, programların kendi anlaşmalı ekranlarına ya da TCMB izinli kuruluşlara aittir; bu bağlantıyı biz kurmuyoruz. Biz bankadan elinize geçen dosyayı işleyen aktarımı ve eşleştirme kurallarını kuruyoruz. Bankanızın kurumsal biriminden elektronik ekstre hizmeti olup olmadığını sormak iyi bir ilk adımdır.

İnternet şubesine giren bir robot ekstreyi indiremez mi?

Teknik olarak düşünülebilir ama önermiyoruz. Güçlü kimlik doğrulama, kullanım koşulları ve ekran değişikliği bu yolu riskli ve kırılgan yapar. Bankaların çoğu ekstreyi dosya ya da kurumsal servis olarak zaten sunuyor.

Açıklamadan hangi carinin ödeme yaptığı nasıl bulunur?

Önce açıklamadaki vergi numarası ya da IBAN gibi kesin kimliklere bakılır; bunlar varsa eşleşme otomatik yapılabilir. Yalnızca ada dayanan eşleşmeler öneri olarak gösterilir ve insan onayına düşer. Onaylanan eşleşmeler zamanla yeni kurallara dönüşür.

Aynı hareketin iki kez muhasebeleşmesi nasıl önlenir?

Her harekete bankanın referans numarası, tarih ve tutardan bir tekil anahtar verilir ve daha önce aktarılan anahtar ikinci kez aktarılmaz. Her aktarımın dosyası ve tarih aralığı kayıt altında tutulur. Dönem sonunda program bakiyesi banka bakiyesiyle karşılaştırılır.

Eşleştirme kurallarını kim belirler?

Teknik kuralı yazılım uygular, ama hangi hareketin hangi hesapta izleneceği muhasebe kararıdır. Kural tablosu mali müşavirinizle birlikte kurulur ve onayı yazılı tutulur. Tablo, geliştirici gerekmeden güncellenebilecek bir ekranda durur.

Sonraki adım: hareket dosyalarınızla başlayalım

Banka hareketlerini her ay elle eşleştiriyorsanız, ilk adım hangi bankalardan hangi biçimde dosya aldığınızı ve muhasebe programınızın hangi aktarım yolunu sunduğunu birlikte çıkarmaktır. Hareket sayısı azsa ve programınızın kendi kural ekranı yetiyorsa bunu açıkça söyleriz. Kurulan işte sabit fiyat ve sözleşmede yazılı kapsamla çalışıyoruz, teslim sonrası 15 gün hata düzeltme ücretsizdir.

Ücretsiz online keşif görüşmesi için iletişime geçin; isterseniz kullandığınız bankaları ve programı yazarak WhatsApp'tan da ulaşabilirsiniz.