Mal Kabul Süreci: Barkodla İrsaliye ve Sipariş Eşleştirme

Barkodlu mal kabul süreci nasıl işler?

Barkodlu mal kabul, gelen her ürünü bir sipariş satırına karşı okutarak kaydetmektir. Depocu irsaliyeyi okumak yerine ekrandaki beklenen listeyi kapatır; sistem farkı kendisi hesaplar.

Aşağıdaki akış orta ölçekli bir depo için örnektir:

1. Belgeyi açmak: Gelen e-İrsaliye ya da sipariş numarası okutulur. Ekranda beklenen ürünler ve miktarlar açılır. Sipariş yoksa ayrı akışa geçilir.
2. Dış kontrol: Araç, mühür ve kolilerin dış durumu kontrol edilir. Hasar varsa fotoğrafı çekilir, kayda bağlanır.
3. Okutma: Her ürün ya da koli okutulur. Koli barkodu koli içi adede çevrilir; bu yüzden ürün kartındaki çevrim doğru olmalıdır.
4. Parti ve tarih: Gerekiyorsa parti ve son kullanma tarihi burada alınır. Sonradan girilen parti bilgisi çoğu zaman hiç girilmez.
5. Fark ekranı: Sistem beklenen ile okunan miktarı karşılaştırır, fark türünü gösterir.
6. Statü: Sorunsuz mal mal kabul adresine, sorunlu mal karantina adresine alınır.
7. Kapatma ve kayıt: Depocu kabulü kapatır. Stok girişi ERP'ye ürünün resmî arayüzünden yazılır.

Sırayla ilgili bir not: mal kabul adresi ayrı bir yerdir. Mal okutulur okutulmaz rafa gitmez; önce kabul alanına kaydedilir, sonra yerleştirme okutmasıyla adresine taşınır. Böylece "kabul edildi ama henüz yerine konmadı" durumu görünür kalır.

Miktarı göstermek mi, gizlemek mi?

Kör kabul, depocunun sipariş miktarını görmeden saymasıdır ve dikkat isteyen mallarda hatayı azaltmak için kullanılır. Beklenen sayıyı gören kişi, sayımı ona yaklaştırma eğilimindedir. Öte yandan her ürün için kör kabul yapmak süreci yavaşlatır. Pratik ayrım şudur: pahalı ve sık sorun çıkan ürün grubunda miktar gizlenir, sıradan üründe gösterilir. Hangi grubun nerede duracağını işletme belirler.

Fark türleri nasıl ayrılır, kim karar verir?

Fark türleri, gelen malın siparişten hangi yönde saptığını ve kimin karar vereceğini gösterir. Her farkı tek bir "uyumsuzluk" başlığına atmak, kararın ay sonuna kalmasına yol açar.

Sayısal eşik satın alma ile birlikte yazılır. Dökme ya da tartılan malda küçük bir miktar farkı kabul edilebilir; adetli üründe çoğu zaman kabul edilmez. Toleransı yazılı hale getirmek, gece vardiyasındaki depocunun kararını kolaylaştırır. Diyelim ki tartılan bir hammaddede bir miktar pay tanımlıysa, bu payın altındaki fark tek uyarıyla geçer, üstü satın almaya düşer.

Yazılı kalması gereken bir kural daha var: fazla gelen mal otomatik stoğa alınmaz. Sistemde stok görünürse faturası tartışmalı bir mal satılmış olabilir.

Karantina statüsü neden ayrı tutulur?

Karantina statüsü, depoda fiziksel olarak duran ama kullanılabilir sayılmayan malı işaretler. Böylece sistem o malı toplama listesine ya da satışa koymaz, sayımda da ayrı gösterir.

İki kurulum yöntemi vardır. İlki, karantinayı ayrı bir adres saymaktır; mal fiziksel olarak oraya taşınır. Odoo'nun belgelerindeki üç adımlı mal kabul akışı bu mantığa örnektir: mal önce giriş alanına, sonra kalite alanına, geçerse stoğa aktarılır ve kontrol bitmeden satışa ya da üretime açılmaz. İkincisi, malı yerinden oynatmadan statü vermektir; çok büyük paletlerde daha pratiktir, ama raf başında yanlışlıkla alınmaması için görünür işaret gerekir.

Hangisi seçilirse seçilsin, şu üç alan kayıtlı olmalıdır:

• Neden: Hasar, fazla mal, tarih sorunu, siparişsiz gibi kodlu bir sebep.
• Karar veren ve zaman: Kim, ne zaman karar verdi; bekleme süresi ekranda görünsün.
• Sonuç: Kullanılabilir stoğa geçti, tedarikçiye döndü ya da imha edildi.

Karantina kısa süreli bir statüdür. Haftalarca bekleyen mal, kararın sahipsiz kaldığını gösterir. Listeyi gün gün yaşlandırılmış biçimde göstermek, sorumlunun sıradaki işi görmesini sağlar.

Barkodsuz gelen ürüne ne yapılır?

Barkodsuz gelen ürün, kabul noktasında sisteme tanıtılır ve kendi iç etiketi basılır; etiket sonraya bırakılırsa genellikle hiç basılmaz. Bu yüzden etiket yazıcısı mal kabul alanında olmalıdır.

Durumlar farklıdır ve ayrı ele alınır:

Ürünü dışarıya satıyor ya da perakendede okutulacak hale getiriyorsanız iç etiket yetmeyebilir. GS1 Türkiye'nin açıklamasına göre GTIN, firmaya tahsis edilen önek altında kurallara göre verilir. Rastgele numara uydurulmaz. Sistem içinde yalnız kendi deponuzda izlenen ürünler için iç kod kullanmak ise serbesttir; bu iç kodun perakende barkoduyla karışmaması için biçimi ayrı tutulur.

Bir pratik öneri: tanıma işlemi depocuyu durdurmasın. Ekranda "tanımsız barkod" çıktığında ürün tanıma kuyruğuna alınır, kayıt yetkilisi kısa sürede bağlar. Tanıma yetkisinin herkese açık olması ise mükerrer kart üretir.

e-İrsaliye yanıtı mal kabul sürecine nasıl bağlanır?

e-İrsaliye yanıtı, alıcının teslim aldığı miktarı satıcıya elektronik olarak bildirme imkânıdır ve mal kabul ekranındaki okutma sonucuyla doğrudan beslenebilir. Zorunlu değildir; ama eksik teslimde belgeli yolu kolaylaştırır.

GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'na (Sürüm 1.2, Eylül 2022) göre temel kurallar şunlardır:

• Kabul ve kısmi kabul: Yanıt, e-İrsaliye üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde verilebilir. Malın tamamı kabul edilebilir ya da kısmi kabul ile bir kısmı reddedilebilir.
• Red: Belgenin tamamına verilen red yanıtı yalnız fiili sevkten önce ve mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması halinde mümkündür. Bu durum ve süreler dışında verilen ret hükümsüzdür. Yani araç kapıya geldikten sonra yapılacak şey red değil, kısmi kabul ve geri gönderim sürecidir.
• Yanıtsız kalırsa: Yanıt vermek zorunlu değildir. Ancak kılavuza göre 7 gün içinde yanıt dönülmeyen e-İrsaliye'de malların tam olarak teslim alındığı ve tamamı için fatura düzenleneceği kabul edilir.
• Harici belge: Yanıt dönülmediğinde fiilen teslim alınan miktar; teslim tesellüm belgesi, tutanak ya da e-İrsaliye çıktısı üzerine alınan not ve imza gibi belgelerle ispatlanır ve saklanır.
• Geri götürülen mal: Kabul edilmeyen mal işletmeye geri getiriliyor ya da başka bir alıcıya sevk ediliyorsa, malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni bir e-İrsaliye düzenlenir.

Bu çerçeve depo ekranını şöyle etkiler. Kapatılan kabulde fark varsa sistem, kısmi kabul taslağını okunan miktarla hazırlar; yanıtın kendisini yetkili kişi gönderir. UBL-TR kılavuzlarına göre irsaliye yanıtı satırında teslim alınan, eksik, reddedilen ve fazla gelen miktar için ayrı alanlar vardır. Süreyi izleyen basit bir uyarı da eklenir: fiili sevk tarihinden kaç gün geçti, yanıt gönderildi mi?

Ayıplı mal için ticaret hukukunun ayrı süreleri vardır. Türk Ticaret Kanunu'nun 23. maddesi kapsamında, teslimde açıkça belli olan ayıbın iki gün içinde, belli olmayan ayıpta ise malın teslimden itibaren sekiz gün içinde incelenip bildirilmesi aranır; bu sürelerin nasıl uygulanacağı ve bildirimin biçimi hukuk danışmanınızla netleştirilmelidir. Bu bilgi hukuki tavsiye değildir, ama sistem açısından sonucu açıktır: kalite kontrolü ertelenmez ve karantina listesi güne göre izlenir.

Mal kabul verisi ERP'ye ne zaman yazılır?

Mal kabul verisi, depocu kabulü kapatıp fark kararı netleştiğinde ERP'ye yazılır. Okunan her ürün için ayrı anlık kayıt göndermek yerine kapatılan belge bir paket olarak gider; böylece yarım kalmış kabul ERP'ye düşmez.

İki kuralı açıkça söyleyelim:

• Yazma resmî arayüzden yapılır. Logo'da Logo Objects ya da REST Servis, Netsis'te NetOpenX, Mikro'da Mikro Desktop API bu iş için sunulan yollardır. Ürünün tablolarına doğrudan kayıt atılmaz. Ayrıntılı kurulum ERP entegrasyonu kapsamında sürüm ve lisansa göre netleşir.
• Bir kayıt iki kez yazılmaz. Çevrimdışı terminalden gelen veri yeniden iletilebilir; her kabul tekil bir kimlik taşır, kuyruk bunu kontrol eder. Yazılamayan kayıt sessizce kaybolmaz, listede sebebiyle görünür.

Karantinadaki mal ERP'de ayrı bir ambar ya da statüyle takip edilebilir; bu, programın sunduğu yapıya bağlıdır. Hangi kaydın hangi hesap ve belgeyle işleneceği muhasebeyi ilgilendirir, kayıt yöntemi mali müşavirinizle belirlenir.

Sıkça Sorulan Sorular

Araç kapıdayken eksik mal fark ettik, e-İrsaliye'yi reddedebilir miyiz?

Genellikle hayır. GİB'in kılavuzuna göre belgenin tamamına red yalnız fiili sevkten önce ve şartlı olarak mümkündür. Sevk başladıktan sonra yol, teslim aldığınız miktarı kısmi kabul yanıtı ya da imzalı belgeyle göstermektir. Uygulamayı mali müşavirinizle teyit edin.

Mal kabulde her koliyi okutmak gerekir mi?

Ürüne göre değişir. Koli barkodu güvenilir ve içeriği sabitse koli okutmak yeterli olabilir. Karışık koli, pahalı ürün ya da sorun yaşanan tedarikçide adet düzeyinde kontrol yapılır. Örnekleme kuralı yazılı olmalıdır.

Barkodsuz ürünü sonra etiketlesek olur mu?

Önerilmez. Etiketsiz mal rafa girdiğinde yerleştirme ve toplama okutulamaz, stok yine hafızaya kalır. Yazıcıyı mal kabul alanına koymak ve etiketi kabulün parçası yapmak en kolay çözümdür.

Hazır bir program mal kabul eşleştirmesi yapabilir mi?

Birçok depo ve ERP ürünü sipariş bazlı kabul sunar. Önce kullandığınız programın özelliğini deneyin. Eksik kalan yalnız sahadaki okutma ekranıysa, tüm sistemi değiştirmeden el terminali ekranı eklenebilir.

Kör kabul her depoda uygulanmalı mı?

Hayır. Kör kabul hatayı azaltmayı hedefler ama süreyi uzatabilir. Pahalı ya da sorunlu ürünlerde uygulanması, diğerlerinde beklenen miktarın gösterilmesi pratik bir dengedir. Kararı ürün grubu bazında verin.

Mal kabulü kendi deponuzda düzene sokmak

Önce son birkaç ayda yaşanan farkları dökün ve yukarıdaki türlere ayırın. En çok görülen tür, ilk yazılacak kuralı ve ilk tasarlanacak ekranı gösterir.

Mersin merkezli yazılım ekibi olarak barkodlu mal kabul ekranını barkodlu stok takibi ve depo yönetim sistemi kapsamında mevcut programınızın yanına kuruyoruz; programınızın kendi modülü yetiyorsa bunu açıkça söylüyoruz. Ücretsiz online keşif görüşmesi için iletişime geçin ya da WhatsApp'tan yazın, en geç 24 saat içinde dönüş yaparız. Kapsam sözleşmede yazılır, teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme uygulanır.