Otomatik Nakit Akış Raporu: Muhasebe Verisinden Vade ve Yaşlandırma

Nakit akış raporu ile vade analizi raporu arasındaki fark

Nakit akış raporu geleceğe bakar; vade analizi raporu ve cari yaşlandırma raporu bugüne kadar biriken açık bakiyeye bakar. İkisi aynı veriden beslenir ama farklı soruları cevaplar.

• Nakit akış raporu: "Önümüzdeki altı haftada kasaya ne girecek, ne çıkacak, hangi hafta açık veririz?"
• Vade analizi raporu: "Önümüzdeki dönemde hangi alacak ve borç, hangi tarihte vadeye geliyor?"
• Cari yaşlandırma raporu: "Vadesi geçmiş alacakların ne kadarı 30 günü, ne kadarı 90 günü aştı ve kimde?"

Yaşlandırma raporu tahsilat ekibinin iş listesidir. Nakit akış raporu ise yöneticinin karar tablosudur: ödemeyi ertelemek, krediye başvurmak ya da bir alımı öne çekmek bu tablodan çıkar.

Rapor şablonu: haftalık nakit akışı ve yaşlandırma tablosu

Haftalık nakit akışı tablosu, satırlarda nakit giriş ve çıkış kalemlerini, sütunlarda haftaları gösterir. Aşağıdaki şablon kalemlerin nereden geldiğini ve ne kadar kesin olduğunu birlikte gösterir; haftalık tutarlar bu satırların altına sütun sütun eklenir.

Cari yaşlandırma raporu ise her cari için açık bakiyeyi gecikme aralıklarına böler:

Aralıklar işletmeye göre değişir. Vade süreleriniz kısaysa 1-15 ve 16-30 gün gibi daha dar aralıklar daha çok bilgi verir. Rapor, en çok gecikmiş tutardan başlayarak sıralandığında tahsilat ekibinin iş listesine dönüşür.

Veri hangi programdan nasıl okunur?

Nakit akışı ve vade raporu için gereken veri, muhasebe programından salt okunur bir yolla alınır. Yol, programın türüne göre değişir ve sitemizdeki program sayfalarında anlattığımız ilkeyle aynıdır: okuma, programın izin verdiği ölçüde doğrudan yapılabilir; yazma her zaman programın resmî arayüzünden yapılır. Rapor hiçbir şey yazmadığı için bu projelerde yazma tarafı hiç yoktur.

Mikro'nun API belgesinde serbest SQL ucu yalnızca SELECT sorguları için belgelenir; üretici de okuma ile yazmayı ayrı tutuyor. Ağır rapor sorgularını canlı veritabanı yerine geceleri güncellenen bir rapor kopyası üzerinde çalıştırmak, gün içinde programı kullanan ekibi yavaşlatmaz.

Paraşüt tarafında resmî API belgesi, satış ve alış faturalarında vade tarihi, ödenmemiş tutar ve tahsilat durumu alanlarını, banka ve kasa hesaplarında bakiye alanını tanımlar. Maaş ve vergi kayıtlarında da vade tarihi ve kalan tutar alanları bulunur. Paraşüt'ün kullanım kılavuzunda tedarikçiye verilen çeklerin yönetimi anlatılıyor, ancak API belgesinde çek ve senet için ayrı bir uç bulamadık; bu kalem kurulumda Paraşüt'le teyit edilir. Belgedeki 10 saniyede 10 istek sınırı, raporun geceleri ve parça parça çekilmesini gerektirir.

Çek ve senet kayıtları masaüstü programlarda genellikle ayrı bir modülde tutulur. Hangi tabloda ya da hangi ekranda durduğu programa ve sürüme göre değişir; kurulumda kendi verinizle eşlenir. Bu eşleme yapılmadan çek satırı rapora eklenmez, çünkü yanlış eşlenen bir çek satırı bütün tabloyu yanıltır.

Varsayımlar ve sınırlar: tahmin neden kesin değildir?

Nakit akışı tahmini, bugünkü kayıtlardan geleceğe yapılan bir çıkarımdır ve kesin değildir. Raporun güvenilir olması, sınırlarını açıkça göstermesine bağlıdır. Her raporun altına kullanılan varsayımlar yazılır:

• Vade ödeme günü değildir. Bir müşterinin geçmişte ortalama kaç gün geç ödediği hesaplanabilir ve alacak satırı bu gecikmeyle kaydırılabilir. Ama bu bir tahmindir ve raporda öyle yazar.
• Çek karşılıksız çıkabilir. Portföydeki çekler yüksek olasılıklı girişlerdir, kesin değildir.
• Sipariş tahmini en zayıf veridir. Açık sipariş ya da teklif, faturaya dönüşmeden önce iptal olabilir. Bu satır toplamın içinde ve dışında ayrı ayrı gösterilir ki yönetici iyimser ve temkinli iki tabloyu birlikte görsün.
• Döviz kuru sabit varsayılır. Döviz cinsinden alacak ve borçlar, raporun üretildiği günün kuruyla çevrilir; tablonun altında hangi kurun kullanıldığı yazar.
• Kayıt dışı kalan kalem görünmez. Programa girilmemiş bir kira ya da kredi taksiti rapora da girmez. Düzenli ödemeler için ayrı ve elle güncellenen küçük bir tablo tutulur.

Örnek senaryo: diyelim ki bir müşterinin faturası 30 gün vadeli ve bu müşteri son altı faturasını ortalama 12 gün geç ödemiş. Rapor bu alacağı vade haftasında değil, iki hafta sonrasında gösterebilir; aynı satırın yanında "geçmiş ödeme davranışına göre kaydırıldı" notu yer alır. Bu kaydırma kuralını açıp kapatmak yöneticinin elindedir.

Raporun vergi ve muhasebe kaydı açısından bir anlamı yoktur; yönetim amaçlı bir tahmin tablosudur. Kayıtlarla ilgili kararlar mali müşavirinizle verilir.

Her pazartesi e-postayla: otomasyon nasıl kurulur?

Haftalık nakit akışı raporunun otomatik gelmesi için beş parçalı küçük bir iş süreci otomasyonu kurulur. Her parça, raporun güvenilir olmasını sağlayan bir kontrol taşır.

1. Zamanlanmış okuma: Pazar gecesi programdan açık faturalar, çek ve senetler, banka ve kasa bakiyeleri ve açık siparişler okunur.
2. Kontrol: Rapordaki cari toplamları programın kendi bakiye raporuyla karşılaştırılır. Fark varsa rapor "kontrol gerekli" işaretiyle gönderilir, sessizce gönderilmez.
3. Hesaplama: Kalemler haftalara dağıtılır, varsayımlar uygulanır, yaşlandırma aralıkları hesaplanır.
4. Üretim: Rapor e-posta gövdesinde kısa bir özet, ekte ayrıntılı tablo olarak hazırlanır. Özetin ilk satırı tek bir soruyu cevaplar: önümüzdeki altı haftada nakdin en düşük olduğu hafta hangisi.
5. Gönderim ve kayıt: Pazartesi sabahı belirlenen alıcılara gider; her gönderim kaydedilir.

İki ayrıntı raporu güvenilir kılar. Birincisi veri tazeliği damgası: raporun üstünde verinin hangi gün ve saatte okunduğu yazar. İkincisi hata bildirimi: okuma başarısız olursa eski rapor yeniden gönderilmez, "bu hafta rapor üretilemedi" e-postası gider. Eski verinin yeni rapor gibi görünmesi, hiç rapor gelmemesinden daha tehlikelidir.

Rapor cari adları ve borç tutarları içerdiği için alıcı listesi dar tutulur ve ek dosyalar yalnızca yetkili kişilere gider. Bu yapı tek bir programla sınırlı değildir; birden fazla şirket ya da program kullanılıyorsa aynı rapor bir ERP entegrasyonu katmanıyla hepsinden beslenebilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Muhasebe programımın kendi nakit akışı raporu yetmez mi?

Çoğu zaman yeter. Örneğin Paraşüt'ün kullanım kılavuzu, tekrarlayan faturaların Nakit Akışı Raporu'na yansıdığını yazar; masaüstü programların da kendi vade ve bakiye raporları vardır. Özel rapor; çek ve senet, sipariş tahmini, birden fazla şirket ya da program ve haftalık otomatik gönderim birlikte istendiğinde anlamlıdır.

Rapor muhasebe programıma bir şey yazar mı?

Hayır. Nakit akışı ve vade raporu yalnızca okur; hiçbir kayıt oluşturmaz ya da değiştirmez. Masaüstü programlarda okuma için yalnızca okuma yetkisi olan ayrı bir kullanıcı açılır.

Cari yaşlandırma raporu nasıl hesaplanır?

Her açık faturanın vade tarihi raporun üretildiği günle karşılaştırılır ve gecikme gün sayısına göre bir aralığa yerleştirilir. Kısmi tahsilat yapılmış faturalarda yalnızca kalan tutar hesaba girer. Aralıklar işletmenin vade yapısına göre seçilir.

Nakit akışı tahmini ne kadar doğru olur?

Tahminin doğruluğu verinin kalitesine bağlıdır ve kesin değildir. Banka bakiyesi ve verilen çekler kesine yakındır; alacak tahsilatı ve sipariş tahmini ise varsayımlara dayanır. Bu yüzden raporda her kalemin kesinliği ayrıca gösterilir ve kullanılan varsayımlar tablonun altında yazar.

Luca gibi bulut programlardan bu rapor üretilebilir mi?

Doğrudan veritabanı erişimi olmadığı için yol, programın sunduğu dışa aktarım dosyaları ya da kurulumda belirlenecek başka bir yoldur. Luca için kamuya açık, dokümante bir geliştirici API'si bulamadık; bu yüzden rapor gerçek zamanlı değil, dönemsel güncellenir. Yöntem keşifte kendi kurulumunuzda netleşir.

Raporunuzu kendi verinizle tasarlayalım

Programınızın kendi raporları ihtiyacınızı karşılıyorsa onları kullanın. Çek ve senetleri, sipariş tahminini ve birden fazla kaynağı tek tabloda görmek, raporun her pazartesi kendiliğinden gelmesini istiyorsanız birlikte tasarlayabiliriz.

İlk adım ücretsiz online keşif görüşmesi: hangi program, hangi kalemler, hangi varsayımlar. Ardından sabit fiyatlı ve kapsamı yazılı bir teklif veririz; teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme standart maddedir. Görüşme için iletişime geçin; isterseniz WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.