Üretici Firma Web Sitesi Teklif Getirmiyorsa: Katalog ve Teklif Formu

Üretici firma web sitesi neden teklif getirmez?

Üretici firma web sitesi çoğunlukla teklif getirmez, çünkü ziyaretçinin sorusuna değil firmanın kendini anlatma ihtiyacına göre kurulmuştur. Tüketici sitesinde ziyaretçi "beğenir miyim?" diye bakar; sanayi web sitesinde ise ziyaretçi "bu firma şartnamemi karşılar mı?" sorusunun cevabını arar.

Bu sorunun cevabı dört yerde kaybolur. Birincisi teknik veri yoktur, yalnızca ürün adı vardır. İkincisi kanıt yoktur: sertifika anılır ama belgesi, geçerlilik tarihi ya da kapsamı gösterilmez. Üçüncüsü sonraki adım belirsizdir; "bize ulaşın" bir talep türü söylemez. Dördüncüsü form yanlış şeyleri sorar ya da çok şey sorar.

İyi haber şu: bu dört sorun için sitenin baştan yapılması çoğu zaman gerekmez; mevcut bilginin doğru yerde, doğru biçimde yayımlanması yeterli olur.

Satın almacı kontrol listesi: sitede ne arar?

Satın almacı sitenize, bir tedarikçi ön değerlendirmesinde soracağı soruların cevabını bulmak için gelir. Aşağıdaki tablo bu soruları, her birinin neden sorulduğunu ve sitede nasıl gösterilebileceğini özetliyor.

Teslim şekli satırı ihracat yapan üreticiler için özellikle önemlidir. Milletlerarası Ticaret Odası'nın (ICC) yayımladığı ve 2026 itibarıyla güncel sürüm olan Incoterms 2020, 1 Ocak 2020'de yürürlüğe girdi ve 11 kuraldan oluşuyor. Hangi kurallarla çalıştığınızı (ör. EXW, FCA, CIF) söyleyen tek bir cümle, yurt dışındaki bir alıcının ilk sorusunu karşılar.

Kapasite ve termin konusunda kesin rakam vermek zorunda değilsiniz. "Siparişe üretim; termin miktara ve hammaddeye göre teklifte bildirilir" demek, hiçbir şey dememekten çok daha iyidir. Yayımladığınız her rakamın sözleşmede tutabileceğiniz bir rakam olması gerekir.

Neyi yazmamalısınız?

Müşteri adlarını, ilgili firmanın yazılı izni olmadan referans olarak yayımlamayın. Bunun yerine hangi sektörlere ve hangi standartlara göre üretim yapabildiğinizi yazabilirsiniz. Gizlilik sözleşmesiyle korunan bir parçanın görselini kullanmadan önce de izin alın.

Ürün kataloğu yapısı: liste değil, seçim mantığı

İyi bir ürün kataloğu, satın almacının ürününüzü kendi şartnamesindeki parametrelerle bulabileceği biçimde kurulur. Ürün adlarının alt alta dizildiği bir liste, ziyaretçiyi her ürüne tek tek tıklamaya zorlar.

Pratik bir yapı üç katmandan oluşur:

• Kategori: satın almacının aradığı genel ürün sınıfı. Örneğin "hidrolik bağlantı elemanları".
• Ürün ailesi: aynı tasarımın farklı ölçü ve malzemedeki seti. Her ailenin kendi sayfası olur; arama motorları için asıl değerli sayfa budur.
• Varyant: ailenin içindeki tek bir ölçü ya da malzeme. Varyantlar ayrı sayfa olmak zorunda değildir; ailenin sayfasında tablo olarak durabilir.

Ürün ailesi sayfasında satın almacının filtrelediği parametreler tablo hâlinde görünmelidir: ölçü, malzeme, yüzey işlemi, basınç veya yük sınırı, uyduğu standart. Bu tabloyu yalnızca PDF içinde bırakmayın. Google'ın arama belgeleri PDF dosyalarını dizine eklenebilen dosya türleri arasında sayıyor, ama sayfanın kendisindeki tablo hem mobilde okunur hem de arama sonuçlarında ve yapay zekâ cevaplarında doğrudan alıntılanabilir.

Ürün kodu ve birim tutarlılığı

Katalogdaki ürün kodu, teklifte ve faturada kullandığınız kodla aynı olmalıdır. Sitede bir kod, teklifte başka bir kod kullanılırsa her talep önce bir eşleştirme işine dönüşür. Birimler de tutarlı olmalıdır: adet, kilogram, metre ya da koli; bir ürün ailesinde hangisiyle satılıyorsa formda da o birim seçilir.

Katalog ERP'den beslenmeli mi?

Ürün kartlarınız zaten ERP programınızda duruyorsa, katalogun bu kayıtlardan beslenmesi aynı bilgiyi iki yerde ayrı ayrı güncelleme yükünü kaldırır. Bu bir ERP entegrasyonu işidir ve okuma yönünde kurulduğunda düşük risklidir: site ERP'den yalnızca veri okur, ERP'deki hiçbir kayıt değişmez.

Fiyat ve stok miktarını yayımlamak zorunda değilsiniz. Çoğu üretici yalnızca ürün adı, kod, teknik özellik ve görseli yayımlar; fiyat teklifte kalır. Hangi alanların yayımlanacağına siz karar verirsiniz. Ürün sayınız azsa ve kartlar sık değişmiyorsa, katalogu yönetim panelinden elle yönetmek daha basit ve yeterlidir.

Teknik doküman: hangi belge, nerede, hangi sürüm?

Teknik dokümanlar ürün sayfasının yanında, sürüm bilgisiyle ve doğrudan indirilebilir biçimde durmalıdır. Satın almacının en sık yaşadığı sorun belgenin hiç olmaması değil, hangisinin güncel olduğunun belli olmamasıdır.

Her belge için şu üç bilgiyi gösterin: belgenin türü, revizyon numarası ya da yayın tarihi, kapsadığı ürün ailesi. Sertifikalarda buna geçerlilik tarihi ve belgeyi veren kuruluşun adı eklenir. Süresi dolmuş bir belgeyi sitede bırakmak, hiç belge koymamaktan daha fazla soru doğurur.

Sık yayımlanan belge türleri:

• Teknik föy: ölçü, malzeme, performans değerleri, uyulan standart
• Montaj veya kullanım kılavuzu
• Kalite ve uygunluk belgeleri: kapsamı ve geçerlilik tarihiyle
• Test raporları: hangi laboratuvar, hangi tarih
• Kimyasal ürünlerde güvenlik bilgi formu
• Teknik çizim ve 3B model dosyaları: genellikle talep üzerine

Belgeyi formun arkasına kilitlemeli misiniz?

Teknik föyü açık bırakın, ayrıntılı çizimleri ve 3B modelleri talep üzerine paylaşın. Teknik föy satın almacının ön elemesi için gereklidir; e-posta adresi karşılığında verilirse çoğu ziyaretçi o adımı atlamak yerine siteden çıkar. Çizim ve model dosyaları ise genellikle somut bir proje için istenir; bu talebi teklif formuyla birleştirmek hem sizin hem alıcının işine yarar.

Teklif formu alanları: neyi sormalı, neyi sormamalı?

Teklif formu, teklifi hazırlamak için gereken en az bilgiyi sormalı ve gerisini sonraki görüşmeye bırakmalıdır. Her ek zorunlu alan, ziyaretçinin formu yarıda bırakması için yeni bir sebeptir; bu yüzden alanlar "teklif için şart mı?" sorusuyla seçilir.

İlk temasta sormayın: vergi numarası, açık adres, bütçe aralığı, "bizi nereden duydunuz" sorusunu zorunlu alan olarak. Bunlar teklif aşamasında ya da sipariş sırasında gerekir. Talebin hangi sayfadan ve hangi kampanyadan geldiğini zaten formun arkasında otomatik kaydedebilirsiniz; ziyaretçiye sormanıza gerek kalmaz.

Ürün sayfasındaki "Teklif iste" düğmesi

Her ürün ailesi sayfasında, o ürünü önceden seçili getiren bir "Bu ürün için teklif iste" düğmesi bulunmalıdır. Satın almacı ürünü bulduğu anda talebini bırakabilir ve ürün kodunu formda yeniden yazmak zorunda kalmaz. Birden fazla ürün için tek teklif istenebiliyorsa basit bir "teklif listesi" de işe yarar; ama bunu bir e-ticaret sepetine dönüştürmeyin.

KVKK aydınlatması

Formun hemen yanında, kişisel verilerin hangi amaçla işlendiğini anlatan aydınlatma metnine ulaşılabilmelidir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na göre aydınlatma, en geç verilerin elde edildiği sırada yapılır ve veri sorumlusunun kimliği, işleme amacı, aktarım yapılacak taraflar, toplama yöntemi ve hukuki sebep ile ilgili kişinin hakları bu metinde yer alır. Teklif hazırlamak için açık rıza kutusu gerekip gerekmediği, dayandığınız hukuki sebebe göre değişir; bunu hukuk danışmanınızla belirleyin.

Form gönderildikten sonra talep nereye gider?

Teklif talebi formdan sonra bir e-posta kutusunda değil, sahibi ve durumu olan bir kayıt olarak yaşamalıdır. E-postaya düşen talep izin döneminde, spam klasöründe ya da yanıtlanmış sanılarak kaybolabilir.

Asgari düzen şudur: her talep bir kayıt olarak tutulur, bir sorumluya atanır, durumu izlenir ve yanıtlanmamış talep belli bir süre sonra hatırlatılır. Kayıtta talebin geldiği sayfa ve varsa kampanya bilgisi de bulunur; böylece hangi ürün sayfasının teklif getirdiğini sonradan görebilirsiniz.

Bir sonraki adım bu kaydın CRM'e ya da ERP programınıza bağlanmasıdır. Formdaki ürün kodu ERP'deki stok koduyla birebir eşleşiyorsa, teklif hazırlayan kişi ürünü yeniden aramaz. Talep sahibi ERP'de yeni bir cari olarak açılacaksa, kayıt programın resmî arayüzü üzerinden oluşturulmalıdır. Bu bağlantının ayrıntılarını ve hangi programda hangi yolun kullanılabildiğini ERP entegrasyonu sayfamızda ayrıca anlatıyoruz.

Kendi sitenizi 15 dakikada denetleyin

Bir satın almacının gözüyle kendi sitenize bakmak için şu kontrol listesini kullanın. Her maddeye "evet" ya da "hayır" diye cevap verin:

• En çok satılan ürün ailenizin sayfasında ölçü ve malzeme tablosu var mı?
• Teknik föy iki tıklamada indirilebiliyor mu ve üzerinde tarih ya da revizyon numarası var mı?
• Sertifikalarınızın kapsamı ve geçerlilik tarihi görünüyor mu?
• Minimum sipariş miktarı ve termin yaklaşımı bir yerde yazıyor mu?
• Ürün sayfasında o ürünü önceden seçili getiren bir teklif düğmesi var mı?
• Teklif formunda yukarıdaki tablodakilerin dışında zorunlu alan var mı?
• Form mobilde rahat dolduruluyor mu?
• İhracat yapıyorsanız teslim şekilleri ve iletişim kişisi İngilizce sayfada var mı?
• Formdan gelen talebin bir kaydı tutuluyor mu, yoksa yalnızca e-posta mı gidiyor?

"Hayır" cevaplarının çoğu, sitenin yeniden yapılmasını değil, var olan bilginin yayımlanmasını gerektirir.

Sıkça Sorulan Sorular

Fiyatları web sitesinde yayımlamalı mıyız?

Çoğu üretici için gerekli değildir. Sanayi ürünlerinde fiyat miktara, malzemeye, teslim şekline ve döviz kuruna bağlı olduğu için teklifte belirlenir. Sitede teknik veriyi ve teklif sürecini net anlatmak, satın almacının ön elemesi için çoğu zaman fiyattan daha belirleyicidir.

Teknik föyü indirmek için e-posta adresi istemeli miyiz?

Teknik föyü açık bırakmanızı öneririz. Föy satın almacının ön elemesinde kullanılır ve bu aşamada e-posta istemek ziyaretçiyi siteden çıkarabilir. Ayrıntılı teknik çizim ve 3B model gibi projeye özel dosyaları ise teklif formuyla talep üzerine paylaşabilirsiniz.

Ürün sayımız çok fazla, hepsini siteye koymalı mıyız?

Her varyantı ayrı sayfa yapmanız gerekmez. Ürün ailesi sayfası ve içinde varyant tablosu, binlerce kodluk bir katalogu yönetilebilir tutar. Önceliği en çok teklif aldığınız ailelere verin, diğerlerini aşamalı ekleyin.

Ürün kataloğu ERP programımızdan otomatik beslenebilir mi?

Programınızın veriye nasıl erişim verdiğine bağlı olarak evet. Site ERP'den yalnızca okuma yaptığında ERP'deki kayıtlar değişmez ve risk düşüktür. Hangi alanların yayımlanacağına, fiyat ve stok gibi bilgilerin gizli kalıp kalmayacağına siz karar verirsiniz.

Müşterilerimizin adını referans olarak yazabilir miyiz?

Yalnızca ilgili firmanın yazılı izniyle. İzin yoksa hangi sektörlere ve hangi standartlara göre üretim yapabildiğinizi yazmak, satın almacıya aynı bilgiyi verir. Gizlilik sözleşmesi kapsamındaki parçaların görsellerini kullanmadan önce de izin alınmalıdır.

Sitenizi bir satın almacının gözüyle konuşalım

Yukarıdaki kontrol listesinde "hayır" dediğiniz maddeler, hangi işten başlamanız gerektiğini gösterir. Ürün kataloğunuz ERP programınızda duruyorsa ya da teklif talepleri e-posta kutusunda kayboluyorsa, bu iki konu birlikte ele alınabilir.

Ücretsiz online keşif görüşmesinde mevcut sitenizi, katalog yapınızı ve talep akışınızı birlikte inceleriz; kapsamı yazılı ve sabit fiyatla öneririz. Görüşme için bizimle iletişime geçin; isterseniz WhatsApp üzerinden de yazabilirsiniz.