Zirve Excel Fiş Aktarımı: Fatura Excel, Tanım Tablosu ve Sınırlar

Zirve excel fiş aktarımı hangi ekranlardan yapılır?

Zirve'de Excel'den muhasebe fişi, verinin türüne göre farklı ekranlardan oluşturulur: fatura ve benzeri satış verisi Fatura Excel'den, banka hareketleri Banka Excel'den gelir. Üreticinin Genel Muhasebe kullanım kılavuzunda, hazır borç-alacak satırlarını doğrudan muhasebe fişine çeviren ayrı, genel amaçlı bir Excel ekranı bulamadık; kurulumunuzda farklı bir seçenek varsa yetkili bayinizle teyit edin.

Bu tablodan çıkan pratik sonuç şu: "Zirve'ye Excel'den fiş aktaracağız" diyen birinin önce elindeki verinin ne olduğunu söylemesi gerekiyor. Fatura listesi mi, banka hareketi mi, yoksa başka bir programın muhasebe dökümü mü? Her birinin yolu farklı.

Zirve'de "entegrasyon" kelimesi başka bir şey anlatır

Zirve'nin kendi dokümantasyonunda entegrasyon, ticari taraftaki işlemlerin genel muhasebeye fiş olarak aktarılmasıdır; yani program içi bir süreçtir, dış sistemle bağlantı değil. Bu aktarım işlem anında ya da ay seçilerek sonradan toplu yapılabilir. Mükellefle konuşurken "entegrasyon" kelimesi geçiyorsa, kastedilenin bu iç süreç mi yoksa dışarıdan dosya aktarımı mı olduğunu ilk dakikada sorun.

Fatura Excel adım adım: tanım tablosu nasıl kurulur?

Zirve excelden fatura aktarma işinin merkezinde Excel Tanım Tabloları vardır: programa hangi sütunda hangi bilginin durduğunu ve tutarların hangi hesaplara gideceğini bu tablo söyler. Zirve'nin kendi blogundaki Zirve Masaüstü anlatımı (Şubat 2023) akışı şöyle veriyor:

1. Genel Muhasebe menüsünden Fatura Excel'i açın. Ticari Program Listesi alanına bir ad (örneğin "Satış Faturaları") ve Excel dosyasındaki sayfa adını yazın.
2. F5 ile Excel Tanım Tabloları'nı açın. Dosyayı kontrol amaçlı açarak sütunları görebilirsiniz.
3. Sabit tanımları girin. Evrak tarihi, Evrak Numarası, Açıklama-Cari Adı ve Vergi veya T.C. Kimlik Numarası alanlarının sütun numaralarını yazın.
4. Evrak türünü ve kapatılacak hesabı tanımlayın. Satış faturasında kapatılacak ana hesap olarak alıcılar hesabı girilir; borçlu-alacaklı bilgisi bu hesaba göre gelir.
5. Cari alt hesap kararını verin. Hesap planında olmayan cariler için "Alt Hesapları Otomatik Oluşturulsun mu?" alanı "evet" yapılabilir; sabit bir detay hesap kullanılacaksa bu alan "Hayır" olur ve hesap kodu yazılır.
6. Tutar tanımlarını girin. Matrah sütunu, bağlantılı KDV sütunu ve bunların detay hesap kodları tanımlanır. Birden fazla KDV oranı ya da stopaj varsa her biri için yeni satır açılır.
7. Tanımı kaydedin, dosyayı seçin. Excel Kayıtları alanında satırları ve toplamı kontrol edin.
8. Fiş tarihini girip fişe aktarın, sonra fişi kaydedin. Kontrol, aktarma ile kaydetme arasında yapılır.

Tanım tablosu bir kez kurulduktan sonra aynı düzendeki dosyalar için yeniden kullanılır. Bu adımlar Zirve Masaüstü içindir; Zirve Nova 2.0'daki karşılığını ayrıca doğrulamadık. Ekran adları ve sıra sürüme göre değişebileceği için kendi kurulumunuzdaki ekranı esas alın.

Aynı ekran yalnız faturalar için değil. Zirve'nin blogu, mükelleften Excel olarak gelen Z raporu dökümünün de Fatura Excel üzerinden, evrak türü "Zraporu" ve kapatılacak hesap olarak kasa hesabı tanımlanarak aktarıldığını anlatıyor. Yani tanım tablosu, tutar listesinden fiş üreten esnek bir araç gibi çalışıyor. Hangi kalemin hangi hesaba gideceği ise muhasebe kararıdır; kayıt yöntemi mali müşavirinizle belirlenir.

Excel dosyasında olması gereken alanlar ve sık hatalar

Fatura Excel'in düzgün çalışması için dosyanın belirli alanları taşıması gerekir; eksik alan aktarımı ya durdurur ya da eksik fiş üretir. Zirve'nin anlatımına göre asgari ve ek alanlar şunlardır:

En sık rastlanan sorunlar ve ilk bakılacak yerler:

• Tanımlar doğru ama kayıt gelmiyor. Zirve'nin önerdiği ilk kontrol tarih biçimidir: tarih "/" ile ayrılmışsa Excel'de toplu değiştirme ile noktaya çevrilir.
• Sütunlar kaymış. Mükellef dosyanın düzenini değiştirmiştir; tanım tablosundaki sütun numaraları artık yanlış yeri gösterir. Bu en sessiz hatadır, çünkü aktarım yine çalışabilir.
• Aynı cari iki farklı alt hesapla açılmış. Ad yazımı satırdan satıra farklıysa otomatik alt hesap açma birden fazla hesap üretebilir.
• Toplam tutmuyor. Formüllü hücreler, gizli satırlar ya da ara toplam satırları dosyada kalmıştır.
• Aynı dosya iki kez aktarıldı. Hangi dosyanın hangi tarihte aktarıldığı ayrıca tutulmadıkça bunu fark etmek zordur.

Aktarımdan önce kısa bir kontrol listesi bu sorunların çoğunu yakalar: sayfa adı ve sütun düzeni tanımla aynı mı, zorunlu alanlar her satırda dolu mu, tarih biçimi tek tip mi, dosyanın toplamı ekrandaki toplamla eşit mi, bu dosya daha önce aktarıldı mı?

Zirve'nin API'si var mı? Üçüncü taraf ürünlerde sorulacak üç soru

Zirve'nin kendi yayımladığı, dışarıya açık bir API bulamadık; üreticinin belgelediği veri giriş yolları dosya tabanlıdır: Excel aktarımı ve XML aktarımı. Bu yüzden Zirve'ye otomatik veri akışı kurmak isteyen herkes ya bu dosya yollarını kullanır ya da üçüncü taraf bir ürüne yönelir.

Piyasada Zirve ile veri alışverişi vaat eden üçüncü taraf ticari ürünler var. Bunlar Zirve Yazılım'ın ürünü değildir; Zirve Yazılım kendi ana sayfasında, hiçbir üçüncü taraf yazılım ya da çözüm sağlayıcıyla resmî entegrasyon, iş birliği veya çözüm ortaklığı bulunmadığını duyuruyor. Ürün adı vermiyoruz; ne öneriyor ne karalıyoruz. Böyle bir ürünü değerlendiriyorsanız satıcıya şu üç soruyu sorun:

1. Kaydı Zirve'ye hangi yoldan yazıyorsunuz? Üreticinin belgelediği dosya aktarımı mı, yoksa belgelenmemiş bir yol mu? Şema kamuya açık olmayan bir veritabanına doğrudan yazmak, programın kendi kontrollerini atlayabilir.
2. Zirve güncellendiğinde kim destek veriyor? Sürüm değiştiğinde entegrasyon bozulursa teşhisi kim koyacak, düzeltme kaç gün sürecek, bu sözleşmede yazıyor mu?
3. Verim nerede tutuluyor? Mükellef ve fatura verisi hangi sunucudan geçiyor, kimin erişimi var, KVKK kapsamındaki yükümlülükler nasıl karşılanıyor?

Bu soruların cevabı netse ve sizin için yeterliyse, böyle bir ürün de bir seçenek olabilir. Cevap belirsizse, belgelenmiş dosya yolu daha öngörülebilir bir başlangıçtır.

Bir yanlış anlamayı da burada düzeltelim: Zirve Nova 2.0'daki "API Key" alanı, GİB Dijital Vergi Dairesi'nden alınan e-Beyanname anahtarıdır. Zirve'nin GİB'e bağlanmasını sağlar; üçüncü bir tarafın Zirve'ye bağlanmasını değil.

Kaynak veriyi Zirve biçimine çeviren ara katman: otomasyon nerede biter?

Her ay aynı kaynaktan gelen dosyayı elle Zirve'nin tanım tablosuna uydurmak, otomatikleştirmeye en uygun işlerden biridir. Ara katman; mükellefin satış dökümünü, pazaryeri raporunu, banka ekstresini ya da kendi sisteminizin çıktısını okur ve Zirve'de kayıtlı tanım tablosunun beklediği sabit düzende bir Excel üretir.

Böyle bir Zirve entegrasyonu kurarken izlediğimiz ilkeler:

• Çıktı sabit, girdi esnek. Mükellefin dosyası değişse bile ara katmanın ürettiği dosyanın sütun düzeni değişmez; Zirve'deki tanım tablosu bir kez kurulur ve dokunulmadan kalır.
• Kontrol aktarımdan önce yapılır. Zorunlu alanlar, tarih biçimi, toplam ve mükerrer kontrolü dosya üretilirken çalışır; hatalı satır dosyaya girmez, ayrı bir listeye düşer.
• Hangi dosyanın ne zaman üretildiği kayıt altındadır. Aynı dönemi iki kez aktarma riski bu kayıtla yakalanır.
• Eşleme bir tabloda durur. Hangi kalemin hangi hesaba gideceği koda gömülmez; mali müşavirin güncelleyebileceği bir tabloda tutulur.

Sınırları da açıkça yazalım. Ara katman dosyayı hazırlar ama Zirve'ye yazmaz: dosyayı seçmek, toplamı kontrol etmek, fişe aktarmak ve fişi kaydetmek Zirve ekranında yapılır. Zirve'nin veritabanına doğrudan kayıt atmıyoruz; şema kamuya açık olmadığı için hangi kontrolün atlandığını bile bilemezsiniz. Akış toplu çalışır, anlık değildir; muhasebe akışı zaten dönemsel olduğu için bu çoğu ofiste bir kısıt sayılmaz.

Ne zaman gerek olmadığını da söyleyelim: dosyalar her ay aynı düzende geliyorsa ve sayısı azsa, Zirve'nin tanım tablosu tek başına yeterlidir; ara katman yalnızca dosya çeşitliliği ve hacim arttığında anlam kazanır.

Sıkça Sorulan Sorular

Zirve'de muhasebe fişini doğrudan Excel'den aktarabilir miyim?

Zirve'nin Genel Muhasebe kılavuzunda hazır borç-alacak satırlarını doğrudan fişe çeviren genel amaçlı bir Excel ekranı bulamadık. Excel kaynaklı fişler Fatura Excel ve Banka Excel ekranlarının tanım tablolarıyla oluşturulur. Kurulumunuzda farklı bir seçenek olup olmadığını yetkili bayinizle teyit edin.

Zirve excelden fatura aktarma için dosyada hangi sütunlar olmalı?

Asgari olarak Tarih, Cari Adı veya Açıklama, Matrah ve KDV gerekir; Evrak Numarası ile Vergi veya T.C. Kimlik Numarası isteğe bağlıdır. Dövizli aktarımda Para Birimi ve Döviz Tutarı, stoklu aktarımda Stok Kodu ve Miktar eklenir. Sütun eşlemesi Excel Tanım Tabloları'nda yapılır.

Tanım tablosu doğru ama kayıtlar gelmiyor, neden?

Zirve'nin önerdiği ilk kontrol tarih biçimidir; "/" ile ayrılmış tarihler noktaya çevrilerek sorun çözülebilir. Ardından sayfa adının ve sütun numaralarının dosyayla aynı olup olmadığına bakın. Mükellef dosyanın düzenini değiştirdiyse tanımın da güncellenmesi gerekir.

Kayıt Aktar ile her ay Excel aktarabilir miyim?

Kayıt Aktar, başka bir programdan Zirve'ye geçerken veriyi taşımak için tasarlanmış tek seferlik bir göç aracıdır. Düzenli, her ay tekrar eden aktarım için Fatura Excel, Banka Excel ya da Express Aktarım kullanılır.

Zirve için bir API entegrasyonu kurabilir misiniz?

Zirve'nin kendi yayımladığı, dışarıya açık bir API bulamadık; bu yüzden yazma tarafında üreticinin belgelediği Excel ve XML aktarım yollarını kullanıyoruz. Piyasadaki API ürünleri üçüncü taraflara aittir; değerlendirirken kaydı hangi yoldan yazdığını, güncellemede kimin destek verdiğini ve verinin nerede tutulduğunu sorun.

Zirve bayisi misiniz?

Hayır. Zirve Yazılım'ın ya da başka bir üreticinin bayisi, çözüm ortağı veya iş ortağı değiliz. Lisans, kurulum ve program eğitimi yetkili bayinizde kalır; biz Zirve'ye uygun dosyayı üreten ve kontrol eden yazılımı geliştiriyoruz.

Sonraki adım: aktarım düzeninizi birlikte çıkaralım

Zirve'ye her ay Excel'den veri aktarıyorsanız, ilk iş elinizdeki dosya çeşitlerini ve Zirve'de kullandığınız tanım tablolarını birlikte gözden geçirmek olur. Bu inceleme, ara katmanın gerekip gerekmediğini de gösterir; tanım tablosu yetiyorsa bunu açıkça söyleriz. Kurulan işte sabit fiyat ve sözleşmede yazılı kapsamla çalışıyoruz, teslim sonrası 15 gün hata düzeltme ücretsizdir.

Ücretsiz online keşif görüşmesi için iletişime geçin; isterseniz dosya düzeninizi kısaca anlatarak WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.