e-İrsaliye Zorunluluğu ve Entegrasyonu: Üretici İçin Kontrol Listesi

e-İrsaliye zorunluluğu kimleri kapsar?

e-İrsaliye zorunluluğu, 509 Sıra No.lu Tebliğ'in "e-İrsaliye Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu" bölümünde sayılan mükellef gruplarını kapsar. Üreticiler için en sık karşılaşılan iki yol hasılat eşiği ve sektördür.

Listede EPDK lisanslı akaryakıt faaliyetleri ile hal kayıt sistemi kapsamındaki sebze-meyve ticareti de var; tam liste ve istisnalar için tebliğin güncel metnine bakılmalıdır. GİB ayrıca riskli bulduğu mükellefe, ciroya bakmadan yazılı bildirim ve en az 3 ay hazırlık süresiyle zorunluluk getirebilir.

Hasılat yolunun pratik takvimi şöyledir: e-Fatura'ya kayıtlı olup 2025 hasılatı 10 milyon TL'yi aşan üretici için tarih 1 Temmuz 2026'ydı; 2026 hasılatı eşiği aşan üretici 1 Temmuz 2027'den itibaren e-İrsaliye düzenler. Bir ön şartı unutmayın: tebliğe göre e-İrsaliye'ye dahil olmak için önce e-Fatura uygulamasına dahil olmak gerekir.

Kapsama giren mükellef yalnızca kendi düzenlediği irsaliyeyi değil, kapsamdaki tedarikçilerinden aldığı irsaliyeyi de e-İrsaliye olarak almak zorundadır. Bu, mal kabul tarafının da hazırlanması gerektiği anlamına gelir.

e-İrsaliye entegrasyonu için yöntem ve rol dağılımı

e-İrsaliye entegrasyonu GİB'in belirlediği üç yöntemden biriyle yapılır: GİB'in e-Belge portalı, Başkanlıktan izin almış özel entegratörün sistemi ya da işletmenin kendi bilgi işlem sistemini GİB'e doğrudan bağlaması. Çok sayıda sevkiyat yapan bir üretici için portalda belgeyi elle hazırlamak, araç kapıdayken ikinci bir veri girişi demektir.

Rolleri ayırmak, hangi sorunun kime sorulacağını netleştirir:

• Özel entegratör: Belgeyi imzalayıp GİB'e iletir, sistem yanıtlarını taşır. GİB'in kılavuzuna göre özel entegratör yöntemi kullanıldığında belgenin entegratörün sistemine iletilmesi fiili sevkiyatın başlatılması için yeterlidir; entegratör belgeyi en geç 15 dakika içinde imzalayıp GİB'e iletmekle yükümlüdür.
• Muhasebe ya da ERP programı: İrsaliyenin kaydını tutar ve e-dönüşüm bağlantısı üzerinden belgeyi entegratöre gönderir. Kullandığınız sürümde e-İrsaliye bağlantısının olup olmadığı ve ek modül gerekip gerekmediği yetkili bayinizden teyit edilir.
• Sevkiyat ekranı ve özel yazılım katmanı: Yükleme, araç, şoför ve fiili sevk zamanı bilgisini sahadan toplar, irsaliyenin doğru veriyle oluşmasını sağlar.

D'Cloud Software GİB özel entegratörü değildir ve böyle bir izin iddiası taşımaz. Bizim işimiz üçüncü maddedir: depodaki sevkiyat ekranını, programınız ile entegratörünüz arasındaki ERP entegrasyonunu ve elle yapılan aktarımları kaldıran katmanı kurmak. Programa yazma işlemleri her zaman programın resmî arayüzü üzerinden yapılır; veritabanına doğrudan kayıt eklenmez.

Sevkiyat ekranından e-İrsaliye'ye: kurallar akışı nasıl belirler?

e-İrsaliye'nin kuralları, sevkiyat ekranının hangi sırayla çalışması gerektiğini doğrudan belirler; kural ile ekran uyuşmazsa ya belge gecikir ya da yanlış belge gönderilir. Aşağıdaki kurallar 509 Sıra No.lu Tebliğ'den ve GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'ndan alınmıştır.

Belge sevkten önce gider. Kılavuza göre e-İrsaliye malın fiili sevk zamanından önce düzenlenip Başkanlık sistemlerine iletilmelidir. Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı, belgenin zorunlu bilgileri arasındadır.

Araç ve şoför bilgisi zorunludur. Kılavuz; malı taşıyan aracın plakası ile şoförün adı-soyadı ve TCKN'sini, kargo ya da lojistik firmasıyla taşınıyorsa o firmanın bilgilerini zorunlu sayar. Kılavuza göre şoförün TCKN alanına yer tutucu numara yazılamaz, gerçek bilgi girilmelidir; yabancı uyruklu şoförde pasaport numarası kullanılır.

Bilgi eksikse taslak, sevkte onay. Şoför, araç ya da sevk zamanı belge hazırlanırken belli değilse kılavuz, belgenin önce taslak olarak kaydedilmesini ve sevkiyat başlarken eksiklerin tamamlanıp onaylanmasını öneriyor. Onaylanmamış taslağın çıktısının hukuki geçerliliği yoktur.

İptal yoktur, red sevkten öncedir. Kılavuza göre e-İrsaliye'nin iptali söz konusu değildir. Alıcı, mal muhteviyatı ya da alıcı hatalıysa belgenin tamamını irsaliye yanıtıyla reddedebilir, ama yalnızca fiili sevkten önce; sevkten sonraki red yanıtları hükümsüzdür.

Mal geri dönerse yeni belge gerekir. Alıcı malın bir kısmını kabul etmezse ya da mal teslim edilemeyip geri getirilirse, malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni bir e-İrsaliye düzenlenir.

Araçta çıktı ya da elektronik görüntü bulunur. Kılavuza göre e-İrsaliye'nin kâğıt çıktısı sevk sırasında araçta bulundurulur; elektronik olarak görüntülenmesi de mümkündür.

Dökme ve tartılamayan mallarda tahmini miktar yazılır. Kılavuza göre yüklemede miktarı kesin bilinemeyen dökme ya da hurda gibi mallarda belgeye tahmini miktar yazılır; fiili teslim edilen miktar irsaliye yanıtıyla ya da teslim tutanağıyla bildirilebilir ve fatura fiili teslim edilen miktara göre düzenlenir.

Bu kurallar sevkiyat ekranı için tek bir sonuç doğurur: irsaliye, yükleme kesinleştikten ve araç-şoför bilgisi ekranda tamamlandıktan sonra, araç kapıdan çıkmadan önce onaylanmalıdır. Şoför kaydı kapıda bir kez yapıldığında aynı bilgi Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı'nın taşıma bildirimleri gibi başka yükümlülüklerde de yeniden kullanılabilir; kılavuz da şoför bilgisinin bu bildirimler bakımından önemine değiniyor.

Gelen e-İrsaliye ve irsaliye yanıtı: mal kabul tarafı

Gelen e-İrsaliye, tedarikçiden gelen malın kabulünde kâğıt irsaliyenin yerini alır ve mal kabul ekranı bu belgeyi esas almalıdır. Kapsama giren üretici, kapsamdaki tedarikçilerinden e-İrsaliye almak zorunda olduğu için bu taraf geçişin kendiliğinden parçasıdır.

İrsaliye yanıtı mal kabulün elektronik izidir. 509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre alıcı, istemesi hâlinde malın ne kadarını teslim aldığını, kabul etmediği miktarı ve nedenini e-İrsaliye Yanıtı ile bildirebilir. GİB'in kılavuzuna göre bu yanıt fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde verilir ve zorunlu değildir. UBL-TR ortak elemanlar kılavuzu yanıt satırında teslim alınan, eksik, reddedilen ve fazla gelen miktar için ayrı alanlar tanımlar.

Yanıtı zorunlu olmadığı için atlamak cazip gelebilir. Ama kılavuza göre 7 gün içinde yanıt dönülmeyen e-İrsaliye'de malların tam olarak teslim alındığı ve tamamı için fatura düzenleneceği kabul edilir. Kısmi kabul ya da eksik teslimde yanıt göndermek, ileride gelecek faturayla tartışmayı belgeye bağlar; yanıt verilmediyse fiili miktar teslim tutanağı gibi harici belgelerle ispat edilir. Mal kabul bir barkodlu stok takip programı ile okutularak yapılıyorsa ve okutulan miktar irsaliyeden farklıysa, yanıtın aynı ekrandan hazırlanması en az zahmetli yoldur. Gelen irsaliye, sipariş ve faturanın birbirine bağlanması ise ayrı bir otomasyon konusudur; tedarikçi faturası bu üç belgeyle eşleştirildiğinde fark, ödeme yapılmadan önce görünür.

Kontrol listesi: geçişten önce programda ve sahada

Aşağıdaki liste, e-İrsaliye'ye geçişten önce kontrol edilmesi gerekenleri sorumlusuyla birlikte gösterir. Her satır, geçişten sonra sevkiyatı kapıda durdurabilecek bir eksikliğe karşılık gelir.

İstisna prosedürü satırını ayrıca açalım. Tebliğ; GİB sistemlerindeki arıza ya da bakım, ispat edilebilir olmak kaydıyla işletmenin veya özel entegratörün sistemindeki arıza, mali mührün arızalanması gibi hâllerde kâğıt belge düzenlenmesine izin verir; işletmeden kaynaklanan diğer nedenler bu kapsama girmez. GİB'in kılavuzu, teknik imkânsızlık nedeniyle matbu irsaliye kullanılan durumlarda (örneğin malın geri getirilmesi ya da sahada teslim) belgenin en geç izleyen gün içinde "MATBUDAN" türünde e-İrsaliye olarak da düzenlenmesini istiyor. Kılavuza göre bu yol istisnadır ve süreklilik arz etmemelidir. Depoda kimin, hangi koçanı, hangi durumda kullanacağı önceden belli olmalıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

e-Fatura kullanmıyoruz, sektörümüz nedeniyle e-İrsaliye'ye geçebilir miyiz?

509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre e-İrsaliye uygulamasına dahil olmanın ön şartı e-Fatura uygulamasına dahil olmaktır. Sektör şartıyla kapsama giren bir üretici e-Fatura kaydını da tamamlamalıdır. Sıralama ve tarihler mali müşavirinizle birlikte planlanır.

Şoförün TCKN'sini bilmiyorsak ne yazılır?

GİB'in kılavuzuna göre şoförün adı-soyadı ve TCKN'si doğru yazılmak zorundadır; yer tutucu numara kabul edilmez. Yabancı uyruklu şoförde pasaport numarası yazılır. Nakliye kargo ya da lojistik firmasıyla yapılıyorsa araç-şoför yerine o firmanın bilgileri girilir.

Yanlış e-İrsaliye gönderdik, iptal edebilir miyiz?

Hayır, GİB'in kılavuzuna göre e-İrsaliye'nin iptali yoktur. Hata fiili sevkten önce fark edilirse alıcı belgenin tamamını irsaliye yanıtıyla reddedebilir. Sevkten sonra fark edilen hatalarda düzeltme yolu mali müşavirinizle belirlenir; bu yüzden onay adımını yüklemenin sonuna koymak en güvenli yöntemdir.

İrsaliye yanıtı göndermek zorunda mıyız?

Hayır. Tebliğ ve GİB'in kılavuzu yanıtı alıcıya tanınmış bir imkân olarak tanımlar; kılavuza göre yanıt fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde verilebilir ve bu sürede yanıt dönülmezse mallar tam teslim alınmış sayılır. Bu yüzden kısmi kabul ve eksik teslim durumlarında yanıt yine de önerilir.

Muhasebe programımızı değiştirmemiz gerekir mi?

Genellikle hayır. Yaygın programların çoğu e-dönüşüm bağlantısı sunar; kullandığınız sürümde e-İrsaliye desteği ve ek modül ihtiyacı bayinizden teyit edilir. Eksik kalan genellikle program değil, sevkiyat ekranının ve ana verinin bu akışa hazır olmamasıdır.

e-İrsaliye geçişi için sonraki adım

Kontrol listesindeki satırları kendi işletmeniz için doldurun ve boş kalan satırların sorumlusunu belirleyin. Özellikle araç-şoför kartları, alıcı etiketleri ve sevkiyat sırası geçiş tarihinden önce tamamlanmazsa ilk haftalarda araçlar kapıda bekler.

Sevkiyat ekranını, mal kabul tarafını ve programınızla entegratörünüz arasındaki ERP entegrasyonunu mevcut programınızı değiştirmeden kuruyoruz. İlk keşif görüşmesi online ve ücretsizdir. Depoyu ve sevkiyat alanını görmek gerektiğinde Mersin, Tarsus, Adana, Hatay, İskenderun, Osmaniye ve Gaziantep'te yerinde ziyaret ayrıca planlanır. Kapsam ve sabit fiyat sözleşmede yazılır, teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme uygulanır. Görüşme için iletişime geçin; isterseniz WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.