Muhasebeleşmemiş Fatura Kontrolü: e-Fatura ile Defteri Karşılaştırmak

Muhasebeleşmemiş fatura nedir ve neden ay sonuna kalmamalı?

Muhasebeleşmemiş fatura, düzenlenmiş ya da alınmış olduğu e-belge kayıtlarında görünen ama muhasebe defterinde karşılığı bulunmayan faturadır. Kaydedilmeyen bir alış faturası gideri ve indirilecek KDV'yi eksik gösterir. Kaydedilmeyen bir satış faturası ise hasılatı ve hesaplanan KDV'yi eksik gösterir.

Sorunun ay sonuna kalmaması gerekir, çünkü fark bulunduğunda çoğu zaman bir soru sormak gerekir: belge mükellefe ulaştı mı, iade mi edildi, satıcı iptal mi etti? Bu sorunun cevabı günler sürebilir. Beyanname haftasında bulunan fark, ya acele bir karara ya da düzeltme beyannamesine dönüşür.

e-Fatura uygulamasının bu işi kolaylaştıran bir yanı var: belgeler zaten elektronik ve liste halinde alınabilir. GİB'in VUK 509 Sıra No.lu Genel Tebliği'ne göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı iki kullanıcı arasındaki faturaların tamamı e-Fatura olarak düzenlenir; kayıtlı olmayanlara düzenlenen faturalar ise e-Arşiv Fatura'dır ve alıcının talebine göre kâğıt ya da elektronik ortamda iletilir. Yani alış tarafında e-Fatura'lar bir gelen kutusunda toplanırken, e-Arşiv faturalar size e-posta ya da kâğıt çıktı olarak gelir. Adınıza düzenlenen e-Arşiv faturaların listesi ise GİB'in e-Arşiv Portalı'ndaki "Adıma Düzenlenen Belgeler" bölümünde görülebiliyor; karşılaştırmaya bu liste de dahil edilmelidir.

Eşleştirme anahtarları: hangi alanla karşılaştırılır?

Karşılaştırmanın kalitesi, iki listeyi hangi alanla eşleştirdiğinize bağlıdır. Doğru anahtar her belge için tek ve değişmez olmalıdır; tarih ve tutar bu şartı sağlamadığı için yalnızca yardımcı kontrol olarak kullanılır.

ETTN'nin tanımı GİB'in e-Fatura portalı kılavuzunda açık: faturanın tekliğini sağlayan ve sistem tarafından kendiliğinden üretilen numaradır. Belge numarasının yapısı ise VUK 509'da yazılı: 3 haneli birim kodu ile 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşan 13 haneli sıra numarası. Tebliğe göre aynı belge numarası bir mükellef bünyesinde birden fazla kullanılamaz ve birim kodu serbestçe belirlenebilir; bu yüzden iki farklı satıcının aynı birim kodunu ve aynı sırayı kullanması mümkündür.

Bu yüzden pratik kural şudur. Muhasebe kaydında ETTN saklanıyorsa eşleştirme ETTN ile yapılır. Saklanmıyorsa anahtar "karşı taraf VKN + belge numarası" birleşimidir. Tarih ve tutar, eşleşen çiftin doğru eşleştiğini teyit etmek için kullanılır.

Belge numarası elle girildiyse önce temizleyin

Belge numarası muhasebe programına elle yazıldıysa, karşılaştırmadan önce iki listeyi aynı biçime getirmek gerekir. Büyük-küçük harf farkı, baştaki ve sondaki boşluklar, harf O ile rakam 0 ya da büyük I ile rakam 1 gibi karışıklıklar, eşleşmesi gereken iki kaydı farklı gösterir. Temizleme adımı her iki listeye de aynı şekilde uygulanır ve orijinal değer ayrı bir sütunda saklanır.

Muhasebeleşmemiş görünen faturaların tipik sebepleri

Listede kalan her fark kayıt hatası değildir; çoğu, belgenin yaşam döngüsündeki bir olayın sonucudur. Farkı sebebiyle birlikte listelemek, mali müşavirin hangi satıra bakması gerektiğini hızlandırır.

Bu tablodaki bazı olayların resmî bir dayanağı var. VUK 509'a göre e-belge iptal işlemlerinin ve e-belgeye itiraz için noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da KEP yoluyla yapılan ihbar ve ihtarların, 1 Mayıs 2021'den itibaren GİB'in bilgi işlem sistemine bildirilmesi zorunlu. GİB'in e-Fatura portalı kılavuzuna göre ticari fatura senaryosuyla gönderilen faturalar alıcı tarafından sistem içinde kabul ya da red edilebilir; temel faturada bu yanıt yoktur ve faturaya harici yollarla itiraz her durumda mümkündür. Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesinin ikinci fıkrası da faturayı alanın sekiz gün içinde itiraz etmemesi halinde içeriği kabul etmiş sayılacağını düzenler.

Dönem kaymasının sık görülen sebebi, faturanın düzenlenme süresidir. VUK'un 231. maddesine göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Ay sonunda yapılan bir teslimin faturası sonraki ayın ilk günlerinde düzenlenebilir; hangi dönemde kaydedileceği mali müşavirin değerlendirmesidir.

Excel ile muhasebeleşmemiş fatura kontrolü adım adım

Tek firma ve tek ay için Excel ile kontrol gayet yeterlidir. Önemli olan, adımları her ay aynı sırayla ve aynı sütun düzeniyle yapmaktır; böylece önceki ayın dosyası bir sonraki ayın şablonuna dönüşür.

1. e-Belge listesini alın. Özel entegratörünüzün ya da GİB portalının gelen ve giden kutusundan dönemin e-Fatura listesini; düzenlediğiniz e-Arşiv faturaların listesini indirin. Luca kullanan ofislerde Luca'nın e-belge listeleri de kaynak olabilir.
2. Kayıt listesini alın. Muhasebe programından aynı döneme ait alış ve satış kayıtlarını, belge numarası, karşı taraf VKN'si, tarih ve tutar sütunlarıyla dışa aktarın.
3. Sütunları aynılaştırın. İki listede de VKN, belge numarası, tarih ve tutar sütunlarını aynı sıraya ve aynı biçime getirin; belge numarasını temizleyin.
4. Anahtar sütunu üretin. Her iki listede VKN ile belge numarasını birleştiren bir sütun açın, örneğin =A2&"-"&B2 gibi bir formülle.
5. Karşılıklı arayın. e-Belge listesindeki her anahtarı kayıt listesinde DÜŞEYARA ya da Excel'in yeni sürümlerindeki ÇAPRAZARA ile arayın; bulunamayanlar muhasebeleşmemiş adaydır. Aynı aramayı ters yönde de yapın; kayıtta olup e-belge listesinde olmayanlar ayrı bir listedir.
6. Tutarı doğrulayın. Eşleşen satırlarda tutar farkını hesaplayın; küçük farklar için bir tolerans belirleyin ve aşanları işaretleyin.
7. Sebep sütunu ekleyin. Her fark için yukarıdaki tablodan bir sebep seçin; sebebi bulunamayanları mükellefe sorulacaklar listesine alın.
8. Dosyayı saklayın. Dosyayı dönem adıyla kaydedin; bir sonraki ay hangi farkların kapandığını buradan takip edin.

Excel'in burada iki zayıf noktası var. Birincisi, aynı anahtar iki kez geçtiğinde arama formülü yalnızca ilkini bulur; mükerrer kontrolü için ayrıca EĞERSAY ile sayım yapılmalıdır. İkincisi, dosya kişiye bağlıdır: formülü kuran kişi izindeyken kontrol de durur.

Excel nerede yetmez, otomasyon ne ekler?

Excel, bir firma için ayda bir yapılan karşılaştırmada yeterlidir; yetmediği yer aynı işin çok sayıda firma için her ay tekrarlandığı yerdir. Kırk mükellef için sekiz adımı her ay elle yapmak, analiz değil dosya taşıma işine dönüşür. Otomasyonun eklediği şey yeni bir muhasebe bilgisi değil; listeleri çekme, temizleme, eşleştirme ve kaydetme adımlarının her ay aynı şekilde ve eksiksiz yapılmasıdır.

Tablonun son satırı bilerek iki tarafta da aynı. Otomasyon farkı bulur ve gerekçesiyle listeler; kaydı kendisi düzeltmez, hesap seçmez, dönem kararı vermez.

Otomatik karşılaştırma nasıl kurulur?

Otomatik karşılaştırma üç parçadan oluşur: kaynakları okuyan bağlantılar, eşleştirme kuralları ve istisna listesi. Kaynak tarafında hangi yolun kullanılacağı programınıza bağlıdır. Programın belgelenmiş bir arayüzü varsa o kullanılır; yoksa programın dışa aktarım dosyası; o da yoksa ekranı kullanan bir yazılım robotu.

Bu işin önemli bir avantajı var: tamamen okuma işidir. Muhasebe kayıtlarına hiçbir şey yazılmaz, yalnızca karşılaştırılır. ERP entegrasyonu projelerinde yazma tarafı ürünün resmî arayüzünden ve dikkatle kurulur; okuma tarafındaki bir karşılaştırma aracı ise kayıtları riske atmadan devreye alınabilir.

Eşleştirme kuralı katmanlıdır. Önce kesin anahtarla, yani ETTN ya da VKN ile belge numarasıyla eşleştirme yapılır. Eşleşmeyenler için yardımcı bir tur çalışır: aynı VKN, yakın tarih ve aynı tutar taşıyan kayıtlar "olası eşleşme" olarak önerilir, ama onay insana bırakılır. Bu sayede belge numarası yanlış yazılmış bir kayıt da gözden kaçmaz.

Luca kullanan mali müşavirlik ofislerinde bu işin ilk adımı bugün kullanımda. Bir mali müşavirlik ofisinde çalışan Luca fatura robotumuz seçilen firmaların e-Arşiv, e-Fatura, e-SMM ve UTTS kayıtlarını tarıyor, Luca'nın fatura listelerindeki muhasebeleşme durumuna göre muhasebeleşmiş ve muhasebeleşmemiş sayısını firma bazında gösteriyor. Robot Luca'ya kayıt aktarmıyor ve CAPTCHA çözmüyor; Luca ekranları değiştiğinde bakım gerektiriyor. Ayrıntısı Luca entegrasyonu ve mali müşavir otomasyonu sayfalarımızda.

Sıkça Sorulan Sorular

Muhasebeleşmemiş fatura kontrolünde hangi alanla eşleştirme yapılmalı?

En güvenli alan ETTN'dir, çünkü her e-belge için tektir. Muhasebe kaydında ETTN tutulmuyorsa karşı taraf VKN'si ile belge numarasının birleşimi kullanılır. Tarih ve tutar tek başına anahtar değildir; yalnızca eşleşmeyi doğrulamak için kullanılır.

Belge numarası tek başına yeterli değil mi?

Yeterli değildir. VUK 509'a göre aynı belge numarası bir mükellef bünyesinde tekrar kullanılamaz, ama iki farklı satıcı aynı birim kodunu ve sırayı kullanabilir. Bu yüzden belge numarası, karşı tarafın VKN'si ile birlikte anahtar yapılmalıdır.

İptal edilen ya da reddedilen bir fatura listede görünürse ne yapılmalı?

Bu belgeler sebebiyle birlikte ayrı işaretlenmelidir. e-Belge iptalleri ile noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da KEP yoluyla yapılan itirazlar 1 Mayıs 2021'den beri GİB sistemine bildiriliyor; ticari faturalarda ise red yanıtı sistemde tutuluyor. Bu kayıtların muhasebede nasıl ele alınacağı mali müşavirin kararıdır.

e-Arşiv faturalar bu kontrole nasıl dahil edilir?

e-Arşiv faturalar alıcı tarafında e-Fatura gibi bir gelen kutusunda toplanmaz; alıcının talebine göre kâğıt ya da elektronik ortamda iletilir. Satış tarafında kendi düzenlediğiniz e-Arşiv listesi kullanılır. Alış tarafında GİB e-Arşiv Portalı'ndaki "Adıma Düzenlenen Belgeler" listesi kontrol listesi olarak kullanılabilir; belgenin kendisi e-posta ya da kâğıt olarak gelir.

Otomatik karşılaştırma muhasebe kayıtlarını değiştirir mi?

Değiştirmez. Karşılaştırma yalnızca okuma işidir; farkları sebebiyle listeler ve olası eşleşmeleri insan onayına sunar. Kayıt düzeltmesi, mali müşavirin kararıyla muhasebe programında yapılır.

Kendi listelerinizle bir deneme yapalım

Ofisinizde ya da şirketinizde muhasebeleşmemiş fatura kontrolü her ay elle yapılıyorsa, ücretsiz bir online keşif görüşmesinde hangi programları kullandığınızı, listeleri nereden çektiğinizi ve kaç firma için tekrarladığınızı konuşalım. Excel düzeni sizin için yeterliyse bunu açıkça söyleriz; otomasyon anlamlıysa sabit fiyatlı, kapsamı yazılı bir teklif veririz ve teslim sonrası 15 gün hata düzeltme ücretsizdir. Görüşme için iletişime geçin; dilerseniz WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.