Paraşüt Toplu Fatura ve Tekrarlayan Fatura Kesme Otomasyonu

Paraşüt'te tekrarlayan fatura özelliği ne yapar?

Paraşüt tekrarlayan fatura özelliği, mevcut bir satış faturasını belirli aralıklarla kendiliğinden yeniden oluşturan bir şablondur. Paraşüt'ün kullanım kılavuzuna göre faturayı görüntülediğiniz sayfanın sağ üstündeki menüden "Otomatik Tekrarla" seçilir ve fatura haftalık, aylık ya da yıllık tekrara bağlanır.

Kılavuzda anlatılan ayar alanları şunlar:

• Tekrar etme sıklığı: haftalık, aylık ya da yıllık.
• İlk tekrar tarihi ve vade tarihi.
• Oluştur ve haber ver: faturanın tekrar tarihinden kaç gün önce oluşturulup size bildirileceği.
• Ne zaman sonlansın: tekrarın bitiş tarihi ya da tekrar sayısı.

Kılavuzdaki örneğe göre oluşturulan fatura, bildirim tarihinden itibaren faturalar listesine, müşteri bakiyesine ve Nakit Akışı Raporu'na yansır. Kurulan şablonlara Satışlar altındaki faturalar sayfasının en altındaki "Tekrarlama Şablonları" bölümünden ulaşılır.

API tarafında da bu şablonların izi var. Resmî API belgesinde satış faturası türleri arasında tekrarlayan fatura değeri (recurring_invoice) ve faturayla birlikte okunabilen bir tekrarlama planı ilişkisi (recurrence_plan) tanımlı. Ancak tekrarlama planı oluşturan ayrı bir uç bulamadık. Yani arayüzde kurulan şablonun izini API'den görmek mümkün görünüyor; şablonu API ile kurmak ise belgede tanımlı değil ve kurulumda teyit edilir.

Kılavuzun yazmadığı iki konu var ve ikisi de aylık hizmet faturası kesen işletme için önemli. Birincisi, tekrarla oluşan faturanın kendiliğinden e-Arşiv ya da e-Fatura olarak resmileşip resmileşmediği. İkincisi, müşteriye kendiliğinden e-posta gidip gitmediği. Bu iki davranışı tahmin etmeyin; bir deneme müşterisiyle kendi hesabınızda tek bir döngü çalıştırıp görün.

Taslak, resmileşmemiş fatura ve e-belge: üç ayrı durum

Paraşüt'te bir faturanın kaydedilmiş olması, resmileşmiş olması anlamına gelmez. API tarafında bu ayrım daha da nettir, çünkü iki iş iki ayrı istekle yapılır.

Paraşüt API'sinde "taslak" adında ayrı bir durum alanı bulamadık. Bu yazıda "taslak" derken, API ile oluşturulmuş ama henüz resmileştirilmemiş satış faturasını kastediyoruz. Fatura listesi, gönderim durumuna göre süzülebiliyor; resmî belgedeki filtre seçenekleri arasında henüz gönderilmemiş faturalar ile e-Fatura ve e-Arşiv olarak gönderilmiş faturalar ayrı ayrı sayılıyor. Kontrol ekranını bu filtre üzerine kurmak kolaydır.

Bu ayrımın pratik değeri şudur: otomasyon hata yapacaksa, hatanın ikinci durumda kalması gerekir. Kaydedilmiş bir faturayı düzeltmek dakikalar alır. Resmileşmiş bir e-belgeyi düzeltmek ise iptal ya da iade süreci demektir ve kayıt yöntemi mali müşavirinizle belirlenir.

Arayüz mü, Paraşüt API mi? Karar tablosu

Paraşüt'ün arayüzdeki tekrarlama şablonu ile API üzerinden kurulan akış aynı işi farklı esneklikle yapar. Aşağıdaki tablo hangisinin size uyduğunu hızlıca gösterir.

Dürüst cevap şu: tutarları sabit, müşteri sayısı az bir işletme için arayüzdeki şablon yeterlidir ve özel geliştirme önermeyiz. API akışı, fatura tutarının ya da müşteri listesinin başka bir yerden geldiği, her ay değişken kalemlerin olduğu ve resmileştirmeden önce bir kontrol adımı istenen durumlar için anlamlıdır.

Paraşüt toplu fatura akışı: API ile adım adım

Paraşüt API ile toplu fatura oluşturma, her fatura için aynı sırayla işleyen birkaç istekten oluşur. Aşağıdaki sıra, Paraşüt'ün resmî API belgesinde (OpenAPI tanımı, API V4) "Satış Faturası Oluşturma" ve "Satış Faturası Resmileştirme" başlıkları altında anlatılan adımlara dayanır.

1. Erişim ve kimlik doğrulama

Erişim için gereken istemci kimlik bilgileri Paraşüt'ten e-posta ile talep edilir. Kimlik doğrulama OAuth 2.0 ile yapılır; erişim jetonu iki saat geçerlidir ve yenileme jetonuyla tazelenir. Belgeye göre yenileme sırasında yeni bir yenileme jetonu da döner; sonraki tazelemede bu yenisi kullanılmalıdır. Bu ayrıntı atlanırsa akış iki saat sonra sessizce durur.

2. Cari ve ürün eşleme

Satış faturası oluşturmak için bir müşteri kimliği ve en az bir ürün kimliği gerekir. Müşteri listesi isim, e-posta ve vergi numarasıyla süzülebiliyor. Akışın sağlam kalması için kendi sisteminizdeki müşteri kodunun Paraşüt'teki karşılığı bir eşleme tablosunda tutulur. Her ay isimle arama yapmak, aynı isimde iki cari olduğunda yanlış faturaya yol açar.

3. Satış faturasını oluşturma

Fatura; müşteri ilişkisi, kalemler, düzenleme tarihi, vade tarihi ve açıklama ile oluşturulur. Bu noktada fatura Paraşüt'te kayıtlıdır ama resmileşmemiştir. Kontrol ve onay adımı tam burada yer alır.

4. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını öğrenme

Resmî belge, resmileştirmeden önce alıcının e-Fatura gelen kutusunun vergi numarasıyla sorgulanmasını ister. Gelen kutusu varsa e-Fatura, yoksa e-Arşiv düzenlenir. İhracat faturaları her zaman e-Fatura olarak resmileştirilir.

Mevzuat tarafı da bu adımı zorunlu kılıyor. GİB'in 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin 2026 itibarıyla yürürlükteki metnine göre e-Arşiv'e dahil olmayan mükelleflerin faturaları da 1 Ocak 2026'dan itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenir; basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu tarih 1 Ocak 2027'dir. Kısacası aylık hizmet faturasının kâğıt olarak kesilmesi artık istisnadır; hangi istisnanın size uygulanacağını mali müşavirinizle teyit edin.

5. Resmileştirme ve iş takibi

e-Fatura, e-Arşiv ve e-SMM oluşturma isteği eşzamanlı çalışmaz. Belgeye göre istek arka planda yürütülür ve yanıt olarak bir iş kimliği döner. Bu kimlikle iş durumu belirli aralıklarla sorgulanır; kimliğin kullanım süresi oluşturulduktan sonra 15 dakikadır. Belgede sayılan durumlar şunlar: sırada, çalışıyor, hata ve tamamlandı. Hata durumunda dönen mesaj kaydedilir ve fatura bir sonraki tura ya da insan kontrolüne bırakılır.

6. PDF'i alma ve müşteriye gönderme

İş tamamlandıktan sonra faturanın aktif e-belgesi okunur ve PDF istenir. Resmî belgeye göre PDF henüz hazır değilse istek boş yanıtla döner; hazır olana kadar aralıklarla tekrar sorulur. Dönen PDF adresi bir saat geçerlidir ve belge bu adresin müşteriyle doğrudan paylaşılmamasını, PDF'in indirilip müşteriye işletmenin kendisi tarafından gönderilmesini söyler.

Bir e-Arşiv faturasında internet üzerinden satış varsa satış bilgilerinin, ürün gönderimi varsa gönderi bilgilerinin doldurulması zorunludur. Hizmet faturasında genellikle gönderi yoktur. Tevkifat ve KDV istisnası olan kalemlerde ilgili kodların da gönderilmesi gerekir; hangi kodun kullanılacağına mali müşavirinizle karar verin.

7. Hız ayarı: 10 saniyede 10 istek ne anlama gelir?

Paraşüt'ün resmî API belgesi "10 saniyede 10 adet istek" sınırını yayımlar. Sınır aşıldığında dönen yanıt ve kalan hakkı bildiren başlıklar ise belgede tanımlanmamış. Bu yüzden toplu fatura akışı baştan bu sınırın altında kalacak hızda yazılır.

Örnek senaryo: diyelim ki ayda 150 hizmet faturası kesiyorsunuz. Her fatura için kabaca şu istekler gerekir: fatura oluşturma, gelen kutusu sorgusu, resmileştirme, iki üç iş durumu sorgusu, e-belge bilgisi ve bir iki PDF denemesi. Fatura başına yaklaşık sekiz istek varsayarsak ay başında 1.200 istek eder. Saniyede bir istek hızıyla bu, yirmi dakikalık bir iştir.

Hesabın verdiği ders basit: toplu fatura akışı bir anda değil, kuyrukla ve sabit bir hızla çalışır. Yirmi dakika, yarım günlük elle girişe göre kısadır; ama akışı "hepsini aynı anda gönder" diye yazarsanız sınıra takılır ve hangi faturanın oluştuğunu bilemediğiniz bir duruma düşersiniz.

Kural tabanlı resmileştirme: hangi fatura ne zaman resmileşir?

Toplu fatura otomasyonunun asıl değeri, her faturayı körlemesine resmileştirmek değil, kurala uyanı resmileştirip uymayanı insana bırakmaktır. Kurallar işletmeye göre değişir ama çoğu akışta şu kontroller yer alır:

• Tutar kontrolü: fatura tutarı müşterinin önceki aylarından belirgin biçimde farklıysa onaya düşer.
• Cari bilgisi kontrolü: vergi numarası, vergi dairesi ya da adres boşsa resmileştirilmez.
• Tarih kontrolü: resmî belgeye göre e-belgenin düzenleme tarihi, işletmenin e-Fatura ya da e-SMM'ye geçiş aktivasyon tarihinden sonra olmalı; e-Faturanın düzenleme tarihi de alıcının etiketi kullanmaya başladığı tarihten önce olamaz.
• Mükerrer kontrolü: aynı müşteri, aynı dönem ve aynı hizmet için ikinci fatura oluşmaz. Her faturanın kendi tarafınızdaki benzersiz anahtarı ve Paraşüt'teki kimliği eşleme tablosuna yazılır.
• Dönem kilidi: ay kapandıktan sonra o döneme fatura düşmez.

Mükerrer kontrolü en kritik olanıdır. Ağ kesildiğinde istek gitmiş ama yanıt gelmemiş olabilir. Akış önce faturanın oluşup oluşmadığına bakar, sonra yeniden dener. e-Arşiv tarafında belge kaydında iptal edilebileceği son anı gösteren bir alan bulunur; yanlış resmileşen bir belgede bu süre takip edilir, ama iptal kararı ve kayıt yöntemi mali müşavirinizle verilir.

Müşteriye gönderim ve gönderim kaydı

Resmileşen faturanın müşteriye ulaşma yolu belge türüne göre değişir. e-Fatura alıcının e-Fatura gelen kutusuna gider. e-Arşiv faturası ise Paraşüt'ün kullanım kılavuzuna göre arayüzde müşterinin e-posta adresi girildiğinde e-postaya PDF olarak eklenir.

API tarafında durum farklı. Resmî belgede e-posta paylaşım ucu bulunuyor, ancak bu ucun tanımında paylaşılacak kaynak türü olarak yalnızca teklifler sayılıyor. Aynı ucun satış faturaları için kullanılıp kullanılamayacağı belgede açık değil; kurulumda Paraşüt'le teyit edilir. Bu yüzden akışı, PDF'i indirip kendi e-posta altyapınızdan gönderecek şekilde kurmak daha güvenlidir ve resmî belgenin önerisiyle de uyumludur.

Her gönderimin kaydı tutulur: hangi fatura, hangi adrese, ne zaman gitti, hata aldı mı. Ay sonunda "şu müşteriye fatura gitti mi" sorusunun cevabı bu tablodadır. Resmî API belgesinde webhook tanımı bulamadık; bu yüzden durum takibi, zamanlanmış sorgularla yapılır.

Bu yapı tek başına bir Paraşüt entegrasyonu olarak kurulabileceği gibi, daha geniş bir iş süreci otomasyonu içinde de yer alabilir: abonelik tablosundan tutarın okunması, onay ekranı, fatura, gönderim ve tahsilat takibi aynı akışta.

Sıkça Sorulan Sorular

Paraşüt'te tekrarlayan fatura özelliği var mı?

Var. Paraşüt'ün kullanım kılavuzuna göre bir fatura "Otomatik Tekrarla" seçeneğiyle haftalık, aylık ya da yıllık tekrara bağlanır; ilk tekrar tarihi, vade, bildirim süresi ve bitiş koşulu ayarlanır. Şablonlar faturalar sayfasının altındaki "Tekrarlama Şablonları" bölümünden yönetilir.

Tekrarlanan fatura kendiliğinden e-Arşiv ya da e-Fatura olur mu?

Paraşüt'ün tekrarlayan fatura kılavuzunda bu konu yazmıyor. Kendi hesabınızda bir deneme müşterisiyle tek bir döngü çalıştırıp davranışı görmenizi öneririz. Resmileşme kendiliğinden olmuyorsa, resmileştirme adımı elle ya da API ile ayrıca yapılır.

Paraşüt API ile fatura oluşturmak ile resmileştirmek aynı şey mi?

Hayır. Satış faturası oluşturma bir istektir; e-Fatura ya da e-Arşiv olarak resmileştirme ayrı bir istektir. Resmî belgeye göre resmileştirme arka planda yürür ve sonucu bir iş kimliğiyle 15 dakika içinde sorgulanır.

Paraşüt API'nin istek limiti toplu fatura için sorun olur mu?

Resmî belge 10 saniyede 10 istek sınırını yayımlar. Fatura başına birkaç istek gerektiği için yüzlerce faturalık bir ay sonu işi dakikalar sürer. Akış kuyrukla ve sabit hızla yazılırsa sınır sorun olmaz; aynı anda yüzlerce istek göndermek ise sorun çıkarır.

Faturayı müşteriye API üzerinden e-postayla gönderebilir miyim?

Resmî belgedeki e-posta paylaşım ucu, tanımında teklifler için yazılmış. Satış faturası için kullanılıp kullanılamayacağı belgede açık değil ve kurulumda teyit edilir. Belge ayrıca PDF adresinin müşteriyle paylaşılmamasını, PDF'in indirilip işletme tarafından gönderilmesini söyler.

Bu akışı kurmak için Paraşüt'ün iş ortağı olmanız gerekmiyor mu?

Gerekmiyor. D'Cloud Software, Paraşüt'ün ya da başka bir yazılım üreticisinin bayisi veya iş ortağı değildir. Erişim bilgileri sizin hesabınız üzerinden Paraşüt'ten talep edilir; biz yayımlanmış API belgesi üzerinden geliştirme yaparız.

Aylık faturanızı birlikte planlayalım

Arayüzdeki tekrarlama şablonu işinizi görüyorsa onu kullanın; ek bir yazılıma gerek yok. Tutarlarınız her ay değişiyorsa, müşteri listeniz başka bir sistemde duruyorsa ya da resmileştirmeden önce bir kontrol adımı istiyorsanız, akışı birlikte tasarlayabiliriz.

İlk adım ücretsiz online keşif görüşmesi: kaç fatura, hangi kalemler, hangi kontroller ve hangi onay sırası. Ardından sabit fiyatlı, kapsamı yazılı bir teklif veririz; teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme sözleşmenin standart maddesidir. Görüşme için iletişime geçin; isterseniz WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.