Üretim İzlenebilirliği ve Lot Takibi: Hammaddeden Sevkiyata İzleme

Üretimde ileri ve geriye izlenebilirlik ne demek?

Geriye izlenebilirlik, bir mamulden başlayıp içine giren hammadde ve tedarikçiye inmektir; ileri izlenebilirlik ise bir hammadde lotundan başlayıp o lotun gittiği mamullere ve müşterilere ulaşmaktır. İkisi aynı kaydın iki yönüdür. Bir sistem yalnız bir yönde sorgulanabiliyorsa, sorun çıktığında işin yarısı elle yapılır.

Kavramın resmî karşılığı da aynı mantıktadır. 5996 sayılı Kanun izlenebilirliği, üretim, işleme ve dağıtımın tüm aşamalarında gıda ve yemin izinin sürülebilmesi ve takip edilebilmesi olarak tanımlar. AB'nin 178/2002 sayılı Tüzüğü'nün 18. maddesi de gıda işletmelerinden kendilerine kimin tedarik ettiğini ve kendilerinin kime tedarik ettiğini tespit edebilmeyi ister; bu yaklaşım yaygın olarak "bir adım geri, bir adım ileri" diye anılır.

Dikkat edilmesi gereken nokta şudur: bir adım geri, bir adım ileri kuralı işletme içindeki bağı tek başına anlatmaz. Girdi ile çıktı arasındaki iç bağ kurulmadan tedarikçi ve müşteri kaydı bir aradadır ama birbirine bağlı değildir. GS1'in izlenebilirlik standardı bunu kritik izleme olayları ve onları anlatan veri öğeleriyle çerçeveler: mal kabul, paketleme, sevkiyat gibi olaylar kaydedilir, her olaya hangi verinin yazılacağı önceden belirlenir.

Müşteri denetiminde ve mevzuatta ne isteniyor?

İstenen şey sektöre göre değişir, ama ortak beklenti lot bazında iki yönlü izleme, miktar denkliği ve kaydın makul sürede çıkarılabilmesidir. Aşağıdaki tablo genel çerçevedir, mevzuat tavsiyesi değildir. ISO, BRCGS, IFS ve IATF metinleri lisanslı yayınlar olduğu için bu satırlar yayımlanmış özetlere dayanır. Madde numarası ve şartlar standart sürümüne göre değişebilir; standardın güncel metninden, belgelendirme kuruluşunuzdan ve müşteri şartnamenizden teyit edin.

Süre konusunda bir uyarı: perakende standartları için belirli saat sınırları sıkça anılır, ancak ikincil kaynaklar bunu farklı aktarıyor. Bazıları madde gereği, bazıları iç hedef olarak yazıyor. Bu yüzden burada saat vermiyoruz; süreyi standardın güncel metninden teyit edin. Müşteri sözleşmesi daha kısa bir süre de isteyebilir.

Hangi noktalarda kayıt tutulmalı?

Lot izlenebilirliği yazılımının gücü, malın el değiştirdiği ya da biçim değiştirdiği her noktada kayıt almasından gelir. Aşağıdaki sekiz nokta genel bir kurgudur. Bir noktayı atlıyorsanız, bunun hangi soruyu cevapsız bıraktığını bilerek atlayın.

Atlanması kolay iki kalem vardır. Ambalaj listeye alınmayabilir, oysa temas eden ambalaj hatası da bir geri çağırma nedeni olabilir; gıda standartlarına ilişkin anlatımlarda birincil ambalaj da izlenecek girdiler arasında geçer. İkincisi hat başında kalan malzemedir. Vardiya sonunda hatta kalan hammadde depoya dönerse lot etiketiyle dönmelidir, aksi halde ertesi gün kim olduğu belirsiz bir stok oluşur.

Etiketin kaynağı da bir karardır. Tedarikçi GS1 etiketi kullanıyorsa onun lotu okutulur; kullanmıyorsa kabulde iç lot etiketi basılır ve tedarikçi lotuyla eşlenir. Barkodlu stok takibi bu noktada değerini gösterir, çünkü elle yazılan lot numarasının bir hanesi yanlışsa zincir sessizce kopar.

Karışım ve bölünen lotlar nasıl izlenir?

Karışım ve bölünmede temel kural, lotlar arasındaki ilişkinin miktarıyla birlikte kaydedilmesidir. "A lotu bu mamulde kullanıldı" yeterli değildir; kaç kilo kullanıldığı bilinmezse denklik kurulamaz. Üretim izlenebilirlik sistemlerinde bu yapı çoğu zaman ebeveyn-çocuk lot ilişkisi olarak kurulur.

Son satır özel bir durumdur. Silodan ya da tanktan sürekli beslenen hatlarda iki lot bir süre iç içe bulunur ve kesin bir geçiş anı yoktur. Burada lot, zaman aralığıyla ilişkilendirilir ve geçiş dönemindeki üretim her iki lota da bağlanır. Bu tercih geri çağırma kapsamını büyütür, ama aksini iddia etmek kayda dayanmaz.

Parti büyüklüğü de bir karardır. Lot ne kadar genişse (bir gün, bir hafta) kayıt o kadar kolaydır, ama sorun çıktığında kapsam da o kadar büyür. Bu seçim yazılımcı kararı değildir; kalite, satış ve üretim birlikte verir.

Yeniden işleme tablodaki en riskli satırdır. Hurdaya ayrılmayan ürün başka bir partiye karıştırıldığında, kayıt yoksa o partinin içeriği artık kâğıt üzerinde söylenenden farklıdır. Bu yüzden yeniden işleme ayrı bir hareket olarak kaydedilir ve girdi lotu olarak görünür.

Geri çağırma tatbikatı nasıl yapılır ve ölçülür?

Geri çağırma tatbikatı, seçilen bir lot için zincirin iki yönde çıkarılması ve miktarların denkleştirilmesidir; sonuç, geçen süre ve açıklanamayan miktarla ölçülür. ISO 22000 ve BRCGS'e ilişkin denetim kaynaklarında sistemin düzenli aralıklarla sınanması beklentisi geçer; sıklığı ve şartı standardın güncel metninden teyit edin.

Tatbikatı önceden haber vermeden yapmak gerçek kapasiteyi gösterir:

1. Lotu rastgele seçin. Kolay bulunan yeni bir parti yerine birkaç ay önceki bir lotu ve birkaç bileşenli bir ürünü alın.
2. Saati başlatın. Süre, kaydı arayan kişinin işe başlamasıyla başlar.
3. Geri izleyin. Mamul lotundan bütün girdi lotlarına ve tedarikçilere inin, ambalaj dahil.
4. İleri izleyin. Aynı girdi lotunun kullanıldığı diğer mamul lotlarına ve müşterilere çıkın.
5. Miktarı denkleştirin. Giren ile çıkan arasındaki farkı gösterin.
6. İletişim listesini çıkarın. Etkilenen müşterilere ulaşacak bilgi hazır mı?
7. Sonucu kaydedin. Süre, eksik kayıt ve düzeltici faaliyet yazılır.

Varsayımsal denklik örneği. Diyelim ki 2.000 kg'lık bir hammadde lotunu sınıyorsunuz. Aşağıdaki rakamlar yalnızca yöntemi göstermek içindir.

Burada liste çıksa bile tatbikat bitmiş sayılmaz. 20 kg'ın kayıt hatası mı, ölçüm farkı mı yoksa kayıtsız başka bir partiye karışma mı olduğu araştırılır. Kabul edilebilir fark ürüne ve standarda göre değişir; belirleyici olan farkın açıklanabilmesidir.

Tatbikatta kâğıt ya da tablo kullanılıyorsa önce o ölçülür. Süre ve eksiklik görülmeden yazılım almak, neyi çözeceğini bilmeden satın almak demektir.

Lot izlenebilirliği yazılımı ne zaman gerekir?

Tatbikat kabul edilebilir sürede ve açıklanan miktarla bitiyorsa yeni bir yazılım şart değildir. Tek ürün, az sayıda hammadde ve düzgün tutulan bir kayıtta tablo yeterli olabilir; ERP'nizin parti takibi akışınıza uyuyorsa önce onu kullanın. Böyle bir durumda özel geliştirme önermeyiz.

Şu işaretler yazılımı gündeme getirir:

• Tatbikat süresi müşteri şartının üzerinde kalıyor ya da kişiye bağlı değişiyor.
• Karışım, yeniden işleme veya sürekli besleme var ve kayıt defterde kopuyor.
• Lot bilgisi ERP'de mal kabul ve sevkiyatta var, üretim sırasında yok.
• Lot numarası elle yazılıyor ve eşleşmeyen kayıtlar çıkıyor.

Bu durumda hat besleme ve üretim noktalarında okutma yapan bir üretim takip programı, ERP'nizin yanına bağlanabilir. Kurguda iş emri ve kart bilgisi ERP'den okunur, üretim bildirimi resmî arayüzden yazılır, ayrıntılı lot bağı üretim tarafında tutulur. ERP entegrasyonu yöntemi programınıza göre değişir. Depoda kabul ve sevkiyat ayağı için barkodlu stok takip programı aynı zincirin devamıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Lot takibi ile seri numarası takibi arasındaki fark nedir?

Lot aynı koşullarda üretilmiş bir grubu, seri numarası ise tek bir birimi tanımlar. Gıda ve kimyada genellikle lot, makine ve kritik parçada seri kullanılır; otomotivde müşteri isterse seri zorunlu olabilir. İkisi birlikte de kullanılabilir, seçim sorunun hangi birimde sorulacağına bağlıdır.

İzlenebilirlik yalnız gıda sektörü için mi gerekli?

Hayır. Gıda dışında otomotivde IATF 16949 riske göre izlenebilirlik planı ister, genel kalite sistemlerinde de izlenebilirlik şart koşulduysa kayıt tutulur. Birçok sanayi müşterisi bunu sözleşmeyle de ister. Kapsam için kendi müşteri şartnamenizi ve standart metninizi esas alın.

İzlenebilirlik kayıtlarını ne kadar süre saklamalıyız?

Süre sektöre, standarda ve müşteriye göre değişir. Gıda güvenliği standartlarına ilişkin kaynaklar saklama süresini çoğunlukla ürünün raf ömrüyle ilişkilendirir; başka düzenlemeler daha uzun süre isteyebilir. Kesin süreyi standardın güncel metninden ve belgelendirme kuruluşunuzdan teyit edin, sistemi o süreye göre kurun.

Hat başında kalan malzeme izlenebilirliği nasıl etkiler?

Etiketsiz kalırsa zinciri kırar, çünkü ertesi gün hangi lottan olduğu bilinmez. Bu yüzden hattan depoya dönen ya da hatta bekleyen malzeme lot etiketiyle ve miktarıyla kaydedilir. Bu kayıt, stok farkının olası kaynaklarından birini de kapatır.

Lot izlenebilirliği yazılımı mevcut ERP'mizin yerine mi geçer?

Hayır, genellikle yanında çalışır. Muhasebe ve stok değeri ERP'de kalır; hat besleme ve karışım gibi saha ayrıntısı üretim katmanında tutulur ve sonuç ERP'ye resmî arayüzden aktarılır. ERP'nizin kendi parti takibi işi görüyorsa ek katman gerekmeyebilir.

Bir lotla kendi tatbikatınızı yapın

Rastgele bir mamul lotu seçin, saat tutun ve yukarıdaki yedi adımı uygulayın. Kaç dakika sürdüğünü, kaç kişinin işe karıştığını ve kaç kilonun açıklanamadığını yazın. Bu üç sayı, yazılıma ihtiyacınız olup olmadığını en dürüst söyleyen kanıttır.

Sonuca birlikte bakmak isterseniz ücretsiz online keşif görüşmesi yapabiliriz. Gerektiğinde yerinde ziyaret planlanır. D'Cloud Software, Mersin merkezli yazılım ekibidir; lot kayıt zincirini mevcut ERP'nizin yanına kuruyoruz ve hazır yapı yetiyorsa bunu söylüyoruz. Görüşme için iletişime geçin ya da WhatsApp'tan yazın; en geç 24 saat içinde dönüş yaparız.