Trendyol Komisyon Faturası Muhasebe Kaydı: Kargo, İade ve Hakediş

Pazaryeri satışında kaç ayrı kayıt oluşur?

Bir pazaryeri siparişi en az iki belge, çoğu zaman beş-altı ayrı kayıt üretir: sizin müşteriye kestiğiniz satış faturası ile pazaryerinin size kestiği komisyon, kargo ve hizmet faturaları aynı işlemin farklı taraflarıdır. Trendyol'un cari hesap ekstresi servisi bu kayıtları işlem türlerine ayırarak veriyor.

Trendyol'un belgesine göre finansal kayıtlar sipariş teslim edildikten sonra oluşur ve bazı işlem türleri birlikte değerlendirilmelidir; belge örnek olarak satıcı hakediş düzeltmesi (SellerRevenuePositive) ile komisyon düzeltmesini (CommissionNegative) birlikte okumayı söylüyor. Bu yüzden tek bir türe bakarak kayıt atmak yanıltıcı olabilir.

Trendyol komisyon faturası muhasebe kaydı neden satıştan ayrı tutulur?

Komisyon, pazaryerinin size verdiği hizmetin bedelidir ve pazaryerinin düzenlediği ayrı bir belgeye dayanır; satış faturanızdaki tutardan düşülerek "net satış" diye kaydedilmez. Satış faturası müşteriyle sizin aranızdaki işlemi, komisyon faturası pazaryeriyle sizin aranızdaki işlemi belgeler.

Pratikte yapılan en yaygın hata, bankaya yatan hakediş tutarını doğrudan satış geliri olarak kaydetmektir. Bu durumda satış eksik, komisyon ve kargo gideri hiç görünmez; KDV tarafında da satış faturalarınızla kayıtlarınız arasında fark oluşur. Ay sonunda satış faturası toplamı ile muhasebedeki satış tutarı birbirini tutmaz ve farkın nereden geldiğini bulmak saatler alır.

Komisyon kaydında karar verilmesi gereken sorular vardır ve bunlar muhasebe sorularıdır:

• Komisyon ve hizmet bedelleri hangi gider hesabında izlenecek?
• Pazaryeri, satış alacağının ve kesintilerin kapatıldığı ayrı bir cari hesap olarak mı izlenecek?
• Faturanın tarihi ile siparişin teslim tarihi farklı aylara düştüğünde hangi tarih esas alınacak?
• Komisyon düzeltmeleri ve iptalleri hangi belgeyle kayda girecek?

Bu soruların cevabı firmadan firmaya değişebilir. Yazılımın işi, verilen cevabı her ay aynı şekilde uygulamaktır.

Hakediş mutabakatı: bankaya yatan tutar neyin net sonucu?

Hakediş mutabakatı, pazaryerinin bir ödeme emrine dahil ettiği tüm kalemlerin toplamının bankanıza yatan tutara eşit olduğunu kalem kalem doğrulamaktır. Fark varsa hangi kalemden geldiği listelenir.

Trendyol'un cari hesap ekstresi servisinde bunun için üç uç nokta var: sipariş kaynaklı kayıtlar (settlements), diğer finansal kayıtlar (otherfinancials) ve ödenmiş ödeme emirleri (payment-order). Ödeme emrinin numarası diğer iki serviste paymentOrderId olarak kullanılıyor; yani bir ödemenin hangi siparişlerden ve hangi kesintilerden oluştuğu bu numarayla geri izlenebiliyor. Belgede dikkat edilecek ayrıntılar şunlar:

• Tarih aralığıyla sorguda başlangıç ve bitiş arası en fazla 15 gün olabiliyor; ay sonu mutabakatı birden fazla sorguyla yapılır.
• Vadesi gelen siparişler için ödeme emri her çarşamba oluşturuluyor, ama belge istisnalar olduğunu da yazıyor.
• Ödeme emri oluştuktan sonra diğer servislerdeki güncellemeler gecikebiliyor; belge, ödeme emri numarasıyla sorgunun bir sonraki gün yapılmasını öneriyor.

Aşağıdaki tablo tamamen varsayımsal bir hesaptır; tutarlar örnektir ve hangi kalemin hakedişten düşüldüğü pazaryerinin sözleşmesine ve ekstresine göre değişir.

Bu örnekte 950'lik banka girişini satış diye kaydetmek, 1.200'lük satış faturasını, 240'lık kesinti faturalarını ve 10'luk stopajı aynı anda kaybetmek demektir.

E-ticaret stopajı ekstrede nasıl görünür?

Pazaryerleri 1 Ocak 2025'ten beri satıcılara yaptıkları ödemelerden yüzde 1 oranında gelir veya kurumlar vergisi kesintisi yapıyor. Oran 21 Aralık 2024 tarihli ve 9284 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ile belirlendi; 2026 itibarıyla bu oranı değiştiren yeni bir karar bulamadık, güncel oranı yine de GİB'den ve mali müşavirinizden teyit edin; uygulama esasları 30 Aralık 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 330 Seri No'lu Gelir Vergisi Genel Tebliği'nde yer alıyor. Tebliğin özetlerine göre matrah KDV ve konaklama vergisi hariç satış bedelidir; komisyon, kargo ve hizmet bedeli gibi kesintiler matrahtan düşülmez. Kesilen vergi geçici ve yıllık beyannamelerdeki vergiden mahsup edilir; basit usuldeki mükellefler gibi bazı gruplar kesinti kapsamı dışında tutulmuştur.

Trendyol ekstresinde bu kesinti Stoppage türünde, iptalleriyle birlikte ayrı kalem olarak geliyor. Mutabakat açısından önemli olan, stopajın hakediş farkının açıklanabilir bir parçası olarak ayrı izlenmesidir. Hangi hesapta izleneceği ve iadelerde nasıl düzeltileceği mali müşavirinizin kararıdır; tebliğ, iade ve aynı ay içindeki düzeltmeler için ayrıca hüküm içeriyor.

Kargo, iade ve indirim kayıtları

Kargo, iade ve indirim kayıtları satışla aynı gün oluşmaz ve çoğu zaman satıştan farklı bir belgeye dayanır; bu yüzden siparişle eşleştirilmeden kayda alınırsa ay sonunda açıklanamayan farklar bırakır.

Kargo. Trendyol'un belgesine göre pazaryerinin satıcıya kestiği kargo faturalarının kalemleri ayrı bir detay servisiyle alınabiliyor. Her kalemde sipariş numarası, paket türü (gönderi ya da iade kargo bedeli), desi ve tutar yer alıyor. Bu ayrıntı sayesinde toplu gelen bir kargo faturası, istenirse sipariş bazında maliyete dağıtılabilir.

İade. İade ekstrede Return, kısmi iade ManualRefund türünde geliyor. İadenin muhasebe tarafında hangi belgeyle kayda alınacağı alıcının türüne ve belgenin düzenlenme biçimine göre değişir; bunu yazılım değil mali müşavir belirler. Yazılımın işi, iade kaydını ilgili satışla, iade kargo bedelini de ilgili kargo kalemiyle eşleştirip birlikte göstermektir.

İndirim ve kupon. Ekstrede satıcının karşıladığı indirim ve kuponlar ile pazaryerinin karşıladıkları ayrı türlerde geliyor. Bu ayrım önemlidir: kimin karşıladığı, satış tutarının ve faturanın nasıl okunacağını etkiler.

Kontrol için basit bir kural işe yarar: her iade bir satışa, her kargo kalemi bir siparişe, her ödeme emri bir banka girişine bağlanabilmelidir. Bağlanamayan kayıt, insan onayı bekleyen listeye düşer.

ERP'ye kural bazlı aktarım: mali müşavirle kural belirleme

Kural bazlı aktarım, her pazaryeri kayıt türünün muhasebe programında hangi kayda dönüşeceğini önceden yazılı bir tabloya bağlamak ve bu tabloyu her ay aynı şekilde uygulamaktır. Tabloyu mali müşavirinizle birlikte kurarsınız; yazılım tabloyu uygular, eşleşmeyeni durdurur.

Kural toplantısında karara bağlanması gereken maddeler:

1. Her işlem türü (satış, komisyon, kargo, hizmet bedeli, iade, indirim, stopaj, ödeme) için hedef hesaplar.
2. Fişlerin hangi düzeyde oluşacağı: sipariş bazında, gün bazında ya da ödeme emri bazında.
3. Hangi tarihin esas alınacağı: teslim tarihi, fatura tarihi ya da ödeme tarihi.
4. Pazaryerinin kestiği faturaların muhasebe programına hangi yoldan gireceği: e-Fatura ya da e-Arşiv olarak geliyorsa programın kendi belge alma ekranı mı, yoksa ekstreden üretilen kayıt mı? Aynı faturanın iki yoldan iki kez girmemesi için tek yol seçilir.
5. Eşleşmeyen kayıtların kime düşeceği ve kimin onaylayacağı.
6. Ay kapanışında mutabakat raporunun neleri göstereceği: satış faturası toplamı, kesinti faturaları toplamı, stopaj, banka girişleri ve açıklanamayan fark.

Kayıtlar muhasebe programına her zaman resmî yoldan yazılır. Logo, Netsis, Mikro gibi kurulu programlarda belgelenmiş arayüzler var (Logo Objects ve REST Servis, NetOpenX, Mikro Desktop API); erişim ve lisans koşulları yetkili bayi kanalından teyit edilir. Paraşüt gibi bulut programlarda üreticinin API'si, Luca ve Zirve gibi dosya aktarımı sunan programlarda ise belgelenmiş Excel ya da XML aktarım ekranları kullanılır. Bu ERP entegrasyonu katmanında okuma, eşleştirme ve mutabakat ara katmanda; yazma programın resmî yolunda yapılır. Veritabanına doğrudan kayıt atmıyoruz.

Mali müşavirlik ofisleri için ayrı bir not: e-ticaret yapan mükelleflerin pazaryerinden gelen komisyon ve kargo faturaları da, e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlendiğinde, ofisin muhasebeleşmemiş fatura kontrolüne giren belgelerdir. Bir mali müşavirlik ofisinde kullanımda olan Luca fatura robotumuz bu kontrolün bir bölümünü yapıyor: ofisin bilgisayarında çalışan masaüstü ajanı, seçilen firmaların e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve UTTS belgelerini çekiyor, muhasebeleşmiş ve muhasebeleşmemiş sayısını çıkarıyor, PDF ve XML dosyalarını mükellef klasörlerine dağıtıyor ve sonuçları bir sunucuda barınan sonuç paneline yüklüyor. Robot Luca'ya kayıt aktarmıyor ve CAPTCHA çözmüyor; muhasebeleştirme sonraki aşamadır. Ofis tarafındaki bu yaklaşım mali müşavir otomasyonu başlığı altında anlatılıyor.

Ne zaman gerek olmadığını da söyleyelim: ayda birkaç düzine pazaryeri siparişi varsa, pazaryerinin raporu ve muhasebe programınızın kendi ekranları yeterli olabilir. Ara katman, birden fazla pazaryeri ya da yüksek sipariş hacmi olduğunda anlam kazanır.

Sıkça Sorulan Sorular

Trendyol komisyon faturası muhasebe kaydı satış faturasından düşülerek yapılabilir mi?

Komisyon, pazaryerinin size düzenlediği ayrı bir belgeye dayanan ayrı bir işlemdir; satış faturanızdaki tutardan düşülerek "net satış" gibi kaydedilmesi satış ve gider tarafını birlikte bozar. Hangi hesapta ve hangi tarihle kaydedileceği mali müşavirinizle belirlenir. Yazılım bu kuralı her ay aynı şekilde uygular.

Bankaya yatan hakediş neden satış toplamından az?

Hakediş; satış bedelinden komisyon, kargo, hizmet bedeli, iade ve e-ticaret stopajı gibi kalemlerin düşülmesiyle oluşan net tutardır. Hangi kalemin hangi ödemede düştüğü pazaryerinin ekstresinden ödeme emri bazında izlenebilir. Mutabakat, bu kalemlerin toplamının banka girişine eşit olduğunu doğrulamaktır.

E-ticaret stopajı hangi tutar üzerinden kesiliyor?

330 Seri No'lu Gelir Vergisi Genel Tebliği'ne göre matrah KDV ve konaklama vergisi hariç satış bedelidir; komisyon ve kargo gibi kesintiler matrahtan düşülmez. Oran 9284 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ile yüzde 1 olarak belirlendi ve 1 Ocak 2025'te yürürlüğe girdi. Kesilen tutarın beyannamede nasıl mahsup edileceği mali müşavirinizin konusudur.

Trendyol'dan muhasebe verisini otomatik çekmek mümkün mü?

Trendyol'un geliştirici belgelerinde cari hesap ekstresi servisi var; satış, iade, indirim, kesinti faturaları, stopaj ve ödeme emirleri bu servisten işlem türüne göre alınabiliyor. Tarih aralığıyla sorguda aralık en fazla 15 gündür. Servis erişimi satıcı hesabınıza tanımlanan API bilgileriyle yapılır.

Kargo faturası hangi siparişe ait, nasıl bulunur?

Trendyol'un kargo faturası detay servisi, faturadaki her kalem için sipariş numarası, paket türü, desi ve tutar veriyor. Bu sayede toplu gelen kargo faturası sipariş bazında eşleştirilebilir ve istenirse ürün maliyetine dağıtılabilir.

Pazaryeri kayıtlarını hangi muhasebe programlarına aktarabilirsiniz?

Programın sunduğu resmî yol neyse onu kullanırız: Logo, Netsis ve Mikro'da belgelenmiş arayüzler, Paraşüt'te üreticinin API'si, Luca ve Zirve'de belgelenmiş dosya aktarım ekranları. Yazma her zaman bu yollardan yapılır; veritabanına doğrudan kayıt atmayız.

Sonraki adım: bir ödeme emrini birlikte açalım

Pazaryeri satışlarınızın muhasebesini her ay elle tutturuyorsanız, en iyi başlangıç tek bir ödeme emrini alıp kalem kalem banka girişine kadar birlikte izlemektir. Bu çalışma, mali müşavirinizle hangi kuralların yazılması gerektiğini ve ara katmanın gerekip gerekmediğini gösterir; gerekmiyorsa bunu açıkça söyleriz. Kurulan işte sabit fiyat ve sözleşmede yazılı kapsamla çalışıyoruz, teslim sonrası 15 gün hata düzeltme ücretsizdir.

Ücretsiz online keşif görüşmesi için iletişime geçin; isterseniz hangi pazaryerlerinde sattığınızı ve muhasebe programınızı yazarak WhatsApp'tan da ulaşabilirsiniz.