Luca Fatura Robotu: e-Fatura Kontrolü Nasıl Otomatikleşir?

Luca'da gelen fatura kontrolü elle nasıl yapılıyor ve neden mükellefle birlikte büyüyor?

Elle yapılan kontrolün maliyeti mükellef sayısıyla doğrusal artar, çünkü her firma için aynı listeler ayrı ayrı açılır. İş zor değil; uzun ve tekrar eden bir iş. Hata da çoğu zaman bilgisizlikten değil yorgunluktan çıkar: bir firma atlanır, ay yanlış seçilir, bir PDF yanlış klasöre düşer.

Her mükellef için bakılan kaynaklar kabaca şunlardır. GİB'in VUK 509 Sıra No.lu Genel Tebliği'ne göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar arasındaki faturalar e-Fatura, kayıtlı olmayanlara düzenlenenler e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir. Serbest meslek erbabı için e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) ayrı bir uygulamadır. Mükelleflerin işte kullandığı taşıtların akaryakıt alımları ise 2023'te yayımlanan Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Sıra No: 1) ile kurulan UTTS kayıtlarında ayrıca görünür.

Örnek senaryo: Diyelim ki ofis 60 mükellefle çalışıyor ve her mükellef için yedi liste açılıyor (e-Arşiv alış ve satış, e-Fatura alış ve satış, e-SMM alış ve satış, UTTS). Her liste için açma, tarih seçme, sayma ve indirme ortalama iki dakika sürsün. Bu varsayımlarla ay başında 420 liste ve yaklaşık 14 saatlik ekran işi çıkar; mükellef sayısı 90'a çıkınca aynı iş 21 saate yükselir.

Bu tablo bir ölçüm değil, kendi rakamlarınızı koyabileceğiniz bir hesap şablonu. Önemli olan şu: mükellef eklendikçe bu iş için kişi eklemek gerekir, çünkü işin hiçbir kısmı uzmanlık istemez ama hepsi zaman ister.

Luca fatura robotu tam olarak ne yapar, ne yapmaz?

Luca fatura robotu, seçilen firmaların fatura listelerini tek çalıştırmada tarayan, sayan ve dosyalayan bir masaüstü uygulamasıdır. Çalışmadan önce firma listesi alınır, ofis hangi firmaların taranacağını işaretler, robot yalnızca bunlar için çalışır. Belirlenen gün ve saatte kendiliğinden başlar; zamanlanmış çalışmada dönem o günün ayına göre hesaplanır.

Tablodaki "yapmaz" satırları bir eksiklik listesi değil, tasarım kararıdır. Doğrulama adımı insan içindir; robot yalnızca çalışanın girişiyle açılmış bir oturumda, çalışanın elle yapacağı işi yapar. Oturum düştüğünde robot yeniden giriş ister, kendi başına deneme yapmaz.

Luca'ya kayıt aktarma da bilerek bu robotun işi değil. Luca'ya dışarıdan veri girmenin belgelenmiş yolu, Luca'nın kabul ettiği Excel ve CSV aktarım ekranlarıdır. O iş, Luca entegrasyonu kapsamında ayrı bir akış olarak kurulur ve hesap kodu eşleştirmesi mali müşavirle birlikte yapılmadan başlatılmaz.

Robot nerede çalışır, Luca şifreleri nerede kalır?

Robot ofisin kendi bilgisayarında çalışan bir masaüstü ajanıdır ve Luca giriş bilgileri o bilgisayardan çıkmaz. Ne bize ne de sonuç paneline gönderilir. İlk girişi ve doğrulama kodunu ofis çalışanı kendisi yapar, oturum kaydedilir.

Sonuçlar ise bir sunucuda barınan sonuç paneline yüklenir. Bunun pratik bir sebebi var: ofiste birden fazla bilgisayarda robot çalışıyorsa, hangi firmanın hangi bilgisayardan ne zaman tarandığı tek ekranda görünür. Panele hangi bilgilerin gideceği kurulumdan önce ofisle birlikte yazılı olarak belirlenir.

Mükellef verisi kişisel veri içerebilir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 12. maddesi, veri sorumlusuna verinin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önleyecek teknik ve idari tedbirleri alma yükümlülüğü verir. Bu yüzden kurulum öncesinde üç şeyi birlikte gözden geçiriyoruz: Luca'nın kullanım koşulları, ofisin aydınlatma ve aktarım süreçleri, panele gidecek alanların listesi.

• Robot yalnızca ofisin kendi kullanıcısıyla ve ofisin zaten yetkili olduğu firmalar üzerinde çalışır.
• İndirilen PDF ve XML dosyaları ofisin bilgisayarında, ofisin belirlediği klasörde kalır.
• Panele giden alanlar yazılıdır; listeye eklenmeyen alan gönderilmez.

Muhasebeleşmemiş fatura sayısı neden ilk bakılacak göstergedir?

Muhasebeleşmemiş fatura sayısı, ay sonu kapanışından önce eksik kaydı görmenin en kısa yoludur. Robot, Luca'nın fatura listelerinde görünen muhasebeleşme durumunu firma bazında sayar ve bunu tek bir tabloya koyar. Çalışan güne yüzlerce satırla değil, eksiği olan firmaların listesiyle başlar.

Bu sayının sıfır olmaması her zaman hata demek değildir. Faturanın dönemin son günlerinde düzenlenmesi, mükellefin belgeyi geç iletmesi, iade ya da iptal edilen bir belge gibi sebepler meşru farklar doğurur. Sayının değeri, hangi firmada bakılması gerektiğini göstermesindedir; neyin doğru olduğuna yine mali müşavir karar verir.

Bu konunun ayrıntısı, e-Fatura listesini defterle karşılaştırmanın yollarını anlatan ayrı bir rehberin konusu. Burada önemli olan, robotun bu karşılaştırmanın ilk ve en mekanik adımını, yani saymayı ve listelemeyi üstlenmesi.

Ekran tabanlı otomasyonun bakımı: dürüst hesap

Ekran üzerinden çalışan bir yazılım robotu, ekran değiştiğinde güncellenmek zorundadır. Luca'nın resmî bir API'si üzerinden değil, ofis çalışanının elle kullandığı ekranlar üzerinden çalıştığı için bu robotta da durum böyle. Herkese açık, dokümante bir Luca geliştirici API'si bulamadık; üreticinin 2026 fiyat listesindeki web servis kalemi yalnızca Luca Koza için görünüyor. Bu yüzden mali müşavir ofisinin kullandığı Luca'da ekran tabanlı yol, okuma tarafında kalan pratik seçenek.

Bakımı küçültmek için iki şey yapıyoruz. Birincisi, ekrandaki adımlar koda gömülü değil, ayrı bir yapılandırma dosyasında tutuluyor; bir buton yer değiştirdiğinde kod değil tanım güncelleniyor. İkincisi, her çalışmanın sonucu tabloda ve panelde görünüyor; bir adım takıldığında sessizce boş sonuç üretmek yerine hata olarak bildiriliyor.

Bunu teklifte saklamıyoruz. Teslim sonrası 15 gün hata düzeltme ücretsizdir; Luca ekranlarındaki değişikliklere uyum ise süreye bağlı ayrı bir bakım kalemi olarak sözleşmeye yazılır. Ekran değişikliğini önceden haber alabileceğimizi de taahhüt etmiyoruz; yapabileceğimiz şey, değişiklik olduğunda tepki süresini kısa tutmak.

Luca fatura robotu ofisiniz için anlamlı mı? Kontrol listesi

Robot, aynı işin çok sayıda firma için her ay tekrarlandığı yerde anlamlıdır. Az sayıda mükellefle çalışan ve ay başı işleri bir iki saatte biten bir ofis için robot kurmak ve bakımını üstlenmek değmeyebilir. Bunu keşif görüşmesinde açıkça söylüyoruz.

Aşağıdaki sorulara "evet" cevabınız arttıkça otomasyon daha mantıklı hale gelir:

• Ay başında aynı listeleri her firma için ayrı ayrı açıyor musunuz?
• Bu iş birden fazla çalışan arasında bölünüyor ve kimin hangi firmayı bitirdiği takip ediliyor mu?
• Muhasebeleşmemiş belgeyi ay sonuna yakın, beyanname hazırlığı sırasında mı fark ediyorsunuz?
• Fatura PDF'lerini firma ve tür ayrımıyla elle mi klasörlüyorsunuz?
• Bir firmanın atlanmasının ya da bir belgenin gözden kaçmasının bedeli, robotun bakım maliyetinden yüksek mi?
• Ofiste robotun zamanlanmış saatte açık kalacağı bir bilgisayar var mı?

Son soru teknik ama önemli: zamanlanmış çalışma için uygulamanın açık olması yeterli, bilgisayar yeniden başlasa da zamanlama saklanıyor. Robotun ofisin bilgisayarında çalışması, verinin ofiste kalmasını sağlarken bu küçük koşulu da beraberinde getiriyor.

Robotun yaptığı iş, mali müşavir otomasyonu başlığı altında düşünülebilecek işlerin yalnızca ilki. Aynı yaklaşım, ofiste her ay elle yapılan başka kural tabanlı işlere de uygulanabilir; hangisinin uygun olduğu ilgili portalın ya da programın sunduğu yollara bağlıdır. Genel çerçeve için iş süreci otomasyonu sayfamızdaki yöntem sırası işinize yarayabilir: önce resmî arayüz, sonra dosya aktarımı, son çare ekran robotu.

Sıkça Sorulan Sorular

Luca fatura robotu Luca'ya kayıt atıyor mu?

Hayır. Robot yalnızca fatura listelerini tarar, muhasebeleşme durumunu sayar ve dosyaları indirip klasörlere dağıtır. Luca'ya kayıt aktarımı, Luca'nın kabul ettiği Excel aktarım ekranları üzerinden ayrı bir akış olarak kurulur. Muhasebeleştirme ve mizan kontrolü robot için sonraki aşama olarak geliştiriliyor.

Luca şifremizi size vermemiz gerekiyor mu?

Hayır. Robot ofisinizin bilgisayarında çalışır ve Luca'ya ofis çalışanının kendi kullanıcısıyla girer. Giriş bilgileri o bilgisayarda kalır; bize ya da sonuç paneline gönderilmez. Panele yalnızca kurulumdan önce yazılı olarak belirlenen çalışma sonuçları yüklenir.

Doğrulama kodunu robot mu giriyor?

Hayır. Robot doğrulama kodunu çözmeye ya da atlatmaya çalışmaz. Girişi çalışan yapar, oturum kaydedilir; oturum düştüğünde robot yeniden giriş ister. Bu, uygulamanın tasarım kuralıdır.

Luca ekranları değişirse ne olur?

Değişen ekrana bağlı adım güncellenene kadar robot o adımda durur ve bunu hata olarak bildirir. Adımlar ayrı bir yapılandırma dosyasında tutulduğu için güncelleme kod değişikliği gerektirmez. Bu uyum işi teklifte ayrı bir bakım kalemi olarak yazılır.

Robot birden fazla bilgisayarda çalışabilir mi?

Evet. Her bilgisayardaki ajan kendi sonuçlarını sonuç paneline yükler; hangi firmanın hangi bilgisayardan ne zaman tarandığı tek yerde izlenir. Giriş bilgileri her bilgisayarda yerel kalır.

Luca'nın bayisi ya da resmî ürünü müsünüz?

Hayır. D'Cloud Software hiçbir yazılım üreticisinin bayisi ya da çözüm ortağı değildir; bu uygulama bağımsız olarak geliştirildi. Luca adı üreticisine aittir.

Robotu görmek için sonraki adım

Robotun ekranlarını örnek verilerle ve çalışır halde online bir görüşmede gösterebiliyoruz. Ücretsiz online keşif görüşmesinde kaç mükellefle çalıştığınızı, hangi kaynakları taradığınızı ve klasör düzeninizi konuşuruz; robotun ofisinize uyup uymadığını, uymuyorsa neden uymadığını açıkça söyleriz. Uygunsa sabit fiyatlı, kapsamı yazılı bir teklif verir, teslim sonrası 15 gün hata düzeltmeyi ücretsiz yaparız. Görüşme için iletişime geçin; isterseniz WhatsApp'tan "Luca robotunu görmek istiyorum" diye yazmanız da yeterli.