Netsis Sipariş Aktarımı ve Cari Aktarma: NetOpenX, Excel ve Hatalar

Netsis sipariş aktarımı için hangi yol yeterli?

Doğru yol, siparişin hangi sıklıkla ve kaç farklı kaynaktan geldiğine göre seçilir. Günde birkaç toplu dosya geliyorsa Netsis'in kendi Excel aktarım aracı çoğu zaman yeterlidir. Sipariş gün boyu web sitesinden, pazaryerinden ve bayilerden ayrı ayrı akıyorsa NetOpenX üzerinden kurulan otomatik akış daha az elle iş bırakır.

Excel'den aktarım: Netsis ekranının kendi aracı

Netsis'te bazı belge ekranlarında Excel'den aktarım özelliği bulunur. Bir Netsis danışmanlık firmasının yayımladığı sürüm iyileştirme listesinde, 9.0.47 sürümü için fatura, irsaliye ve sipariş ekranlarında Excel'den aktarımda eksik alanların desteklenmesi maddesi yer alıyor; yani özellik bu sürümde genişletilmiş. Aynı başlıkla, 9.0.47 sürümündeki fatura aktarım geliştirmelerini anlatan bir tanıtım videosu da yayımlanmış.

Bu, kullanıcının elindeki bir tabloyu ekrana toplu olarak almasını sağlayan bir araçtır. İki sınırı var. Birincisi, aktarımı bir kişi başlatır; dosya hazırlanmazsa ya da unutulursa sipariş Netsis'e girmez. İkincisi, aynı dosyanın iki kez yüklenmesini engelleyecek bir kontrolü sizin süreciniz kurmalıdır. Hangi ekranda hangi şablonun geçerli olduğu ve sizin sürümünüzde bu özelliğin bulunup bulunmadığı yetkili bayinizle teyit edilir.

NetOpenX ve NetOpenX Rest: otomatik akış

NetOpenX, Netsis'in resmî uyarlama ve entegrasyon arayüzüdür; amacı dışarıdan gelen kaydı programın kendi kontrollerinden geçirerek almaktır. NetOpenX Rest aynı yeteneği HTTP üzerinden sunar, IIS gerektirmez ve Swagger ekranıyla gelir. Siparişin hangi alanlarla gönderileceği, zorunlu alanlar ve dönen cevap biçimi kurulumunuzdaki Swagger ekranından okunur; bu yazıda uç nokta adı vermiyoruz.

Arayüzün kapsamı sürümle genişliyor. Aynı listede 9.0.47 için belge kilitleme işleminde NetOpenX ve Rest desteği, 9.0.49 için farklı şubeden sipariş sevkiyatında NetOpenX ve Rest desteği gibi maddeler görülüyor. Bu yüzden "Netsis bunu NetOpenX'ten kabul ediyor mu" sorusunun cevabı sürüme bağlıdır ve keşifte sizin kurulumunuzda görülür.

Netsis cari aktarma: siparişten önce çözülmesi gereken iş

Siparişin Netsis'e girebilmesi için önce doğru cari karta bağlanması gerekir. Netsis'te karşılığı olmayan bir cari koduyla gönderilen siparişin kabul edilmesi beklenmez; arayüzün bu durumda hangi hatayı döndürdüğü kurulumda test edilir. Bu yüzden cari aktarma, sipariş aktarımının ilk adımıdır ve en çok kararın verildiği yerdir.

Eşleştirme kuralı yazılı olmalı

Dış sistemden gelen müşterinin Netsis'teki hangi karta karşılık geldiğini bulmak için bir anahtar seçilir. Kurumsal müşteride vergi numarası, bireysel müşteride sizin belirlediğiniz bir anahtar kullanılır. E-posta ya da telefon tek başına zayıf bir anahtardır; aynı firmanın birden çok çalışanı farklı e-postayla sipariş verebilir.

Kural şu üç soruya cevap vermelidir:

• Eşleşme bulunursa: Mevcut kart kullanılır mı, yoksa adres farkı varsa kullanıcıya mı sorulur?
• Eşleşme bulunmazsa: Yeni cari kart otomatik açılır mı, yoksa onay kuyruğuna mı düşer?
• Birden çok eşleşme varsa: Hangi kart seçilir? Doğru cevap çoğunlukla "hiçbiri, bir kişi karar verir"dir.

Cari kodun nasıl üretileceği

Yeni cari açılacaksa kodun hangi kalıpla üretileceği baştan belirlenir. Muhasebe ekibinizin kullandığı kod yapısı (ör. bayi, perakende, ihracat ayrımı) entegrasyonda da korunur. Kod üretme kuralı ve muhasebe hesap bağlantısı mali müşavirinizle birlikte belirlenir; entegrasyon bu kararı vermez, uygular.

Bireysel müşteri verisi aktarılıyorsa KVKK açısından hangi alanların Netsis'e taşınacağı da bu aşamada konuşulur. Faturalama için gerekmeyen bilgiyi muhasebe programına taşımamak hem sadeleştirir hem de kişisel veri yükünü azaltır.

Mükerrer sipariş kaydı nasıl önlenir?

Mükerrer kaydı önlemenin özü, dış sistemdeki sipariş numarasını Netsis'e taşımak ve her gönderimden önce bu numarayla kontrol etmektir. Ağ kesintisi, zaman aşımı ya da servisin yeniden başlaması aynı siparişin ikinci kez gönderilmesine yol açabilir. Kontrol yoksa Netsis'te iki sipariş oluşur ve bu genellikle sevkiyat aşamasında fark edilir.

Dış referans mantığı

Dış sistemin sipariş numarası (web sitesi sipariş no, pazaryeri paket no, bayi portalı talep no) Netsis'teki siparişte izlenebilir bir alanda saklanır. Hangi alanın kullanılacağı (belge üzerindeki bir açıklama alanı ya da kullanıcı tanımlı bir saha) kurulumunuza ve iş akışınıza göre keşifte seçilir.

Entegrasyon tarafında ayrıca bir gönderim defteri tutulur. Bu defterde her dış sipariş için şunlar yazar: dış numara, gönderim durumu, deneme sayısı, son hata ve Netsis'te oluşan belge numarası. Gönderim sırası şöyledir: önce defterde ve gerekirse Netsis'te dış numarayla kontrol, sonra yazma, sonra Netsis belge numarasının deftere işlenmesi.

Belirsiz durum: en sinsi senaryo

Zaman aşımında entegrasyon cevabı alamaz ama sipariş Netsis'te oluşmuş olabilir. Bu durumda doğrudan tekrar göndermek mükerrer kayıt üretir. Doğru davranış, kaydı "belirsiz" olarak işaretlemek, Netsis'te dış numarayla sorgulamak ve ancak kayıt yoksa yeniden göndermektir.

Hata kuyruğu ve insan onayı nasıl kurulur?

Hata kuyruğu, Netsis'in reddettiği her kaydın sebebiyle birlikte listelendiği ve sorumlusu tarafından düzeltilip yeniden gönderilebildiği ekrandır. NetOpenX kaydı reddettiğinde anlamlı bir hata döner; bu mesajın kaydedilmesi ve bir kişinin önüne düşmesi gerekir. Sessizce kaybolan sipariş, hiç gelmemiş sipariş kadar zararlıdır.

Geçici ve kalıcı hatayı ayırmak

Her hata aynı muameleyi görmez. Netsis servisinin kapalı olması ya da ağın kopması geçici hatadır; birkaç dakika sonra tekrar denemek çoğu zaman yeter. Tanımsız stok kodu ya da eksik zorunlu alan kalıcı hatadır; bin kez denense de sonuç değişmez.

Tekrar denemede bir üst sınır olmalıdır. Aynı kaydın sonsuz döngüde denenmesi hem logları doldurur hem de gerçek sorunu gizler.

Hangi sipariş onaya düşer?

Her siparişin otomatik geçmesi gerekmez. Onay kuralını işletme belirler; entegrasyon yalnızca uygular. Örnek kurallar:

• Yeni açılacak cari kartı olan siparişler
• Fiyat listesindeki fiyattan farklı fiyatla gelen satırlar
• Kredi limitini aşan bayi siparişleri
• Netsis'te karşılığı bulunmayan ürün içeren siparişler

Örnek senaryo: diyelim ki günde 80 sipariş geliyor ve bunların küçük bir kısmı yeni müşteriden. Kural "yeni cari onaya düşer" ise satış sorumlusu sabah yalnızca o birkaç siparişe bakar; geri kalanlar Netsis'e kendiliğinden girer. Onay kuyruğu küçük tutulmazsa ekip ona da bakmamaya başlar, bu yüzden kural sayısı az olmalıdır.

Okuma ile yazma neden ayrı tasarlanır?

Okuma ve yazma aynı risk sınıfında olmadığı için ayrı tasarlanır. Stok bakiyesi, fiyat listesi ve cari bakiyesi gibi bilgiler dış sisteme raporlama amacıyla veritabanından salt okunur bir kullanıcıyla okunabilir; hiçbir kayıt değişmez. Sipariş ve cari kart yazmak ise istisnasız NetOpenX üzerinden yapılır.

Bu ayrımın sipariş akışında pratik bir karşılığı var. Dış sistem "stok var mı" sorusunu okuma tarafından sorar, siparişi yazma tarafından gönderir. İki yolu birbirinden ayırmak, okuma sorgusunun yükü arttığında yazma akışının yavaşlamasını önler. Netsis'te şube ve işletme ayrımı satır içi kolonlarla yapıldığı için okuma sorgularına işletme ve şube filtresi her zaman açıkça yazılır.

Yazmadan sonra bir geri bildirim de gerekir: Netsis'te oluşan sipariş numarası dış sisteme bildirilir. Böylece web sitesindeki ya da bayi portalındaki kullanıcı siparişinin işlendiğini görür ve çağrı merkezi "sipariş girildi mi" sorusuna Netsis'i açmadan cevap verir.

Canlıya geçmeden önce kontrol listesi

Canlıya geçiş, aşağıdaki maddeler yazılı hâle gelmeden yapılmamalıdır. Bu liste, bir Netsis entegrasyonu projesinde ilk haftanın gündemi olmalıdır.

• Sürüm ve arayüz: Netsis ürünü, sürüm numarası, NetOpenX veya NetOpenX Rest'in kurulumda bulunup bulunmadığı ve gereken lisansın durumu yetkili bayinizle teyit edildi mi?
• Cari kuralı: Eşleştirme anahtarı, yeni cari açma kuralı ve cari kod kalıbı yazıldı mı?
• Stok eşlemesi: Dış sistemdeki ürün kodunun Netsis stok koduna karşılığı yönetilebilir bir eşleme tablosunda mı?
• Dış referans: Dış sipariş numarasının Netsis'te hangi alanda taşınacağı seçildi mi?
• Hata kuyruğu: Her hata türünün kimin önüne düşeceği belirlendi mi?
• Test ortamı: Yazma önce test veritabanında denendi ve oluşan kayıtlar Netsis ekranlarından kontrol edildi mi?
• Geri dönüş planı: Entegrasyon durdurulursa siparişlerin elle girişine nasıl dönüleceği yazıldı mı?

Sıkça Sorulan Sorular

Netsis'e siparişleri Excel'den aktarmak yeterli mi?

Günde bir iki toplu dosyayla çalışıyorsanız çoğu zaman yeterlidir. Yayımlanan sürüm iyileştirme listelerine göre 9.0.47 sürümünde fatura, irsaliye ve sipariş ekranlarındaki Excel'den aktarım, eksik alanları da kapsayacak şekilde genişletildi; sizin sürümünüzde bulunup bulunmadığı bayinizle teyit edilir. Sipariş gün boyu birden çok kaynaktan geliyorsa, her aktarımı bir kişinin başlatması gerektiği için otomatik akış daha az elle iş bırakır.

NetOpenX ile sipariş yazarken mükerrer kayıt nasıl engellenir?

Dış sistemin sipariş numarası Netsis'teki siparişte izlenebilir bir alanda taşınır ve entegrasyon her gönderimden önce bu numarayla kontrol eder. Cevap alınamayan gönderimler doğrudan tekrar gönderilmez, önce Netsis'te sorgulanır. Hangi alanın kullanılacağı kurulumunuzda belirlenir.

Yeni müşteri geldiğinde cari kart otomatik açılmalı mı?

Bu işletmenin kararıdır ve iki yolun da gerekçesi vardır. Otomatik açma hızlıdır ama yanlış eşleşmede aynı firma için ikinci bir kart doğurabilir. Çoğu işletme için güvenli başlangıç, yeni cari gerektiren siparişleri onaya düşürmek ve kural oturduktan sonra otomatik açmaya geçmektir.

Netsis veritabanına doğrudan yazarak daha hızlı aktarım yapılamaz mı?

Teknik olarak mümkündür ama yapılmamalıdır. NetOpenX'in amacı kaydı programın kendi kontrollerinden geçirerek almaktır; arayüzü atlamak bu kontrolleri de atlamak demektir. Bu yolla oluşan kayıt ekranda beklenmeyen davranış gösterebilir ya da muhasebeleştirmede takılabilir.

Reddedilen siparişler nereye gider?

Hata kuyruğuna gider ve Netsis'in döndürdüğü sebeple birlikte listelenir. Geçici hatalar belirli bir sınıra kadar otomatik tekrar denenir; tanımsız kod gibi kalıcı hatalar ilgili kişinin önüne düşer. Kişi sebebi düzeltip kaydı tek tıkla yeniden gönderebilmelidir.

Netsis sipariş akışınızı birlikte değerlendirelim

Netsis'i değiştirmeden siparişlerin ve cari kartların kendiliğinden, kontrollü biçimde girmesini istiyorsanız işe sürümünüzü, sipariş kaynaklarınızı ve cari kuralınızı netleştirerek başlıyoruz. Netsis bayisi değiliz; lisans ve kurulum yetkili bayinizde kalır, biz NetOpenX üzerinden çalışan entegrasyonu yazarız. Kapsam keşifte netleşir, fiyat sabittir ve sözleşmede yazılır; teslim sonrası 15 gün içinde çıkan hataları ücretsiz düzeltiriz. Ücretsiz online keşif görüşmesi için iletişime geçin; isterseniz WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.