Tahsilat Takip Programı: Vadesi Geçen Cariye Hatırlatma Nasıl Gider?

Tahsilat takip programı ne yapar, ne yapmaz?

Tahsilat takip programı vadesi yaklaşan ve geçen faturaları listeler, belirlenen kurala göre mesaj gönderir ve kime ne gittiğini kaydeder. Ödemeyi tahsil etmez, muhasebe kaydı açmaz, hukuki süreç yürütmez. Muhasebe programı tek doğru kaynak olarak kalır.

Sağlıklı bir kurulumun beş parçası vardır:

• Okuma: Vade tarihi, kalan tutar ve cari iletişim bilgisi programdan okunur.
• Kural: Hangi gün, hangi carinin hangi şablonla yazılacağı tanımlanır.
• Gönderim: E-posta, SMS ya da WhatsApp'tan seçilen kanal kullanılır.
• Kayıt: Kime, ne zaman, ne gittiği ve cevap gelip gelmediği görünür.
• Durdurma: Ödeme kaydı görülünce sıra iptal edilir.

Muhasebe programınız bu hatırlatmayı kendi başına yapıyorsa önce onu kullanın. Tek bir program, az sayıda cari ve tek kanal varsa hazır özellik çoğu zaman yeter. Özel kurulum; birden çok şirket, farklı kanallar ya da carinin kendine özel kuralları olduğunda anlamlı olur.

Vade verisi muhasebe programından nasıl okunur?

Vade verisi programın izin verdiği resmî ya da salt okunur yoldan alınır; bu akışta programa hiçbir şey yazılmaz. Paraşüt'ün API tanımı satış faturasında vade, kalan tutar ve ödeme durumu alanlarını veriyor ve 10 saniyede 10 istek sınırı yazıyor. Logo, Netsis ve Mikro gibi masaüstü programlarda salt okunur sorgu ya da üreticinin okuma arayüzü kullanılır. Mikro'nun serbest SQL ucu yalnızca SELECT için belgeleniyor.

Üç alan eksikse hatırlatma kurulmaz: doğru vade tarihi, faturaya göre kalan tutar ve carinin onaylı iletişim kişisi. Bakiye bazlı çalışan işletmelerde cari toplam bakiye fatura bazlı kalanla aynı şey değildir. Hangisinin esas alınacağı önceden kararlaştırılır.

Cari kartındaki telefon çoğu zaman satın almacının ya da eski çalışanın numarasıdır. Borç bilgisini yanlış kişiye göndermemek için kartta ayrı bir muhasebe iletişim alanı açmak ilk adımdır. Fatura otomasyonu ya da cari ekstre otomasyonu kuruluyorsa aynı alan onlar için de kullanılır.

Hatırlatma takvimi nasıl kurulur?

Hatırlatma takvimi, vade gününe göre sabit adımlardan oluşur ve her adımın üslubu ile sorumlusu önceden yazılır. Aşağıdaki tablo örnek senaryodur, yasal bir süre değildir. Günleri kendi vade kültürünüze ve müşteri ilişkinize göre belirleyin.

Takvim, carinin önemine göre iki gruba ayrılabilir. Yıllık çalıştığınız büyük müşteriye giden otomatik mesaj sayısı daha az olmalıdır. Bir de sessiz günler tanımlayın: hafta sonu, resmî tatil ve gece saatlerinde gönderim yapılmaz.

Tek bir cariye aynı gün birden fazla fatura için birden fazla mesaj gitmemelidir. Faturaları cari bazında toplayıp tek mesajda göstermek hem rahatsızlığı azaltır hem de karşı tarafın ödemesini kolaylaştırır.

Ödeme gelince hatırlatma nasıl durur?

Hatırlatma, gönderimden hemen önce kalan tutar programdan yeniden okunarak durdurulur. Sabah çıkarılan listeyle öğleden sonra mesaj atmak, sabah ödeyen müşteriye de mesaj atmak demektir. En az bir kez gönderim anında kontrol yapılır.

Asıl sorun, banka ile muhasebe arasındaki gecikmedir. Müşteri ödemeyi yapmıştır ama kayıt henüz girilmemiştir. Bunun için iki önlem işe yarar:

• Mesaj "Kayıtlarımızda henüz görünmüyor, ödeme yaptıysanız bu mesajı dikkate almayın" cümlesini taşır.
• Muhasebe, banka hareketlerini işlemeden otomatik gönderim çalışmaz; işlendiğine dair basit bir onay koyulabilir.

Müşteri "ödedim, dekontu gönderiyorum" dediğinde sıra elle durdurulabilmelidir. Cevap mesajlarını kimin okuyacağı da baştan belirlenir. Cevaplanmayan bir kanaldan otomatik mesaj göndermek ilişkiyi yıpratır.

Hangi durumlarda elle onay gerekir?

İhtilaflı, kısmi, resmî süreçte ya da özel anlaşmalı her kayıt otomatik akıştan çıkar ve onaya düşer. Bu ayrım yazılımdan önce iş kuralıdır. Listeyi muhasebe ve satış birlikte yazmalıdır.

Bir işaretleme alanı bu işi basitleştirir: cari kartında "otomatik hatırlatma kapalı" ve gerekçe. Kapatanın adı ve tarihi de kayıtta durur. Böylece listede neden mesaj gitmediği sonradan anlaşılabilir.

Tahsilat mesajı nasıl yazılır?

Tahsilat mesajı kısa, tarihli, tek faturaya ya da tek toplama bakan ve suçlamayan bir metindir. Amaç ödeme gününü netleştirmektir. Korku dili, "son uyarı" ifadesi ve hukuki tehdit şablona yazılmaz; böyle bir karar insan kararıdır.

Örnek şablon (varsayımsaldır, metni kendi kurumsal dilinize göre uyarlayın):

"Merhaba, 12 Ekim vadeli faturanız kayıtlarımızda açık görünüyor. Ayrıntı ekteki ekstrede. Ödeme yaptıysanız bu mesajı dikkate almayın. Sorunuz varsa muhasebe sorumlumuza bu numaradan ulaşabilirsiniz."

Mesajın içeriğinde üç şey bulunmamalıdır:

• Tanıtım, kampanya ya da yeni ürün duyurusu.
• Başka carilerle ilgili bilgi ya da iç not.
• Muhatabı olmayan bir kişiye açık borç ayrıntısı.

Tutarı mesajda göstermek yerine güvenli bir bağlantıda göstermek düşünülebilir. Bu karar kanalın niteliğine ve KVKK aydınlatma sürecinize göre verilir.

İzin ve ticari ileti ayrımı: hangi mesaj ne sayılır?

Tahsilat hatırlatması ile tanıtım mesajı hukuken aynı kurala bağlı değildir; ayrım mesajın içeriğine göre yapılır. Bu bölüm genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir. Kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza sorun.

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'in 6. maddesine göre devam eden abonelik, üyelik ya da ortaklık durumu ile tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat gibi bildirimler için önceden onay aranmaz. Aynı madde, bu bildirimlerle mal ya da hizmet özendirilemeyeceğini ve tanıtılamayacağını da söylüyor. Yani hatırlatmanın altına eklenen tek bir kampanya satırı, mesajı onay gerektiren bir niteliğe taşıyabilir.

Kanunun 6. maddesi esnaf ve tacirlere önceden onay aranmadan ticari ileti gönderilebileceğini de düzenliyor. Yönetmelik, bu alıcıların adreslerinin gönderim öncesi İleti Yönetim Sistemi'ne kaydedilmesini ve ret durumunun kontrol edilmesini istiyor. Bu kural tanıtım iletisi içindir. Tüketici ile tacir ayrımını cari kartında tutmak iki durumda da işe yarar.

KVKK açısından bakıldığında borç bilgisi kişisel veri olabilir; özellikle cari gerçek kişi ya da şahıs işletmesi ise. Hangi bilginin hangi kanaldan gideceği, aydınlatma metni ve yetkili kişi kurulum öncesinde netleştirilir.

WhatsApp ile tahsilat hatırlatması yapılabilir mi?

Yapılabilir, ama resmî WhatsApp Business Platform üzerinden, izinli kişilere ve onaylı şablonla. Meta'nın iş mesajlaşma politikasına göre kişiye ancak numarasını vermiş ve mesaj almayı kabul etmişse yazılabilir. Konuşmayı başlatmak ve 24 saatlik pencere dışında yazmak için onaylı şablon gerekir. Kişinin vazgeçme talebine uyulur.

Meta'nın şablon sınıflandırma belgesinde, tanıtım içermeyen ve kullanıcının hesabıyla ilgili hatırlatmalar hizmet bildirimi (utility) kategorisinde örnekleniyor; verilen örnek yaklaşan bir ödeme hatırlatması. Tanıtım karışırsa şablon pazarlama sayılıyor. Vadesi geçmiş alacak için ayrı bir örnek bulamadık.

Bir kısıt daha var. Meta'nın iş mesajlaşma politikası, WhatsApp'ın borç tahsilatı (debt collection) dâhil bazı mal ve hizmetlerin alım, satım, tanıtım ya da kolaylaştırılması için kullanılmasını yasaklıyor ve kapsamı kendi takdirine bırakıyor. Metinde, bir işletmenin kendi faturasını kendi müşterisine hatırlatmasına dair ne istisna ne de açıklama bulduk. Bunu tahsilat hizmeti vermekle aynı şey saymak zor görünse de kesin cevabı biz veremeyiz. WhatsApp'ı bu iş için açmadan önce iş ortağınızdan (BSP) ya da Meta'dan yazılı teyit alın.

Bu nedenle dört ilkeyi öneriyoruz:

• Kişisel telefondaki WhatsApp'ı robotla çalıştırmayı önermiyoruz.
• Şablon "bilgilendirme" dilinde kalır, baskı ve tehdit içermez.
• Akış yalnız kendi faturalarınız içindir; başka firmanın alacağını takip etmek için kurulmaz.
• WhatsApp kapanırsa çalışacak bir yedek kanal (e-posta) hazırda bulunur.

Ekstre PDF'iyle şablon kullanımı ve ücretlendirme gibi ayrıntılar Meta'nın güncel belgesinde teyit edilir.

Hatırlatma mesajı resmî ihtar yerine geçer mi?

Hayır, sıradan hatırlatma mesajını resmî ihtar gibi görmeyin; hukuki sonuç doğuracak bildirim ayrı bir iştir. Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesi, tacirler arasında temerrüde düşürmeye ilişkin ihtarların noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da güvenli elektronik imzalı kayıtlı elektronik posta ile yapılacağını düzenliyor. Hatırlatma mesajı bu listede yok.

Temerrüt, vade ve ihtarın sonuçları Türk Borçlar Kanunu'nun 117. maddesi çerçevesinde ve sözleşmenize göre değerlendirilir. Bu yüzden akışın son adımı bir mesaj değil, "avukata ya da yöneticiye devret" kararıdır. Otomasyon hukuki süreci başlatmaz, yalnızca zamanında görünür kılar.

Mesaj kayıtları yine de değerlidir. Kime, ne zaman, hangi metnin gittiği düzenli tutulursa iç takip kolaylaşır. Bu kaydın hukuki değerini hukuk danışmanınız değerlendirir.

Sıkça Sorulan Sorular

Tahsilat hatırlatma için müşteriden izin almak gerekir mi?

Yönetmelik, tahsilat ve borç hatırlatma gibi bildirimlerde önceden onay aramıyor, ama bu mesajlarda tanıtım yapılamaz. WhatsApp için ise Meta'nın kendi izin şartı ve politikası ayrıca geçerlidir. Somut durum için hukuk danışmanınıza danışın; bu bilgi hukuki tavsiye değildir.

Müşteri ödeme yaptıysa hatırlatma nasıl durur?

Gönderimden hemen önce kalan tutar muhasebe programından yeniden okunur ve sıfırsa mesaj iptal edilir. Banka kaydı henüz işlenmemiş olabileceği için mesajda "ödeme yaptıysanız dikkate almayın" cümlesi bulunur. Müşteri dekont gönderirse sıra elle durdurulabilir.

Bu sistem muhasebe programıma yazar mı?

Hayır. Tahsilat hatırlatma akışı salt okunur çalışır; programdaki kayıtları değiştirmez. Tahsilatın muhasebe kaydı her zamanki gibi muhasebe ekibi tarafından girilir. Bu ayrım, hatırlatma akışının programdaki veriyi bozmasını önler.

Çek ve senet takibini de yapar mı?

Çek ve senet kayıtları programa ve sürüme göre ayrı tablolarda durur. Kendi verinizle eşlenmeden akışa eklenmez. Eşleme bitene kadar bu kalemler ayrı ve elle takip edilir, otomatik mesaja dâhil edilmez.

Hangi programlarla çalışır?

Üreticisinin API'si olan bulut programlarda API üzerinden, masaüstü programlarda salt okunur sorguyla ya da üreticinin okuma arayüzüyle çalışır. API'si bulunamayan programlarda dönemsel dışa aktarım dosyası kullanılır. Bu durumda veri gerçek zamanlı olmaz; kurulumda teyit edilir.

Hazır yazılım varken neden özel kurulum?

Tek program, az cari ve tek kanal varsa hazır yazılım çoğu zaman yeter. Birden çok şirket, cariye özel kural ya da farklı kanallar gerekiyorsa özel kurulum değerlendirilir. Bunu keşif görüşmesinde açıkça konuşuruz.

Sonraki adım: kendi vade kurallarınızı yazın

Hatırlatma takvimini, elle onay listesini ve kanal tercihlerinizi önce kâğıda dökün. Hazır özellik yetmiyorsa, muhasebe programınıza dokunmadan çalışan akışı ücretsiz online keşif görüşmesinde birlikte çıkarabiliriz. Kapsam sabit fiyatla yazılır, teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme vardır. En geç 24 saat içinde dönüş yaparız. Görüşme için iletişime geçin ya da WhatsApp'tan yazın.