Üçlü Eşleştirme: Gelen Faturayı Sipariş ve İrsaliyeyle Eşleştirmek

Üçlü eşleştirme nedir, ikili eşleştirmeden farkı ne?

Üçlü eşleştirme (three way match), tedarikçi faturasını iki belgeyle birlikte kontrol etmektir: fiyatı satın alma siparişiyle, miktarı mal kabul kaydıyla. İkili eşleştirme yalnızca fatura ile siparişi karşılaştırır; malın gerçekten gelip gelmediğini sormaz.

Microsoft'un Dynamics 365 Finance belgeleri bu ayrımı açıkça yapıyor: ikili eşleştirmede faturadaki fiyat bilgisi siparişteki fiyatla, üçlü eşleştirmede buna ek olarak faturadaki miktar ürün girişlerindeki (mal kabul) miktarla karşılaştırılır. Aynı belgelerde farkların önceden tanımlanmış toleranslarla kıyaslandığı ve tolerans aşıldığında faturanın fark giderilene kadar kaydedilip bekletilebildiği anlatılıyor. Kavram ürüne özgü değil; her satın alma sürecine uygulanabilir.

Hangi kontrolü seçeceğiniz satın alma tipine bağlıdır. Stoklu malzeme alımında üçlü eşleştirme doğaldır, çünkü mal kabul kaydı zaten vardır. Hizmet ve abonelik faturalarında irsaliye olmadığı için ikili eşleştirme ve bir hizmet onayı yeterli olur.

Üçlü eşleştirme satır seviyesinde yapılır

Fatura toplamını sipariş toplamıyla karşılaştırmak hızlıdır ama yetersizdir; bir satırdaki fazla fiyat başka bir satırdaki eksik miktarla toplamda kaybolabilir. Bu yüzden eşleştirme satır seviyesinde yapılır ve üç teknik sorunun baştan çözülmesi gerekir.

Ürün kodu farklıdır. Tedarikçi faturaya kendi ürün kodunu yazar, sizin stok kodunuz başkadır. Otomasyonun ilk ihtiyacı tedarikçi kodu ile stok kodunu eşleyen bir tablodur. Bu tablo kodda gömülü değil, satın almanın güncelleyebileceği bir ekranda tutulmalıdır.

Birim farklıdır. Siz kilogramla sipariş verirsiniz, tedarikçi torba ya da koli üzerinden faturalayabilir. Birim dönüşümü ürün bazında tanımlanmazsa her satır miktar farkı gibi görünür.

Belgeler bire bir değildir. Bir sipariş birden çok sevkiyatla gelebilir, bir fatura birden çok irsaliyeyi kapsayabilir, bir irsaliye iki siparişin malını taşıyabilir. Eşleştirme bu yüzden "fatura satırı, hangi sipariş satırının hangi teslim alınan miktarına karşılık geliyor?" sorusunu cevaplayacak biçimde kurulur. Daha önce faturalanmış miktarlar da hesaba katılır; aksi hâlde aynı teslimat iki kez faturalanabilir.

Tolerans kuralları: örnek bir tablo

Tolerans, iki belge arasındaki farkın otomatik kabul edileceği sınırdır; sınırın altındaki fark onay beklemeden geçer, üstündeki fark sorumluya düşer. Toleranssız eşleştirme pratikte çalışmaz, çünkü kuruş yuvarlamaları ve dökme mallardaki tartı farkları her faturayı istisnaya çevirir.

Aşağıdaki eşikler varsayımsaldır; kendi işletmenizin kuralları satın alma, depo ve muhasebe birlikte oturup yazılı hâle getirilerek belirlenir.

Örnek senaryo: 1.000 kilogram granül, kilogramı 2,40 avrodan sipariş ediliyor. Depo 960 kilogram teslim alıyor. Fatura 1.000 kilogram ve kilogramı 2,42 avro üzerinden geliyor. Fiyat farkı yüzde 1'in altında olduğu için fiyat kontrolü geçer. Miktar kontrolü geçmez: faturalanan 1.000 kilogram, teslim alınan 960 kilogramın yüzde 2 toleransını aşıyor. Fatura "miktar farkı" istisnasıyla depoya düşer; depo tartı kaydını doğrularsa satın alma tedarikçiden düzeltme ister.

Toleransı tek bir yüzdeyle değil, hem oran hem tutar olarak tanımlamak daha güvenlidir. Büyük tutarlı bir faturada küçük bir oran bile kayda değer bir tutara karşılık gelebilir; Microsoft'un belgelerindeki "aşılmayacak tutar" yaklaşımı da bu yüzden oranla birlikte kullanılıyor.

İstisna türleri ve kime düştüğü

Eşleştirme otomasyonunun asıl değeri eşleşen faturaları geçirmesinden çok, eşleşmeyenleri türüne göre doğru kişiye ayırmasındadır. Ekip artık bütün faturaları değil, yalnızca istisnaları inceler.

Süre burada belirleyicidir. GİB'in e-Fatura ile ilgili sıkça sorulan sorularına göre ticari senaryoyla gelen bir faturayı posta kutunuza düştüğü andan itibaren 8 gün içinde reddetmezseniz kabul etmiş sayılırsınız ve sistem sonrasında yanıt oluşturmanıza izin vermez. Temel senaryodaki faturalarda sistem içinden red yoktur; itiraz Türk Ticaret Kanunu'ndaki yollarla yapılır ve 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre GİB sistemine bildirilir. Bu yüzden istisna kuyruğu faturanın kaçıncı gününde olduğunu gösterir ve son günler yaklaşırken sorumluyu ayrıca uyarır. Red ya da itiraz kararını kimin vereceği ve kayıt yöntemi mali müşavirinizle birlikte belirlenir.

e-Fatura satır verisi üçlü eşleştirmeyi nasıl kolaylaştırır?

e-Fatura, faturayı bir PDF görüntüsü olarak değil, alanları belli bir XML belgesi olarak getirir; bu yüzden sipariş numarası, irsaliye numarası, satır miktarı ve birim fiyat okunmak için tahmin gerektirmez. Kâğıt ya da taranmış faturada bu bilgiler karakter tanıma ile çıkarılır ve her satırda hata payı vardır.

GİB'in UBL-TR 1.2.1 kılavuzlarına göre e-Fatura şu alanları taşıyabilir:

• Başlıkta sipariş bilgisi: OrderReference alanı, sipariş numarası ve tarihi için; seçimli ve en fazla bir tane.
• Başlıkta irsaliye bilgisi: DespatchDocumentReference alanı, birden fazla irsaliyeyi listeleyebilir.
• Satırda miktar ve birim: InvoicedQuantity alanı miktarı birim koduyla birlikte taşır; birim fiyat Price, satır tutarı LineExtensionAmount alanındadır.
• Satırda sipariş ve irsaliye kalemine referans: OrderLineReference ve DespatchLineReference alanları fatura satırını sipariş ve irsaliye satırına bağlamak için tanımlıdır.
• Satırda ürün kimliği: Item altında satıcının ürün kodu (SellersItemIdentification) ve alıcının ürün kodu (BuyersItemIdentification) ayrı alanlardır.

Burada dürüst bir sınır var: bu referans alanlarının çoğu kılavuzda "seçimli" olarak tanımlanır, yani her tedarikçi doldurmaz. Buna karşılık 509 Sıra No.lu Tebliğ, satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarasını e-Faturada bulunması zorunlu bilgiler arasında sayar. Pratik adım şudur: düzenli çalıştığınız tedarikçilerden sipariş numaranızı sipariş referansı alanına, mümkünse sizin ürün kodunuzu alıcı ürün kodu alanına yazmalarını isteyin. Bu talep bir kez yapılır ve eşleştirmenin büyük kısmını referans üzerinden yürütür.

Mal kabul tarafı da elektronik olabilir. 509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre e-İrsaliye alan mükellef, isterse e-İrsaliye Yanıtı ile malın ne kadarını teslim aldığını ve kabul etmediği miktarı bildirebilir; UBL-TR kılavuzu bu yanıtta teslim alınan, eksik, reddedilen ve fazla gelen miktar için ayrı alanlar tanımlar. Kılavuz ayrıca tartılamayan dökme mallarda irsaliyeye tahmini miktar yazıldığını ve faturanın fiili teslim edilen miktara göre düzenleneceğini belirtiyor. Bu yüzden dökme mallarda miktar karşılaştırması irsaliyedeki tahmine göre değil, tartı ya da teslim kaydına göre yapılmalıdır. Bir ayrıntı daha var: GİB'in e-İrsaliye kılavuzuna göre fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde yanıt dönülmeyen e-İrsaliye'de malların tam teslim alındığı ve tamamı için fatura düzenleneceği kabul edilir. Eksik teslimi yanıtla bildirmeyen alıcı, farkı teslim tutanağı gibi harici belgelerle ispat etmek zorunda kalır; mal kabul ekranının yanıtı bu 7 gün içinde hazırlaması eşleştirmenin dayanağını güçlendirir.

Otomasyon nasıl kurulur: adım adım akış

Üçlü eşleştirme otomasyonu, gelen faturayı alıp sipariş ve mal kabul verisiyle karşılaştıran, sonucu ERP'ye işaretleyen ve istisnaları sorumluya dağıtan bir iş akışıdır. Bir iş süreci otomasyonu olarak kurulduğunda tipik akış şöyledir:

1. Faturayı almak: Gelen e-Fatura XML'i, işletmenin çalıştığı özel entegratörün sunduğu servisten ya da muhasebe programından okunur. D'Cloud Software GİB özel entegratörü değildir; belgeyi bu kuruluşların sunduğu yoldan okuruz.
2. Tedarikçiyi ve siparişi bulmak: Önce faturadaki sipariş referansına bakılır; yoksa tedarikçinin açık siparişleri arasında ürün ve miktar üzerinden aday aranır.
3. Satırları eşlemek: Referans alanı varsa onunla, yoksa kod eşleme tablosuyla eşlenir. Yalnızca ürün açıklamasına dayanan eşleşme otomatik onaylanmaz, insana sorulur.
4. Toleransları uygulamak: Fiyat, miktar, masraf ve vergi kuralları satır satır uygulanır.
5. Sonucu kaydetmek: Eşleşen fatura ERP'de onaya hazır olarak işaretlenir. Bu yazma işlemi programın resmî arayüzü üzerinden yapılır; veritabanına doğrudan kayıt eklenmez.
6. İstisnaları dağıtmak: Eşleşmeyen faturalar türüne göre sorumluya düşer, süre sayacı görünür olur.
7. Kararı kaydetmek: Kabul, düzeltme talebi ya da red kararı, kararı veren kişi ve gerekçesiyle saklanır.

Bu akışın yeri işletmeden işletmeye değişir. Kullandığınız ERP'de fatura eşleştirme modülü varsa ve süreciniz ona uyuyorsa önce onu kullanın; ayrı bir yazılım önermek için sebep yoktur. Ayrı bir katman genellikle şu durumlarda anlam kazanır: program mal kabul ile faturayı satır seviyesinde bağlamıyorsa, kod eşleme tablosu yoksa ya da istisnaların kime, hangi sürede düşeceği programda tanımlanamıyorsa. Bu katman mevcut programın yanında, ERP entegrasyonu ile çalışır. Okuma için veritabanından rapor almak mümkündür; yazma her zaman resmî arayüzden yapılır.

Faturaların yalnızca bir web portalından alınabildiği durumlarda, portalın kullanım koşulları uygunsa belgeyi indiren bir yazılım robotu da akışın başına eklenebilir. Ama resmî bir servis ya da dosya aktarımı varsa önce o kullanılır; robot ekran değiştiğinde bakım gerektirir.

Sıkça Sorulan Sorular

Hizmet faturalarında irsaliye yok. Üçlü eşleştirme nasıl yapılır?

Hizmet ve abonelik faturalarında mal kabul kaydı olmadığı için ikili eşleştirme kullanılır: fatura siparişle ya da sözleşmeyle karşılaştırılır. Mal kabulün yerini hizmeti alan birimin onayı alır. Bu onay da aynı istisna kuyruğunda ve aynı süre takibiyle yönetilebilir.

Tedarikçi faturaya sipariş numarası yazmıyorsa ne olur?

Eşleştirme yine yapılabilir ama daha fazla istisna üretir: sistem tedarikçinin açık siparişleri arasında ürün ve miktar üzerinden aday bulur, emin olamadığında insana sorar. En etkili çözüm tedarikçiden sipariş numarasını e-Faturanın sipariş referansı alanına yazmasını istemektir. 509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre irsaliye numarası zaten e-Faturanın zorunlu bilgileri arasındadır.

Eşleşen faturalar otomatik ödensin mi?

Önerimiz hayır. Eşleşen fatura "onaya hazır" olarak işaretlenir; ödeme kararı ve ödeme talimatı mevcut onay sürecinizde kalır. Otomasyonun görevi, onay veren kişinin önüne yalnızca kontrol edilmiş faturaları ve gerekçeli istisnaları getirmektir.

Küçük bir işletme için üçlü eşleştirme gerekli mi?

Ayda birkaç tedarikçi faturası gelen bir işletmede bu kontrol bir kişinin birkaç dakikalık işidir ve ayrı bir otomasyona değmeyebilir. Değer, fatura ve satır sayısı arttığında, kısmi teslimler sıklaştığında ve ticari senaryodaki 8 günlük süre kaçırılmaya başladığında ortaya çıkar.

Tolerans eşiklerini kim belirlemeli?

Eşikler bir yönetim kararıdır; yazılım yalnızca uygular. Satın alma, depo ve muhasebe birlikte ürün grubuna göre fiyat ve miktar paylarını yazılı hâle getirir. İlk aylarda istisna listesine bakılarak eşikler gözden geçirilir; çok fazla istisna üreten bir kural ya fazla dar ya da süreçte başka bir sorunun işaretidir.

Üçlü eşleştirmeye nereden başlanır?

İlk adım yazılım değil, bir haftalık gözlemdir: gelen faturalardan kaçının siparişle ve irsaliyeyle doğrudan eşleştiğini, kaçında fark çıktığını ve farkların hangi türde olduğunu not edin. Bu liste hangi tolerans kurallarının gerektiğini ve tedarikçilerden hangi alanları istemeniz gerektiğini gösterir.

Üçlü eşleştirme akışını mevcut muhasebe ya da ERP programınızı değiştirmeden, programın resmî arayüzü üzerinden kuruyoruz. İlk keşif görüşmesi online ve ücretsizdir. Kapsam ve sabit fiyat sözleşmede yazılır, teslim sonrası 15 gün ücretsiz hata düzeltme uygulanır. Görüşme için iletişime geçin; isterseniz WhatsApp'tan da yazabilirsiniz.