Bayi Fiyat Listesi ve İskonto Kurallarını Portala Taşımak

Bayi fiyat listesinin tek kaynağı neresi olmalı?

Bayi fiyat listesinin tek bir asıl kaydı olmalı ve bu kayıt çoğu durumda faturayı kesen ERP programıdır. Portal fiyatı kendi başına üretmez; ERP'de tanımlı fiyatı okur, bayiye gösterir, siparişi yine ERP'ye iletir. Böylece portalda görünen fiyat ile faturadaki fiyat aynı kaynaktan beslenir.

Excel listelerinin sorunu Excel'in kendisi değildir. Sorun, aynı dosyanın kopyalarının e-postayla çoğalması, kimin hangi sürümle çalıştığının bilinmemesi ve bir hücredeki değişikliğin iz bırakmamasıdır. Zam günü geldiğinde eski listeyle sipariş veren bayiyi siz değil, bayi fark eder.

Peki kural ERP'de tanımlı değilse ne olur? Üç yol vardır ve seçim, kuralların karmaşıklığına bağlıdır.

Son satır en riskli durumdur. Formülü tek kişinin bildiği bir dosyayı olduğu gibi portala taşımak mümkün değildir, çünkü taşınacak şey dosya değil o kişinin kafasındaki kuraldır. İlk iş bu kuralı birlikte yazmaktır.

Portalın ERP'ye sipariş yazması da ayrı bir karardır. Okuma doğrudan yapılabilir; yazma her zaman programın resmî arayüzünden yapılır. Hangi programda hangi yolun geçerli olduğunu ERP entegrasyonu sayfamızda program program anlattık.

Bayi iskonto sistemi hangi kural katmanlarından oluşur?

Bayi iskonto sistemi çoğu işletmede beş katmandan oluşur: liste fiyatı, bayi grubu iskontosu, ürün grubu iskontosu, kademeli iskonto ve kampanya. Bunlara çoğu zaman bir de bayiye özel anlaşma fiyatı eklenir. Katmanları ayrı ayrı adlandırmak, tartışmanın yarısını bitirir.

Kademeli iskontoda yazılı karar gerektiren küçük bir soru vardır: kademe sipariş toplamına mı, satır miktarına mı, yoksa dönem içi birikimli alıma mı bakıyor? Üç yöntem de meşrudur, ama aynı bayiye üç farklı fiyat çıkarır. Birikimli yöntem seçildiyse dönemin ne zaman sıfırlandığı da yazılır.

Yaygın bir başka karar birim ve paket farkıdır. Liste adet üzerinden, sipariş koli üzerinden veriliyorsa kademe hangisine göre sayılır? Bu soru portal yazılmadan önce cevaplanmazsa, yazılımcı kendi tahminiyle karar verir.

Öncelik kuralı: Aynı ürüne iki iskonto denk gelirse hangisi geçerli?

Öncelik kuralı, bir ürüne birden çok kural denk geldiğinde hangi sırayla uygulanacağını ve birbirleriyle birleşip birleşmeyeceğini belirleyen yazılı tablodur. Bu tablo yoksa aynı sipariş farklı kişilerde farklı rakam verir. Aşağıdaki sıra yaygın bir kurgudur; sizinki ticari politikanıza göre değişir.

Tablonun en kritik sütunu "ardışık mı, toplama mı" sorusudur. İki iskonto toplanırsa oranlar birleşir; ardışık (zincirleme) uygulanırsa ikincisi birincinin düşülmüş tutarına işler. Aradaki fark küçük görünür, adetle çarpılınca büyür.

Varsayımsal hata örneği. Diyelim ki bir ürünün liste fiyatı 200 TL, bayi grubu iskontosu %20, dönem kampanyası %10 ve bayi bu üründen ayda 5.000 adet alıyor. Aşağıdaki rakamların tamamı örnektir.

Burada kimse yanlış işlem yapmadı. Satış temsilcisinin dosyası toplamayla, ERP ardışık çalıştıysa aynı sipariş için iki doğru rakam vardır ve bayi lehine olanı ister. Tablo yazılı değilse bu tartışmayı kazanmak zordur.

Fiyat geçerlilik tarihi ve kur nasıl kurulur?

Fiyat geçerlilik tarihi, bir fiyat satırının hangi tarihten hangi tarihe kadar uygulanacağını gösteren alandır ve her liste ile kampanya satırında bulunmalıdır. Tarih alanı olmadan zam, gece yarısı elle dosya değiştirmek demektir. Tarih varsa yeni liste önceden yüklenir ve günü gelince kendiliğinden devreye girer.

Geçerlilik tarihiyle birlikte dört karar yazılır:

• Çakışma: Aynı ürün ve aynı bayi için tarihleri çakışan iki satır kaydedilmek istendiğinde sistem uyarı verir ya da reddeder.
• Donma anı: Fiyat sepete eklendiğinde mi, sipariş onaylandığında mı, sevkte mi sabitlenir? Çoğu işletme için onay anı en savunulabilir olanıdır.
• Sepette bekleyen: Zamdan önce sepete atılmış ve zamdan sonra onaylanan siparişe hangi fiyat uygulanır? Bayiye ekranda açıkça söylenir.
• Değişiklik izi: Bir fiyatı kimin, ne zaman, neyden neye değiştirdiği kayıtta kalır. Excel'in vermediği şey tam olarak budur.

Dövizli listede bir karar daha vardır: hangi kur, hangi anda? TCMB'nin sitesine göre gösterge niteliğindeki kurlar her iş günü 15.30'da belirlenir, hafta sonu ve tatillerde belirlenmez; bu kurlar kimseyi bağlamaz. Bankaların anlık kuru ise gün içinde değişir. Bayi fiyatı için hangisinin esas alınacağı, dönüşümün ne zaman yapılacağı ve yuvarlamanın kaç haneye olacağı yazılı olmalıdır. Faturadaki kur uygulaması ise ayrı bir konudur ve mali müşavirinizle belirlenir.

Portal bu kararların hepsini otomatik veremez, ama uygular. Bayi ekranında fiyatın yanında geçerlilik bitiş tarihi ve dövizli ise kullanılan kur görünürse bayinin telefonla soracağı bir soru azalır.

İskonto ve bayi fiyatında hukuki dikkat noktaları nelerdir?

İki konu fiyat kuralını yazarken gözden kaçmamalıdır: yeniden satış fiyatı ve iskontonun faturada gösterilmesi. Aşağıdakiler bilgi amaçlıdır, tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk ve mali müşavir görüşü alın.

Portal açısından bunun iki sonucu vardır. Birincisi, bayinin kendi müşterisine satış fiyatı ekranda gösterilecekse alan adı "tavsiye satış fiyatı" olmalı ve bayinin bunu uygulamaya zorlanması gibi bir akış kurulmamalıdır. Tebliğin güncel metni Rekabet Kurumu'nun sitesinden kontrol edilir.

İkincisi, iskontonun faturada ayrı satır olarak görünmesi portalda değil ERP'de belirlenir. Bu yüzden program izin veriyorsa, portalın net fiyatı tek rakam olarak ERP'ye yazması yerine liste fiyatı ve iskonto oranını ayrı aktarması daha temizdir. Hangi alanların aktarılacağı programınıza göre keşifte netleşir.

Hazır paket ne zaman yeter, özel portal ne zaman gerekir?

Kural sayınız azsa ve ERP programınız bunları tanımlayabiliyorsa hazır bir B2B modülü ya da ERP'nin kendi fiyat yapısı yeter; özel iskonto motoru yazmak gereksiz masraftır. Birkaç bayi grubu, tek para birimi ve seyrek değişen liste için bu yol hem daha hızlıdır hem de bakımı daha kolaydır. Böyle bir durumda özel geliştirme önermeyiz.

Özel b2b bayi portalı şu işaretler görüldüğünde gündeme gelir:

• Bayiye özel anlaşmalar, kampanyalar ve kademeler ERP'nin fiyat yapısına sığmıyor.
• Fiyat kuralı Excel'de yaşıyor ve ERP yalnızca sonucu görüyor.
• Birkaç para birimi ve bayiye göre değişen kur kuralı var.
• Bayiye bakiye, risk limiti ve fiyat aynı ekranda gösterilmek isteniyor.

Geçiş tek seferde yapılmaz. Önce kurallar yazılır, sonra örnek siparişlerle sınanır. Pratik yöntem şudur: son dönemden farklı bayi gruplarına ait bir sipariş kümesi seçilir, kurallar çalıştırılır ve çıkan fiyat kesilmiş faturalarla karşılaştırılır. Tutmayan her satır ya kuralda eksik vardır ya da faturada elle yapılmış bir istisna vardır.

İkinci adım, seçili birkaç bayiyle pilot kullanımdır. Eski liste bir süre yanında tutulur ama resmî fiyatın portal olduğu baştan söylenir. Sürekli yan yana iki liste yaşatmak, başlangıçtaki sorunu yeniden üretir.

Bayi sipariş portalının genel kurulum adımlarını ayrı bir yazıda anlattık. Burada odak, portalı doğru fiyatla açabilmek için gereken kural çalışmasıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Bayi fiyat listesi Excel'de kalsa, portal yalnız sipariş alsa olur mu?

Olur ama sorunu çözmez. Portal siparişi alır, fiyatı ise hâlâ elle eşlenen bir dosyadan gelir; bayi ekranda gördüğü ile faturadaki rakamı yine karşılaştırmak zorunda kalır. Geçici çözüm olarak listeyi kontrollü biçimde portala yüklemek mümkündür, ama asıl kayıt yeri ve sorumlu kişi yazılı belirlenmelidir.

Her bayiye farklı iskonto uyguluyoruz. Bu yapı portala sığar mı?

Sığar, ama önce gruplanması gerekir. Tamamen bayiye özel fiyatlar genellikle birkaç gruba ve az sayıda özel anlaşmaya indirgenebilir; indirgenemeyen kısım özel anlaşma katmanında tutulur. Her bayi için ayrı liste taşımak mümkündür, ama bakım yükü bayi sayısıyla birlikte büyür.

Zam yaptığımızda bekleyen siparişlere ne olur?

Bu, yazılı olarak verilmesi gereken bir ticari karardır; yazılım yalnızca uygular. Yaygın kurgu, onaylanmış siparişlerin eski fiyatla kalması ve onaylanmamış sepetlerin yeni fiyata geçmesidir. Bayiye sepette bu değişikliğin açıkça gösterilmesi gerekir ki fark faturada sürpriz olmasın.

Bayi iskonto sistemi ERP'de mi, portalda mı çalışmalı?

ERP kuralları taşıyabiliyorsa ERP'de çalışması tercih edilir, çünkü faturayı ERP keser ve iki hesap motoru farklı sonuç üretme riski taşır. Taşıyamıyorsa ek kurallar portal katmanında çalışır, sonuç ERP'ye resmî arayüzden aktarılır. Hangi yolun uygun olduğu programınıza ve sürümünüze bakılarak keşifte netleşir.

Bayilerin birbirinin fiyatını görmesini nasıl engelleriz?

Fiyat, bayi girişine bağlı olarak sunucu tarafında hesaplanır ve bayiye yalnızca kendi fiyatı gönderilir. Tarayıcıda gizlenen bir alan yeterli değildir; veri kullanıcının bilgisayarına hiç ulaşmamalıdır. Çok kullanıcılı bayilerde şube ve kullanıcı yetkileri ayrıca tanımlanır.

Fiyat kurallarınızı bir tabloya dökerek başlayın

İlk adım için yazılım gerekmez. Bir bayi grubu ve bir ürün grubu seçin, geçerli tüm iskontoları yukarıdaki öncelik tablosuna yazın ve son dönemden birkaç faturayla karşılaştırın. Tutmayan satırlar, kuralın nerede yazılı olmadığını gösterir.

Portal gerekip gerekmediğine birlikte bakmak isterseniz ücretsiz online keşif görüşmesi yapabiliriz. D'Cloud Software, Mersin merkezli yazılım ekibidir; hiçbir ERP üreticisinin bayisi değildir, mevcut programınızın yanına portal ve entegrasyon yazar. Kapsam sözleşmede yazılır, teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme uygulanır. Görüşme için iletişime geçin ya da WhatsApp'tan yazın; en geç 24 saat içinde dönüş yaparız.