Luca Excel Fiş Aktarımı: Şablon Hazırlığı, Sık Hatalar ve Otomasyon

Luca excel fiş aktarımı nasıl çalışır?

Luca'da muhasebe fişleri, Excel Veri Aktarımı ekranından toplu olarak içeri alınır: şablon indirilir, doldurulur, yüklenir ve fişler ekrandan kesilir. Luca'nın destek sitesindeki Excel Veri Aktarımı belgesi (son güncellemesi Nisan 2021) excelden fiş aktarma akışını adım adım anlatıyor; aşağıda bu akışı beş adıma topladık.

1. Şablonu indirin. Excel Veri Aktarımı ekranındaki şablon indirme bağlantısıyla güncel fiş aktarım şablonunu alın.
2. Şablonu doldurun. Fiş No, Fiş Tarihi, Hesap Kodu, Borç ve Alacak alanlarını doldurun.
3. Dosyayı yükleyin. Dosyayı seçin, ekrandaki doğrulama kodunu yazın ve yükleyin.
4. Kontrol edin. Fiş listesinde bir kayda çift tıklayarak detayını açın, hatalı satırı silin.
5. Fişi kesin. Fiş Kes penceresinde Fiş Açıklaması, Fiş Tipi (Mahsup, Açılış, Kapanış), Fiş Kodu ve Belge Türü alanlarını doldurup fişi oluşturun.

Bu akışta dikkat edilecek iki nokta var. Birincisi, yazma tarafı toplu çalışır; kayıt oluştuğu anda Luca'ya düşmez. İkincisi, destek belgeleri 2021 tarihli ve ekranlar o tarihten bu yana değişmiş olabilir. Belgede adı geçen sayısal sınırları bu yazıya taşımıyoruz; kendi ekranınızın verdiği güncel uyarıyı esas alın.

Bir de karıştırılmaması gereken bir ekran var: Excel Fatura Aktarımı. Bu ekran muhasebe fişi değil fatura verisi alır; CSV dosyasında her sütun için kural tanımlanır, "Hesapları Belirle" ile hesaplar atanır ve fişler oradan kesilir. Elinizdeki veri fatura listesiyse o ekran, hazır borç-alacak satırlarıysa fiş aktarımı ekranı doğru yerdir.

Şablon hazırlığı: hangi sütunlar zorunlu, nasıl doldurulur?

Luca'nın fiş aktarım şablonunda beş alan zorunludur ve her birinin kendine özgü bir hata kaynağı vardır. Aşağıdaki tablo, alanı neyle doldurmanız gerektiğini ve en sık nerede takıldığını özetliyor.

Şablonu doldururken üç alışkanlık işinizi kolaylaştırır. Şablonu her ay Luca'dan yeniden indirin, eski bir kopyanın üzerine yazmayın; sütun düzeni değişmişse bunu ancak böyle fark edersiniz. Şablondaki örnek satırın biçimini koruyun; tarih ve tutar hücrelerine elle biçim vermek yerine şablondaki biçimi kopyalayın. Formülleri değere çevirin; yüklenen dosyada formül değil, hesaplanmış sonuç bulunsun.

Tarih ve ondalık biçimi konusunda Luca'nın fiş aktarımı belgesi ayrıntı vermiyor. Excel Fatura Aktarımı belgesi ise formül alanlarında ondalık virgülün nokta ile değiştirilmesi gerektiğini söylüyor. Bu yüzden ilk aktarımı birkaç satırlık bir deneme dosyasıyla yapın ve oluşan fişi ekranda gözle kontrol edin.

Hesap planı eşleşmesi: en çok vakit kaybettiren adım

Fiş aktarımında projeyi yavaşlatan şey çoğu zaman Excel değil, hesap planıdır: dosyadaki her hesap kodunun Luca'da önceden açılmış olması gerekir. Luca'nın belgesine göre kod yoksa fiş kesilirken "hesap kodu bulunamadı" uyarısı çıkar.

Luca'nın belgesine göre tek tük eksik hesapta, hatalı kodun üzerinde F10 tuşuyla hesap kodu penceresi açılıp kod düzeltilebiliyor; hesabın bu pencereden mi, hesap planı ekranından mı açılacağını kendi ekranınızda kontrol edin. Ama yeni bir firmaya geçişte ya da yüzlerce cari hesabın açılması gerektiğinde bu yöntem yavaştır. Luca'nın destek sitesi, hesap planını Excel şablonundan XML dosyası üreterek toplu aktarma yolunu da anlatıyor; şablon üst hesabı olmayan hesapları hata olarak işaretliyor.

Asıl risk ise eksik koddan değil, yanlış koddan gelir. Dosyadaki bir satır var olan ama yanlış bir hesaba yazılmışsa aktarım durmaz. Fiş kesilir, toplamlar tutar, sorun aylar sonra mizanda ortaya çıkar. Bu yüzden kaynak verideki her kalemin hangi hesaba gideceğini gösteren bir eşleme tablosu hazırlamanızı öneriyoruz:

• Kaynak dosyadaki her kalem tipi (banka açıklaması, pazaryeri işlem türü, satış kanalı) için bir hedef hesap kodu yazın.
• Tabloyu mali müşavirinizle birlikte kurun; hangi kalemin hangi hesapta izleneceği muhasebe kararıdır ve kayıt yöntemi mali müşavirinizle belirlenir.
• Eşlemesi olmayan bir kalemi varsayılan bir hesaba atmayın; aktarımdan önce durdurun ve sorumlusuna sorun.
• Tabloyu bir dosyada ya da yönetilebilir bir ekranda tutun; hesap planı değiştiğinde yalnızca tabloyu güncelleyin.

Fiş No ve Fiş Tarihi: satırlar fişe nasıl gruplanır?

Luca, şablondaki satırları Fiş No ve Fiş Tarihi değerlerine göre gruplar: ikisi de aynı olan satırlar tek fişe gider, biri farklıysa ayrı fiş oluşur. Bu kural basit görünür ama numaralandırmayı baştan düşünmezseniz fiş listesi kısa sürede okunmaz hâle gelir.

Numaralandırma için önce hangi düzeyde fiş istediğinize karar verin. Günlük tek fiş mi, her banka hesabı için ayrı fiş mi, yoksa her pazaryeri ödemesi için ayrı fiş mi? Bu kararın muhasebe tarafı mali müşavirinize aittir; teknik tarafı ise şablondaki Fiş No sütununu buna göre üretmektir.

Pratik birkaç kural:

• Fiş No'yu kaynaktan türetin. Örneğin banka fişleri için tarih ve hesap kısaltmasından oluşan bir numara, aynı günü iki kez aktardığınızda bunu fark etmenizi sağlar.
• Fiş Tarihi'ni dönem içinde tutun. Kapanmış bir döneme fiş aktarmaya çalışmak hem aktarımı hem sonraki kontrolü karıştırır.
• Her fişin borç ve alacak toplamını yüklemeden önce eşitleyin. Dengesiz bir fişi Luca'ya göndermek yerine kendi tarafınızda yakalamak daha kolaydır.

Sık hatalar ve aktarım öncesi doğrulama listesi

Luca'ya fiş aktarımında çıkan hataların çoğu birkaç tekrar eden nedene dayanır ve aktarımdan önce çalıştırılan kısa bir listeyle yakalanır.

Belirtiye göre muhtemel neden

Aşağıdaki tablo, belirtiyi gördüğünüzde nereye bakmanız gerektiğini gösteriyor.

Son satır üzerinde ayrıca durmak gerekiyor. Mükerrer aktarım, Luca'nın değil sürecin sorunudur: hangi dosyanın ne zaman yüklendiğini tutan bir kayıt yoksa, yarıda kalan bir aktarımı yeniden denemek aynı fişleri ikinci kez oluşturabilir.

Aktarım öncesi 10 maddelik kontrol

Aktarım düğmesine basmadan önce aşağıdaki listeyi çalıştırmak, hataların büyük kısmını Luca'ya ulaşmadan yakalar. Liste, ister elle ister bir yazılımla yapın, aynıdır.

1. Şablon bu ay Luca'dan yeniden indirildi ve sütun başlıkları değişmedi.
2. Zorunlu beş alan (Fiş No, Fiş Tarihi, Hesap Kodu, Borç, Alacak) her satırda dolu.
3. Dosyadaki tüm hesap kodları Luca'daki hesap planında açık.
4. Her fişin borç toplamı alacak toplamına eşit.
5. Hiçbir satırda hem borç hem alacak yazılı değil.
6. Tüm fiş tarihleri aktarım yapılacak dönemin içinde.
7. Tutar hücrelerinde formül yok, değer var; ondalık ayırıcı şablondaki örnekle aynı.
8. Bu dosya daha önce yüklenmedi; dosya adı ve fiş numaraları aktarım kaydıyla karşılaştırıldı.
9. Eşlemesi bulunamayan satırlar dosyadan çıkarıldı ve sorumlusuna iletildi.
10. Fiş Kes penceresinde seçilecek Fiş Tipi ve Belge Türü mali müşavirle önceden belirlendi.

İlk aydan sonra bu listeyi bir kez daha gözden geçirin. Mizan üzerinden yapılan karşılıklı kontrol, eşleme tablosundaki hatayı en erken yakalayan yöntemdir.

Kaynak dosyayı otomatik Luca şablonuna çevirmek

Her ay aynı kaynaktan gelen dosyayı elle düzenliyorsanız, bu düzenlemeyi bir ara katmana devretmek mümkündür. Ara katman; banka ekstresini, pazaryeri raporunu ya da kendi sisteminizin dökümünü okur, eşleme tablosuna göre hesap kodlarını atar, yukarıdaki doğrulama listesini çalıştırır ve Luca'nın kabul ettiği şablonda dosyayı üretir.

Bu tür bir Luca entegrasyonu kurarken baştan söylediğimiz sınırlar var:

• Luca için herkese açık, dokümante bir geliştirici API'si bulamadık. Üreticinin fiyat listesinde web servis kalemi yalnızca Luca Koza tarafında görünüyor; kapsamı üreticiden teyit edilir. Bu yüzden yazma tarafında belgelenmiş Excel aktarım ekranlarını esas alıyoruz.
• Yükleme adımı insanda kalır. Luca'nın belgesine göre yükleme sırasında doğrulama kodu isteniyor; doğrulama kodunu çözen ya da atlatan bir yazılım yazmıyoruz. Otomasyonun işi dosyayı hazırlamak, kontrol etmek ve hangi dosyanın ne zaman yüklendiğini kayıt altında tutmaktır.
• Aktarım toplu çalışır. Gerçek zamanlı bir akış gerekiyorsa o ihtiyaç Luca tarafında değil, verinin oluştuğu sistemde karşılanır.

Mali müşavirlik ofisleri için ikinci bir yol daha var. Bir mali müşavirlik ofisinde kullanımda olan Luca fatura robotumuz, ofisin kendi bilgisayarında çalışan bir masaüstü ajanıdır. Seçilen firmaların e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve UTTS belgelerini çeker, muhasebeleşmiş ve muhasebeleşmemiş fatura sayısını firma bazında çıkarır, PDF ve XML dosyalarını mükellef klasörlerine dağıtır ve zamanlanmış çalışır. Giriş bilgileri o bilgisayarda kalır, sonuçlar bir sunucuda barınan sonuç paneline yüklenir. Robot Luca'ya kayıt aktarmaz ve CAPTCHA çözmez; muhasebeleştirme ile mizan kontrolü sonraki aşamadır. Luca'nın resmî bir API'si üzerinden değil, elle kullanılan ekranlardan çalıştığı için ekranlar değiştiğinde bakım gerekir. Ofis tarafındaki bu yaklaşımın ayrıntıları mali müşavir otomasyonu başlığı altında anlatılıyor.

Ne zaman gerek olmadığını da söyleyelim: ayda birkaç fiş aktarıyorsanız ya da kaynak dosyanın düzeni her ay değişiyorsa, ara katman yazmak yerine yukarıdaki kontrol listesini elle uygulamak daha mantıklıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Luca'ya Excel'den fiş aktarırken hangi alanlar zorunlu?

Luca'nın Excel Veri Aktarımı belgesine göre Fiş No, Fiş Tarihi, Hesap Kodu, Borç ve Alacak alanları zorunludur. Aynı fiş numarası ve tarihi taşıyan satırlar tek fişte birleşir. Güncel şablonu her seferinde Luca'nın kendi ekranından indirmeniz önerilir.

Luca'da tek seferde kaç fiş aktarılabilir?

Bu yazıda sayısal bir sınır vermiyoruz. Destek belgeleri eski tarihli olabildiği için geçerli sınır, kendi Luca ekranınızın verdiği uyarıyla ve gerekirse üreticinin destek kanalıyla teyit edilmelidir. Büyük dosyaları dönem ve fiş türüne göre parçalara ayırmak, hatayı bulmayı da kolaylaştırır.

"Hesap kodu bulunamadı" uyarısı neden çıkıyor?

Dosyadaki hesap kodu Luca'daki hesap planında açılmamışsa ya da yazımı farklıysa bu uyarı çıkar. Tek tük eksik hesapta Luca'nın belgesi F10 ile hesap kodu penceresinin açılabildiğini anlatıyor; çok sayıda hesap için hesap planı XML aktarım yolu kullanılabilir. Hangi hesabın açılacağına mali müşavirinizle karar verin.

Excel Veri Aktarımı ile Excel Fatura Aktarımı arasındaki fark ne?

Excel Veri Aktarımı hazır borç-alacak satırlarından muhasebe fişi oluşturur. Excel Fatura Aktarımı ise CSV dosyasındaki fatura verisini sütun kurallarıyla okur ve hesapları ekranda belirleyerek fiş keser. Elinizdeki veri fatura listesiyse fatura aktarımı, muhasebe satırlarıysa fiş aktarımı daha uygundur.

Luca'ya fiş aktarımı tamamen otomatik yapılabilir mi?

Dosyanın hazırlanması, hesap kodu ataması ve kontrolü otomatikleştirilebilir. Luca'nın belgesine göre yükleme sırasında doğrulama kodu istendiği için yükleme adımı insanda kalır; bu adımı atlatan bir yazılım önermiyoruz. Akış toplu çalışır, anlık değildir.

Yanlış hesaba aktarılan fiş nasıl fark edilir?

Yanlış eşleme aktarımı durdurmaz; fark çoğu zaman mizan incelenirken ortaya çıkar. İlk aktarımlardan sonra mizanı eşleme tablosuyla karşılaştırmak ve eşlemesi olmayan satırları aktarımdan önce ayırmak bu riski azaltır.

Sonraki adım: aktarım dosyanızı birlikte gözden geçirelim

Luca'ya her ay aynı kaynaktan fiş aktarıyorsanız, ilk iş elinizdeki kaynak dosyayı ve hesap planı eşleşmesini birlikte incelemek olur. Bu inceleme, ara katmanın gerekip gerekmediğini de gösterir; gerekmiyorsa bunu açıkça söyleriz. Kurulan işte sabit fiyat ve sözleşmede yazılı kapsamla çalışıyoruz, teslim sonrası 15 gün hata düzeltme ücretsizdir.

Ücretsiz online keşif görüşmesi için iletişime geçin; isterseniz kaynak dosyanızın bir örneğini anlatarak WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.