GmbH'tan Türkiye'ye İhracat Yapan Firmalar İçin ERP + e-Fatura Çift Yönlü Köprü

İhracat süreç haritası — tipik Türk GmbH'ı

Satış ön süreci (Alman tarafı, DATEV):

• Alman müşteri teklif ister
• Stuttgart ofisi teklif hazırlar (DATEV + Excel)
• Sipariş onaylanır → DATEV müşteri kaydı + sipariş formu

Üretim/Tedarik süreci (Türkiye tarafı, Logo/Netsis):

• Türkiye'deki üretici bilgilendirilir (telefon/WhatsApp)
• Üretim tamamlanır, üretici Türk ortak şirketiye satış yapar (e-Fatura kesilir)
• Türk ortak şirketi konteyneri hazırlar

Nakliye süreci (Üç parti — Türk nakliyeci, Gümrük, Alman alıcı):

• Türkiye tarafında iki ayrı sistem: malı gönderen firma kapsamdaysa GİB'e e-İrsaliye düzenler, yetki belgeli taşımacı da yükü Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı'nın U-ETDS sistemine bildirir
• Türk Gümrüğü — ihracat beyannamesi
• Alman Gümrüğü — ithalat beyannamesi (AB dışından gelen mal olduğu için her sevkiyatta)
• Taşıyıcı (Ekol, Mars Logistics, DHL Freight)

Fatura süreci (İki taraf):

• Türk ortak şirketi Alman GmbH'a e-Fatura keser (GİB üzerinden)
• Alman GmbH Alman müşterisine Rechnung keser (DATEV üzerinden)
• USt-IdNr kontrolü, innergemeinschaftliche Lieferung ya da Drittlandausfuhr tasnifi

Köprünün ne yaptığı

Teknik köprü (orta katman, aslında bir mini ERP) şunları yapar:

1. Müşteri ve tedarikçi verisi senkronizasyonu: Alman müşteri DATEV'e girildiğinde köprüden Logo'ya da yansır (özellikle gümrük için gerekli USt-IdNr birleşik bir yerde tutulmalı). Türk tedarikçi Logo'ya girildiğinde köprüden DATEV'e yansır.

2. Sipariş ↔ Üretim eşleştirmesi: Alman siparişi düşünce köprü otomatik olarak Türkiye'deki üreticiye ön bilgilendirme gönderir (e-posta, Logo'da sipariş taslağı, WhatsApp Business bildirim).

3. Fatura akışı:

   • Türk tedarikçi → Türk ortak şirketi e-Fatura (GİB'de zaten var, entegratör aracılığıyla)
   • Türk ortak şirketi → Alman GmbH e-Fatura (GİB) + aynı anda DATEV'e ithalat Rechnung
   • Alman GmbH → Alman müşteri Rechnung (DATEV)

4. Nakliye takip: Türk taşıyıcıdan gelen sevkiyat bilgisi + gümrük beyannamesi + Alman alıcı ETA (tahmini varış) tek ekranda. GPS entegrasyonu opsiyonel.

5. Gümrük belgesi arşivi: İhracat beyannamesi (Türk), ithalat beyannamesi (Alman), menşe belgesi, A.TR belgesi — hepsi dijital arşivde, köprü otomatik tarar.

6. Raporlama ve mutabakat: Ay sonu gümrük-muhasebe mutabakatı, köprünün iki sistemi karşılaştırdığı raporla otomatik. Eksik veriyi vurgular.

DATEV entegrasyonu — pratik uç noktalar

DATEV açık API sunar (DATEV Connect Online). Gerekli integrasyonlar:

• Müşteri/Tedarikçi master data (çift yönlü)
• Fatura yükleme (DATEV Unternehmen Online üzerinden)
• Mutabakat hesapları (USt-ID numaraları ile)
• Raporlar (USt-Voranmeldung için veri sağlama)

DATEV tarafında sertifikalı bir ara katman sağlayıcısı gerekebilir; hangi yolun uygun olduğu kurulumda teyit edilir.

Türk e-Fatura entegrasyonu — entegratör seçimi

GİB e-Fatura için bu hacimde genellikle bir özel entegratör kullanılır. Türk ortak şirketin zaten bir özel entegratörü varsa (EDM, QNB eSolutions, Sovos, Uyumsoft gibi) köprü o entegratörün API'sine bağlanır. Yoksa seçim fazı ilk sprintte.

Detaylı entegrasyon rehberi için e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter entegrasyonu geliştirici rehberi yazımıza bakın.

U-ETDS ve gümrük bağlantısı

Türkiye'deki karayolu taşımasında taşıyıcı firma sevkiyatı U-ETDS'ye (Ulaştırma Elektronik Takip ve Denetim Sistemi) bildirir; eşya taşımacılığında bu bildirim 1 Ocak 2021'den beri zorunlu. Yükümlülük ihracatçının değil, yetki belgeli taşıyıcınındır. Köprü, bu bildirim için gereken fatura veya irsaliye bilgisini taşıyıcıya hazır iletebilir ve taşıyıcının paylaştığı sevkiyat durumunu panelde gösterebilir.

Türk Gümrüğü tarafında ihracat beyannamesi Ticaret Bakanlığı'nın BİLGE sistemi üzerinden verilir. Beyanname bilgileri de aynı panelde: gümrük müşavirinizin sistemiyle entegrasyon üzerinden (varsa) ya da el ile yüklenerek takip edilir.

Intrastat — Alman eşiği

Türkiye'den gelen mal AB dışından ithalat sayıldığı için Alman tarafında her sevkiyatta gümrük ithalat beyannamesi verilir; Intrastat bildirimi yalnızca AB içi alım-satımlarda ve eşik aşıldığında gündeme gelir (Almanya'da 1 Ocak 2025'ten beri AB içi girişte yıllık 3 milyon, çıkışta 1 milyon avro). GmbH AB içinde de alım-satım yapıyorsa köprü DATEV'in Intrastat veri derlemesine yardımcı olur, manuel toplamayı azaltır.

Gerçekçi takvim ve etap planı

Ay 1: DATEV + Logo/Netsis/Mikro envanteri, entegrasyon noktalarının haritalandırılması, entegratör seçimi, Alman vergi danışmanı ile USt-IdNr süreci hizalaması.

Ay 2-3: Köprü çekirdeği — müşteri/tedarikçi senkron, sipariş akışı, temel fatura entegrasyonu.

Ay 4-5: Nakliye takibi, taşıyıcıyla U-ETDS bilgi akışı, gümrük belgesi arşivi.

Ay 6: Raporlama, mutabakat, kullanıcı eğitimi (Türkiye tarafı Türkçe; Stuttgart tarafı için eğitim dili ekiple birlikte belirlenir), pilot çalışma.

Ay 7-8: Canlı kullanıma geçiş, ince ayar.

Bu tipik bir etap planıdır; kesin süre kapsam netleşince sözleşmede yazılır.

D'Cloud yaklaşımı

Alman-Türk ERP köprü projelerini sprint bazlı eser sözleşmesi olarak yürütürüz. DATEV tarafında gerekirse DATEV'in onaylı bir sağlayıcısı ya da GmbH'nın vergi danışmanı sürece dahil edilir; köprüyü ve Türkiye tarafını biz geliştiririz. Proje yönetimi Türkçe yürür. Üretim verileri Frankfurt AWS'te (Alman taraf) + Türkiye'de (Türk taraf), iki sistem arasında şifreli bağlantı.

15 gün kabul sonrası ücretsiz hata düzeltme — özellikle ilk ay gümrük mutabakatı sırasında değerli. Bu hizmetler ERP ve iş yönetim sistemleri, web yazılım ve geliştirme ve DevOps ve bulut altyapı hizmetlerimizin kesişim noktası.

Sonraki adım

Alman ve Türk muhasebe sistemleriniz birbirinden habersizse ve ayda 20+ ihracat siparişi işliyorsanız, köprü ciddi biçimde değerlendirmeniz gereken bir yatırımdır. Ücretsiz online keşif görüşmesinde iki sistem envanteri + entegrasyon yol haritası + proje takvimi netleşir. Sözleşme yapısı için sabit fiyat vs time-material rehberi faydalı.

Sık sorulan sorular

Tek bir ERP'ye geçmek (SAP gibi) daha iyi değil mi?

Teorik olarak evet, pratik olarak çok pahalı ve riskli. Mevcut Alman GmbH muhasebecisinin DATEV alışkanlığı var (DATEV olmadan çalışmaz), Türkiye'deki personel Logo'ya alışkın. Tek sisteme geçiş 1-2 yıl tam iş. Köprü yaklaşımı genellikle 6-8 ay sürer (kesin süre keşifte netleşir); ekipler mevcut iş akışını büyük ölçüde korur, risk daha düşüktür.

SAP Business One çözüm olabilir mi?

SAP B1'de iki ülke genellikle iki ayrı şirket veritabanıyla kurulur ve şirketlerarası işlemler SAP'nin Intercompany çözümüyle bağlanır; lisans + uygulama maliyeti yerli paketlerin belirgin üzerindedir, çoklu ülke uygulaması da uzun sürer. 40-80 konteyner iş hacmi için köprü çoğu durumda daha ekonomik bir yoldur; güncel lisans teklifi yetkili bayiden alınır.

USt-IdNr kontrolü otomatik mi?

Evet. AB'nin VIES sistemi USt-IdNr doğrulaması için bir arayüz sağlar. Köprü her yeni müşteri veya her faturalama öncesi VIES kontrolü yapar, sonucu saklar. DATEV için gerekli kanıt oluşturmuş olur (innergemeinschaftliche Lieferung ispatı için).

Gümrük müşavirimizi değiştirmek gerekir mi?

Hayır. Gümrük müşaviriniz kendi sistemini kullanmaya devam eder. Köprü gümrük müşavirinin paylaştığı belgeleri (PDF, XML) tarar ve arşivler. API entegrasyonu varsa otomatik, yoksa manuel yükleme.

Ya müşterimiz Fransa'da ya da Hollanda'da?

Genişleyebilir. Alman tarafı GmbH yerine Fransız SARL veya Hollanda BV ise mantık aynı — sadece muhasebe yazılımı değişir (DATEV yerine Cegid, Exact Online). Köprü aynı mimaride başka muhasebe sistemine bağlanabilir.

Çoklu kur riski nasıl yönetilir?

EUR ve TRY iki ana kur. Köprü T.C. Merkez Bankası günlük efektif kurlarını çeker, otomatik dönüşüm yapar. Aylık kur farkı raporu hem DATEV hem Logo için üretilir.