UK Ltd. Türk İhracat Ofisleri İçin Türkiye Tedarikçi + UK Müşteri Çift Taraflı CRM ve Sipariş Yönetimi

Ne dert yok, neler gerçek dert

Dert yok: Xero + WhatsApp. Ufak hacimde (ayda 5-10 sipariş) işini görüyor. Ama hacim büyüdükçe üç sorun baş gösterir:

1. Hafıza: Ağustos'ta Bursa'daki üreticiden aldığın "üç kat koton gömlek" modelinin son fiyatı neydi? WhatsApp'ta aramak 20 dakika sürer, belki bulamazsın.

2. Çift girdiği: Bir siparişi Türkiye'deki tedarikçiye WhatsApp ile iletirsin, UK'deki Xero'ya ayrı girersin, müşteriye ayrı bir teklif hazırlarsın. Üç kez veri girişi = üç hata kaynağı.

3. Gümrük: Bir konteyner gelir. İhracat beyannamesi + ithalat beyannamesi + A.TR belgesi + nakliye faturası + sigorta poliçesi — beş farklı belgenin arşivi. Bir tanesi kayboldu, gümrükte sıkıntı. Klasör kalıyor, dijital arama mümkün değil.

Üç uçlu CRM mimarisi

1. Tedarikçi yüzü (Türkçe, Türkiye'deki üreticiler için)

Her üretici için giriş. Üretici görür:

• Kendisine açık siparişler (sipariş no, ürün, miktar, termin, teslim durumu)
• Yeni sipariş bildirimleri (WhatsApp + e-posta + portal bildirim)
• Ödeme durumu (açık, vadeli, ödendi)
• Cari hesap özeti

Üretici "sipariş kabul edildi, 10 gün içinde teslim" tuşuna basar — Londra ofisine otomatik bildirim gider.

2. Yönetim yüzü (Londra ofisi için)

Merkez ekran:

• Açık siparişler (müşteri tarafı)
• Açık siparişler (tedarikçi tarafı)
• Eşleşme (bir müşteri siparişini hangi tedarikçi karşılıyor)
• Gümrük süreci (konteyner numarası, nakliye durumu, beyanname durumu)
• Cari hesap (iki taraflı)

3. Müşteri yüzü (UK müşterisi için)

UK müşterisi görür:

• Geçmiş siparişleri (10 yıl arşiv)
• Mevcut açık sipariş durumu
• Cari hesap (UK VAT dahil)
• Yeni sipariş talebi formu
• Fatura arşivi

U-ETDS + Türk Gümrük + HMRC entegrasyonu

Türkiye tarafı:

• e-İrsaliye ve U-ETDS: Türkiye tarafında sevkiyat iki ayrı sisteme işlenir. Malı gönderen firma kapsamdaysa GİB'e e-İrsaliye düzenler; yetki belgeli taşımacı da yükü Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı'nın U-ETDS sistemine bildirir. CRM bu belge ve bildirim bilgilerini sevkiyat kaydına bağlar.
• GİB e-Fatura: Türk üretici Türk Ltd. firmaya e-Fatura keser (Türkiye içi satış) ya da yurt dışı Rechnung (ihracat satışı tipine göre).
• Gümrük MEDEP: ihracat beyannamesi (Türk tarafı).

UK tarafı:

• HMRC CDS (Customs Declaration Service; eski CHIEF sisteminin yerini aldı): ithalat beyannamesi. Gümrük müşavirinin sistemine entegrasyon.
• HMRC Making Tax Digital (MTD): VAT beyannamesi. Xero/Sage/QuickBooks entegrasyonu.
• VIES: USt-IdNr kontrolü (AB müşterileri için, Brexit sonrası UK-AB ilişkisi için hala geçerli bazı durumlarda).

Stok ve eşleşme

Klasik sorunu "hangi ürünü hangi konteynerle getirttim" takip etmek. CRM her sipariş/konteynerde:

• Ürün ↔ Sipariş ↔ Konteyner ↔ Müşteri zinciri bağlanır
• Barkod/lot numarası ile seri takibi
• Depodaki (varsa) Manchester/Birmingham ofis deposu stok takibi
• Ürün foto arşivi — müşteri "son seferki mavi kot gömleği yeni siparişime yaz" dediğinde eski siparişten çekilir

Çok para birimi ve kur

EUR, GBP, TRY, USD — dört para birimi yaygın.

• Türk üreticiden USD/EUR alım
• UK müşteriye GBP satış
• Kar marjı TRY'ye döndürülüyorsa (Türk ortak için ödenen temettü)

CRM T.C. Merkez Bankası + Bank of England günlük kurlarını çeker. Her para birimi dönüşümü kayıt altında. Ay sonu kur farkı raporu otomatik.

Gümrük evrakı dijital arşiv

Her konteyner için standart paket:

• İhracat beyannamesi (PDF + XML)
• İthalat beyannamesi (PDF)
• A.TR (AB-Türk gümrük birliği belgesi)
• EUR.1 (tercihli menşe, varsa)
• Fatura (Türk tarafı + UK tarafı)
• Nakliye faturası + konşimento (B/L)
• Sigorta poliçesi
• Menşe şahadetnamesi
• İlgili üretici fatura/irsaliye

Hepsi dijital arşivde, konteyner numarası + müşteri adına endeksli. Arama 10 saniye.

UK GDPR ve Ltd. yükümlülükleri

UK GDPR ve DPA 2018 altında Ltd. firma veri sorumlusu. Müşteri ve tedarikçi verisi:

• Envanterde belgelenmiş
• Açık rızaya dayalı (pazarlama için)
• Silme talebine bir ay içinde cevap
• UK ya da AB içinde barındırma (AWS eu-west-2 London tipik)

Türkiye'deki tedarikçi verileri KVKK'ya tabi (tedarikçi tarafı Türkiye'de işlenir). CRM iki tarafın verilerini ayrı yönetecek şekilde tasarlanır; iki mevzuatın gereklilikleri hukuk danışmanınızla birlikte netleştirilir.

D'Cloud yaklaşımı

UK Türk Ltd. çift taraflı CRM projelerini sprint bazlı eser sözleşmesi ile yürütüyoruz. UK ve Türkiye tarafındaki yükümlülükler keşif aşamasında, gerektiğinde muhasebeci ve gümrük müşavirinizle birlikte kapsamlandırılır. Xero/Sage UK muhasebe entegrasyonu ve Logo/Netsis Türkiye muhasebe entegrasyonu aynı ana proje içinde. Üretim verileri AWS London (UK tarafı) + AWS Frankfurt (Türkiye tarafı).

15 gün ücretsiz hata düzeltme. ERP ve iş yönetim sistemleri, web yazılım ve geliştirme, yapay zekâ ve otomasyon hizmetlerimizin kesişim noktası.

Sonraki adım

UK'de Ltd. firma + Türkiye'de düzenli tedarikçi ağınız varsa ve ayda 20+ konteyner/sipariş işliyorsanız, tasarrufu kendi rakamlarınızla hesaplayın: haftada manuel aktarıma kaç saat gittiğini ölçün, yazılımın bu adımlardan hangilerini otomatikleştireceğini keşifte birlikte netleştirelim. Ücretsiz online keşif görüşmesinde mevcut akışınızı, muhasebe yapınızı, gümrük müşavirinizi değerlendirir, somut yol haritası paylaşırız.

Sık sorulan sorular

Xero + WhatsApp yetmiyor mu?

Ayda 5-10 sipariş altı için yeter. Üstünde arama, doğrulama ve düzeltmeye giden süre hızla büyür. Bu sürenin ne kadarının geri kazanılacağını kendi sipariş hacminizle hesaplamak gerekir.

Gümrük müşaviriyle nasıl entegre oluyoruz?

Gümrük müşaviriniz kendi sistemini kullanmaya devam eder. CRM müşavirin paylaştığı belgeleri (PDF/XML) tarayıp arşive alır. Bazı müşavirlerin API'si vardır — doğrudan entegrasyon. Çoğunda manuel yükleme.

Çoklu Türk üretici ile nasıl çalışır?

Her üretici ayrı hesap, kendi ürünleri, kendi fiyat listeleri, kendi kabul süreci. Londra ofisi tüm üreticileri tek ekranda görür, karşılaştırır, sipariş yönlendirmesi yapar.

Türk üretici portala girmek istemezse?

WhatsApp Business + e-posta üstünden de akış mümkün. CRM WhatsApp Business API'ye entegre olup gelen mesajları otomatik sisteme kaydeder. Üretici portala girmese de siparişi WhatsApp'tan kabul eder, sistem o mesajdan veri çeker.

Ne kadar sürede kurulur?

Önce MVP, ardından tam özellikli sürüm devreye alınır; kesin süre keşifte netleşir ve sözleşmeye yazılır. Gümrük evrakı arşivi + MTD entegrasyonu + e-İrsaliye/U-ETDS kayıtları tam sürüm kapsamındadır.