B2B Bayi Sipariş Portalı Nasıl Kurulur? ERP'ye Bağlı 10 Temel Özellik

B2B Bayi Sipariş Portalı Nedir?

B2B bayi sipariş portalı, yalnızca tanımlı bayilerin kullanıcı adıyla girebildiği, her bayiye kendi fiyatını, bakiyesini ve stok görünümünü gösteren, siparişi kayıt olarak ERP'ye ileten web uygulamasıdır. Tüketiciye satış yapan bir e-ticaret sitesinden farkı, herkese açık olmaması ve ticari ilişkinin kurallarını taşımasıdır.

Hazır B2B paketi mi, özel portal mı?

Piyasada ERP'lere bağlanan hazır B2B paketleri vardır ve birçok işletme için doğru seçimdir. Paketin ERP'niz için hazır bir bağlayıcısı varsa ve fiyatlandırma kurallarınız paketin ayarlarına sığıyorsa, özel geliştirme önermeyiz. Özel portal; fiyat kuralınız pakete sığmadığında, onay akışınız farklı olduğunda ya da ERP'niz paketin desteklediği listede yer almadığında anlam kazanır. Bu durumda portal, bir fabrikaya özel yazılım projesinin parçası olarak tasarlanır.

ERP'ye Bağlı B2B Sipariş Sisteminin 10 Temel Özelliği

ERP'ye bağlı bir B2B sipariş sistemi, aşağıdaki on özelliği taşıdığında bayinin telefon açma sebeplerinin çoğunu ortadan kaldırır. Her özelliğin yanında verinin nereden geldiği belirtilmiştir.

1. Bayiye özel fiyat listesi ve iskonto

Bayi giriş yaptığında yalnızca kendi fiyatını görür. Fiyat listesi, bayi grubu iskontosu, ürün grubu iskontosu ve miktar kademesi ERP'den okunur. Fiyat kuralı ERP'de tanımlı değilse ve Excel'de hesaplanıyorsa, önce kuralın yazılı hale getirilmesi gerekir.

2. Cari bakiye ve ekstre

Bayi açık bakiyesini, vadesi geçmiş tutarı ve hesap ekstresini portalda görür. Veri ERP'deki cari hesaptan okunur. Bayi "bakiyem ne?" sorusunu artık muhasebeye telefonla sormak zorunda kalmaz.

3. Risk limiti ve sipariş blokajı

ERP'nizde cari için bir risk ya da kredi limiti tanımlıysa portal onu okur; sipariş limiti aşıyorsa ya kabul etmez ya da onaya gönderir. Limit ERP'de tutulmuyorsa portal kendi limitini tutabilir; ancak iki yerde limit tutulması karışıklık üreteceği için tek bir kaynak seçilir.

4. Stok görünürlüğü

Bayinin stok bilgisini nasıl göreceği ticari bir karardır. Kesin adet göstermek bazı işletmelerde istenmez; "stokta var", "sınırlı", "tedarik süresi var" gibi seviyeler yeterli olabilir. Stok, ERP'deki kullanılabilir miktardan, yani bekleyen siparişler düşülmüş bakiyeden hesaplanır.

5. Hızlı sipariş girişi

Bayi çoğu zaman katalog gezmek istemez; ne alacağını bilir. Ürün koduyla hızlı giriş, önceki siparişi tekrarlama ve Excel listesi yükleme bu yüzden temel özelliklerdir. Excel yüklemede tanınmayan kod satır satır gösterilir, sessizce atlanmaz.

6. Sipariş onay akışı

Sipariş portala girildiği anda ERP'ye kesin sipariş olarak düşmek zorunda değildir. Limit aşımı, özel fiyat talebi ya da minimum sipariş altı gibi durumlarda sipariş önce satış sorumlusunun onayına gider. Hangi durumun onay gerektirdiği yazılı kural olarak tanımlanır.

7. Sipariş durumu ve sevkiyat bilgisi

Bayi siparişinin onaylandığını, hazırlandığını ve sevk edildiğini portalda görür. Sevk bilgisi ERP'deki irsaliyeden okunur. Depoda sevkiyat okutmayla takip ediliyorsa, hangi koli ya da paletin hangi araçla çıktığı da gösterilebilir.

8. Belge paylaşımı

Fatura ve irsaliye görüntüsü, fiyat listesi, katalog, teknik föy ve kampanya duyurusu tek yerde durur. Fatura ve irsaliye ERP'nizin mevcut e-dönüşüm kurgusunda üretilmeye devam eder; portal yalnızca bayinin bunlara ulaşmasını sağlar.

9. Kullanıcı ve yetki yönetimi

Bir bayide birden çok kişi portalı kullanabilir: sipariş veren, yalnızca ekstreye bakan, onay veren. Her kullanıcı kendi adıyla girer ve kimin hangi siparişi girdiği kaydedilir. Bayi kullanıcılarının adı, telefonu ve e-postası kişisel veridir; KVKK'nın 10. maddesindeki aydınlatma yükümlülüğü gereği kullanıcıya veri toplanırken aydınlatma metni sunulur.

10. Siparişin ERP'ye resmî yoldan düşmesi

Portalın en önemli özelliği görünmeyenidir. Onaylanan sipariş ERP'ye ürünün resmî arayüzü üzerinden sipariş kaydı olarak yazılır; veritabanına doğrudan kayıt atılmaz. Böylece ERP'nin kendi kontrolleri devreye girer, hatalı kayıt baştan reddedilir. Aynı sipariş iki kez gönderilse bile ERP'de iki kez oluşmaması için her sipariş tekil bir kimlik taşır.

Fiyat, Stok ve Cari Verisi Ne Sıklıkla Eşitlenmeli?

Her veri aynı sıklıkta eşitlenmez; eşitleme sıklığı, verinin ne hızla değiştiğine ve eski kalmasının ne kadar zarar verdiğine göre belirlenir. Her şeyi her an eşitlemeye çalışmak ERP'ye gereksiz yük bindirir; bazı ürünlerde istek sınırına da takılır.

Tablodaki en kritik satır stok ve risktir. Ekranda gösterilen stok birkaç dakika eski olabilir; ama sipariş onaylanırken stok ve risk ERP'den o anda yeniden kontrol edilir. Böylece hem ERP yorulmaz hem de bayi olmayan malı sipariş edemez.

ERP'nize Göre Değişen Kısımlar

Portalın ekranları ERP'den bağımsızdır; değişen, portalın ERP ile konuştuğu yoldur. Bu yol baştan doğru seçildiğinde ERP sürümü güncellendiğinde portal kırılmaz. ERP entegrasyonu açısından ürünler kabaca üç gruba ayrılır.

Birkaç ayrıntı karar verirken önemlidir:

• Mikro: Üretici, Desktop API içindeki serbest SQL ucunu yalnızca okuma için belgeliyor; sipariş gibi yazma işlemleri tipli uç noktalardan yapılır. API kullanımı bir API anahtarı gerektirir; anahtarın alınması kurulum takviminin parçasıdır.
• Paraşüt: Resmî OpenAPI açıklaması 10 saniyede 10 istek sınırını yayımlıyor. Portal bu yüzden toplu eşitlemeyi partiler halinde yapar, her sayfa açılışında API'ye gitmez.
• Zirve: Üreticinin yayımladığı herkese açık bir geliştirici API'si bulamadık; resmî yol XML ve Excel dosya aktarımıdır, kurulumda teyit edilir. Bu durumda portal siparişi kendi tarafında tutar ve belirli aralıklarla dosya olarak aktarır.

Hangi programı, hangi sürümle kullandığınız bu yüzden ilk sorudur. Arayüzün kurulumunuzda açık olup olmadığı ve ek lisans gerekip gerekmediği yetkili bayinizle birlikte teyit edilir; biz hiçbir ERP üreticisinin bayisi değiliz.

Portal Kurulum Adımları

B2B bayi sipariş portalı, ERP'yi okuyan bir pilotla başlayıp yazma tarafını en son açan adımlarla kurulur. Bu sıra, ERP verisini hiç riske atmadan portalın doğru çalıştığını görmeyi sağlar.

1. Keşif: ERP ürünü ve sürümü, fiyat kuralları, onay akışı, bayi sayısı ve kullanıcı rolleri çıkarılır.
2. Kural yazımı: Fiyat, risk, stok gösterimi ve onay kuralları madde madde yazılır. Excel'de yaşayan kurallar bu adımda görünür olur.
3. Salt okuma pilotu: Portal ERP'den ürün, fiyat, stok ve bakiye okur; sipariş henüz ERP'ye yazılmaz. Satış ekibi bayi gözüyle ekranları test eder.
4. Sipariş yazma: Projenin ERP entegrasyonu tarafı burada tamamlanır. Sipariş ERP'ye resmî arayüzden yazılır, önce test şirketinde ya da test ortamında doğrulanır.
5. Pilot bayi: İki üç bayi gerçek siparişle portala geçer. Eksik kalan özellik bu adımda ortaya çıkar.
6. Yaygınlaştırma: Bayiler gruplar halinde eklenir; destek kanalı ve kısa eğitim materyali hazırdır.

Bayinin Benimsemesi: Eğitim ve Geçiş

Portalın başarısı, bayinin siparişi telefon yerine portaldan vermeyi daha kolay bulmasına bağlıdır. Zorla geçiş direnç üretir; kolaylık alışkanlığı değiştirir.

• Telefonu bir anda kapatmayın: Geçiş döneminde telefonla gelen sipariş alınmaya devam eder, ama satış ekibi bayiye aynı siparişin portalda nasıl girileceğini gösterir.
• İlk siparişi birlikte girin: Bayinin ilk siparişi satış temsilcisiyle birlikte, ekran paylaşımıyla girilir. Bayi ilk girişini bu görüşmede yapar ve şifresini kendisi belirler.
• Kısa eğitim materyali: Birkaç dakikalık ekran videosu ve tek sayfalık "nasıl sipariş verilir" belgesi, uzun bir eğitimden daha etkilidir.
• Portala özgü bir kolaylık sunun: Ekstre, sipariş durumu ve fatura görüntüsü yalnızca portalda anlık görülüyorsa, bayinin portala girmesi için kendi sebebi olur.
• Hataları hızla kapatın: İlk haftalarda bayinin yaşadığı her sorun kayda alınır ve hızla düzeltilir. İlk kötü deneyim, bayiyi telefona geri döndürür.
• Kullanımı ölçün: Hangi bayinin portaldan, hangisinin telefonla sipariş verdiği takip edilir; telefonla devam eden bayiyle ayrıca görüşülür.

Sıkça Sorulan Sorular

B2B bayi portalı ERP'mizin yerine mi geçer?

Hayır. Portal ERP'nin yanında çalışır; fiyat, stok, cari ve belge ERP'de kalmaya devam eder. Portal bu verileri okur ve siparişi ERP'ye resmî arayüzden yazar. Muhasebe ve e-dönüşüm düzeniniz değişmez.

Bayiye kesin stok adedini göstermek zorunda mıyız?

Hayır, bu ticari bir karardır. Kesin adet yerine "stokta var", "sınırlı" ya da "tedarik süresi var" gibi seviyeler gösterilebilir. Sipariş onaylanırken stok ERP'den yeniden kontrol edildiği için bayi olmayan malı sipariş edemez.

Fiyatlarımız bayiye göre Excel'de hesaplanıyor. Portal bunu yapabilir mi?

Yapabilir, ama önce kuralın yazılı hale getirilmesi gerekir. Excel'deki hesap madde madde çıkarılır, kural ya ERP'ye tanımlanır ya da portalda bir kural motoru olarak yazılır. Kural iki yerde tutulursa fiyatlar zamanla ayrışır; bu yüzden tek bir kaynak seçilir.

Portal siparişi ERP'ye yazarken veri bozulma riski var mı?

Riski en aza indirmek için yazma işlemi yalnızca ERP'nin resmî arayüzünden yapılır; böylece programın kendi doğrulamaları devreye girer. Kurulum salt okuma pilotuyla başlar, yazma tarafı önce test ortamında denenir. Her sipariş tekil kimlik taşıdığı için mükerrer kaydın oluşması engellenir.

Bayilerimiz teknolojiye uzak. Portalı kullanırlar mı?

Kullanım, portalın telefondan daha kolay olmasına bağlıdır. Hızlı kod girişi, önceki siparişi tekrarlama ve anlık ekstre bayiye somut bir kolaylık sunar. İlk siparişi satış temsilcisiyle birlikte girmek ve telefon kanalını geçiş süresince açık tutmak benimsemeyi kolaylaştırır.

Portal İçin Sonraki Adım

Önce son ayın bayi siparişlerine bakın: kaçı telefonla, kaçı mesajla geldi, kaçında düzeltme gerekti, bayiler en çok hangi soruyla aradı. Bu tablo, portalın hangi özellikle başlaması gerektiğini gösterir.

B2B bayi sipariş portalını ERP'nizi değiştirmeden, onun yanına kuruyoruz; hazır bir paket ihtiyacınızı karşılıyorsa bunu da açıkça söylüyoruz. İlk keşif görüşmesi online ve ücretsizdir. Kapsam ve sabit fiyat sözleşmede yazılır, teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme uygulanır. Görüşme için iletişime geçin; isterseniz WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.